Kiedy nie można wysłać pracownika w podróż służbową

Stosunek pracy charakteryzuje element podporządkowania polegający na tym, że pracownik musi wykonywać różne zadania na zlecenie swojego pracodawcy. Tak jest m.in. z podróżami służbowymi. Istnieją jednak pewne ograniczenia, gdy chodzi o to, kto w tę delegację może jechać. Tu sama dyspozycja szefa nie wystarczy.

Zgodnie z art. 178 kodeksu pracy na wyjazd w podróż służbową musi zgodzić się kobieta w ciąży, pracownik lub pracownica sprawujący opiekę nad dzieckiem do lat czterech. Jeżeli dwoje rodziców jest aktywnych zawodowo na etacie, tylko jedno z nich ma prawo skorzystać z tego uprawnienia i odmówić wyjazdu, tłumacząc się koniecznością opieki nad dzieckiem.

Poza stałym miejscem

Na podróż służbową składa się kilka elementów takich jak: czas dojazdu do miejsca docelowego podróży służbowej, czas wykonywania pracy oraz powrotu do miejsca pracy lub miejsca zamieszkania pracownika. Zgodnie z uchwałą Sądu Najwyższego z 17 września 1985 r. (III PZP 37/85) stałym miejscem pracy jest siedziba zakładu pracy, a nie teren objęty jego statutową działalnością, którym na ogół jest teren Polski. W związku z tym nie każdy wyjazd zatrudnionego poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy czy stałe miejsce pracy, będzie podróżą służbową. O tym, czy jest to delegacja, czy nie, decyduje charakter pracy podwładnego, a przede wszystkim postanowienia w umowie o pracę regulujące miejsce jej wykonywania.

Przykład

Pan Michał jest zatrudniony na stanowisku reprezentanta handlowego. Do jego obowiązków należy kontakt z klientami, którzy byliby zainteresowani produktami firmy. W umowie o pracę jako miejsce jej wykonywania pan Michał ma wpisany obszar województwa zachodniopomorskiego.

To on ustala, dokąd będzie jechał każdego dnia. U niego codzienne wyjazdy do klientów mających siedzibę na terenie tego województwa nie będą podróżą służbową.

Przykład

Pani Zofia pracuje jako analityk finansowy. Jej miejscem wykonywania pracy określonym w angażu jest Bydgoszcz. Przełożony zlecił jej wyjazd do oddziału firmy w Poznaniu, aby zweryfikowała dokumentację finansową. Ten wyjazd będzie podróżą służbową, mimo że pani Zofia odwiedziła oddział należący do swojego pracodawcy.

Co z czasem pracy

Zgodnie z art. 128 k.p. czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji w zakładzie lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania zadań zawodowych. Najczęściej firmy mają wątpliwości, czy podróż służbowa, a dokładnie sam przejazd do celu lub powrót zalicza się do czasu pracy, za który zatrudnionemu przysługuje wynagrodzenie. Kodeks pracy tego wprost nie reguluje. Liczne orzeczenia traktują jednak o tym problemie i wypracowały ugruntowane już opinie. W wyroku z 21 września 1982 r. (I PR 85/82) SN orzekł, że odbywanie podróży służbowej w zakresie obowiązującego pracownika czasu pracy jest równoważne z wykonywaniem w tym czasie pracy. Natomiast odbywanie delegacji poza tymi ramami nie przekształca podróży w pracę ani w czas pracy w rozumieniu art. 128 k.p.

Przykład

Pracownika, którego czas pracy jest ustalony od 8 do 15, wysłano w podróż do Wałbrzycha, aby serwisował urządzenia. Wyjechał o 8, a do celu dotarł o 14 i przystąpił do wykonywania zadań. Pracę zakończył o 18 i ruszył w drogę powrotną. Na miejsce dotarł o 24. W związku z tym godziny dojazdu i pracy do 15 będą podstawą do wypłaty wynagrodzenia jak za zwykły czas pracy. Natomiast nadgodziny będą liczone od 15 do 18. Przejazd w drodze powrotnej nie rodzi podstaw do wypłaty wynagrodzenia za pracę w nadgodzinach. Tej osobie natomiast należy się cała dieta za czas pobytu w podróży, ponieważ trwała ona ponad 12 godzin. Dieta przysługuje niezależnie od wynagrodzenia wypłacanego za pracę w godzinach nadliczbowych, gdyż jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia.

Przy okazji tego przykładu należy pamiętać o tym, że jeśli podróż pracownika uniemożliwia mu nocny odpoczynek i od powrotu z delegacji do rozpoczęcia pracy jest mniej niż osiem godzin, przysługuje mu dzień wolny od zadań. Jeśli więc pracownik, który rozpoczyna pracę o 8, wróciłby z podróży o 3 w nocy, to następnego dnia nie musi pojawiać się w firmie. Taką nieobecność traktuje się jako usprawiedliwioną.

Zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego nawet odbywanie podróży w dniu wolnym od pracy nie uprawnia zatrudnionego do dodatkowego wynagrodzenia (z wyjątkiem diet) ani do odbioru dnia wolnego w innym terminie.

Przykład

Pan Rafał, inżynier serwisu, miał stawić się w fabryce klienta w poniedziałek o 7 i przystąpić do przeglądu związanego z wymianą części na linii produkcyjnej. Ponieważ fabryka klienta jest oddalona o ponad 500 km od stałego miejsca pracy pana Rafała, musiał wyjechać już w niedzielę, aby punktualnie dotrzeć do celu. W związku z tym nie należy mu się wynagrodzenie za pracę w nadgodzinach ani dodatkowy dzień wolny od pracy.

Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby szef w regulacjach wewnątrzzakładowych lub umowach o pracę zagwarantował personelowi dodatkowe wynagrodzenie za czas przejazdu poza godzinami pracy obowiązującymi zatrudnionych lub rekompensował im to dniami wolnymi.

Za nieważne na podstawie art. 18 § 2 k.p. należy uznać jednak postanowienie regulaminu wynagradzania, w którym szef pozbawia pracownika należnej diety za podróże służbowe, traktując wynagrodzenie za pracę lub jego część jako rekompensatę poniesionych w podróży służbowej zwiększonych kosztów utrzymania za granicą (wyrok SN z 14 maja 2012 r., II PK 230/11).

Zlecone zadanie poza siedzibą

Przepisy nie definiują wprost podróży służbowej. Można ją jednak sformułować, wywodząc z kodeksu pracy, a dokładnie z art. 775 k.p. W myśl tej regulacji podróżą służbową jest wykonywanie przez pracownika polecenia służbowego pracodawcy, poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub stałe miejsce pracy pracownika.

Podróż służbowa charakteryzuje się tym, że jest odbywana:

- poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy,

- na polecenie pracodawcy,

- w celu wykonania określonego przez pracodawcę zadania.

Wszystkie te cechy muszą wystąpić łącznie (wyrok Sądu Najwyższego z 22 lutego 2008 r., I PK 208/07).