Jak ma postąpić pracownik, gdy jego akta osobowe przekazano do archiwum? Jeżeli zainteresowany nie może uzyskać wymaganych dowodów (zaświadczenia pracodawcy lub legitymacji ubezpieczeniowej z odpowiednimi wpisami), środkiem potwierdzającym jest również uwierzytelniona kopia dokumentacji płacowej (odpisy, wyciągi, kserokopie) sporządzona przez jednostkę przechowującą dokumentację danego zakładu (np. organ założycielski, firmę przechowalniczą, Stowarzyszenie Archiwistów Polskich bądź prywatną firmę archiwizującą). Kopie dokumentów powinny być uwierzytelnione przez osoby kierujące archiwum.

Na jakim druku

Do ustalenia podstawy wymiaru z takiej dokumentacji można przyjąć wynagrodzenie i wykazane inne składniki, co do których nie ma wątpliwości, że były wypłacone i podlegały ubezpieczeniu społecznemu.

Treść zaświadczenia sporządzanego przez archiwum powinna uwzględniać żądania osoby ubiegającej się o wydanie tego dokumentu. Jednak do jego wystawienia archiwum nie może użyć druku o symbolu Rp-7 opracowanego przez ZUS, gdyż jest on zastrzeżony wyłącznie dla pracodawców.

Dlatego okresy zatrudnienia i wysokość wynagrodzeń do celów emerytalno-rentowych potwierdzają wydawane przez archiwa i inne jednostki przechowujące dokumentację osobowo-płacową zlikwidowanych zakładów uwierzytelnione kserokopie:

- indywidualnych kart wynagrodzeń – kart zarobkowych,

- list płac (lub stosownych ich fragmentów),

- świadectw pracy,

- umów o pracę itp.

Mogą to być także sporządzone i podpisane przez uprawnioną osobę (na podstawie posiadanej dokumentacji) wypisy lub zaświadczenia. Ich treść powinna uwzględniać żądania osoby zainteresowanej zgłoszone pismem, na dowolnie ustalonym wzorze.

Zeznania świadków

Jeśli zainteresowany nie może wykazać okresu zatrudnienia dowodami pisemnymi, w niektórych przypadkach ZUS dopuszcza przeprowadzenie dowodu z zeznań świadków. Ubiegający się o emeryturę lub rentę powinien złożyć w ZUS pisemne lub ustne oświadczenie o tym, że nie ma odpowiednich papierów. Jednocześnie informuje o tym, dlaczego nie może ich uzyskać, oraz wskazuje dwóch świadków, którzy pracowali z nim w tym samym okresie >patrz ramka.

Jednak zeznania świadków mogą dotyczyć wyłącznie okresów zatrudnienia przypadających przed 15 listopada 1991 r.

Były zakład

Poszukiwania dokumentacji osobowej i płacowej byłego zakładu należy rozpocząć od ustalenia jego pełnej i prawidłowej nazwy oraz adresu, pod którym ostatnio miał siedzibę. Robi się to na podstawie zaświadczeń wystawionych przez zakład, legitymacji ubezpieczeniowej i innych dokumentów wydanych przez pracodawcę. Potem, w zależności od tego, czy był to państwowy zakład, spółka prawa cywilnego lub handlowego czy np. spółdzielnia mieszkaniowa, należy zwrócić się osobiście lub pisemnie do właściwego archiwum o podanie informacji, czy znajduje się tam dokumentacja osobowa i płacowa byłej firmy.

Papiery pracowników zlikwidowanego zakładu mógł przejąć:

- następca prawny – np. przedsiębiorstwo powstałe w wyniku zmian organizacyjnych lub przekształceń albo spółka prawa cywilnego, handlowego, która powstała po sprywatyzowaniu przedsiębiorstwa,

- organ założycielski – najczęściej wojewoda,

- organ nadrzędny – np. ministerstwo lub urząd centralny.

Te organy mają obowiązek prawny przejmowania, ochrony i udostępniania dokumentacji pracowniczej po zlikwidowanych lub zniesionych państwowych jednostkach organizacyjnych.

Akta pracownicze mógł też przekazać archiwum syndyk lub likwidator, na którym ciąży obowiązek dbania o dokumentację i przekazania jej do odpłatnego przechowania w Archiwum Państwowym Dokumentacji Osobowej i Płacowej, innym archiwum państwowym, Stowarzyszeniu Archiwistów Polskich lub, od 1994 r., firmie przechowalniczej.

Jeżeli organem założycielskim zlikwidowanego zakładu był minister, to informacji, gdzie są akta pracownicze, należy szukać w Archiwum Ministerstwa Gospodarki (adres: plac Trzech Krzyży 3/5, 00-507 Warszawa, tel. 22 870 35 38 lub 22 870 21 96). Ponadto można zwrócić się do Archiwum Akt Nowych (adres: 02-103 Warszawa, ul. Hankiewicza 1, e-mail: sekretariat@aan.gov.pl, tel. 22 589 31 18). Gromadzi ono m.in. dokumenty administracji ogólnopaństwowej i samorządowej, wymiaru sprawiedliwości, byłych zjednoczeń, organizacji i zrzeszeń. Materiały archiwalne przechowywane w Archiwum Akt Nowych udostępnia się nieodpłatnie i wyłącznie w Pracowni Naukowej i Czytelni Materiałów Audiowizualnych Archiwum (tel. 22 589 31 19).

Gdy organem założycielskim był wojewoda, dokumentacja zlikwidowanego zakładu powinna trafić do archiwów przejściowych przy byłych urzędach wojewódzkich. Ich adresami dysponuje Centralny Ośrodek Informacji Archiwalnej Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych (ul. Długa 6, 00-950 Warszawa, tel. 22 831 32 06, e-mail: ndap@archiwa.gov.pl). Nie ma on jednak żadnej dokumentacji pracowniczej. Może natomiast poinformować o miejscu przechowywania akt niektórych zlikwidowanych firm.

Ponadto w byłych województwach, według podziału obowiązującego do końca 1998 r., wojewodowie utworzyli archiwa gromadzące teczki pracownicze zlikwidowanych przedsiębiorstw, tzw. rotacyjne. Danych o adresach i telefonach można szukać na stronach internetowych odpowiednich urzędów wojewódzkich, a także zwrócić się o to do urzędu wojewody.

Jeżeli zlikwidowany zakład był przedsiębiorstwem państwowym, dawny pracownik powinien domagać się wydania dokumentacji płacowej od jego następcy prawnego. Może nim być utworzona w wyniku przekształcenia spółka Skarbu Państwa, spółki prawa cywilnego lub handlowego, które powstały po sprywatyzowaniu przedsiębiorstwa.

Spółki i firmy prywatne

Likwidowane spółki z o.o., spółki prawa cywilnego i handlowego we własnym zakresie muszą chronić dokumentację pracowniczą. Niektóre przekazały ją do dalszego, odpłatnego przechowania firmom zajmującym się takimi usługami.

O dokumentację pracowniczą ma obowiązek także dbać likwidator spółki. Danych o tym, kto był likwidatorem, należy szukać we właściwych terytorialnie rejestrach sądowych, a w odniesieniu do firm prywatnych – informacje o byłym właścicielu powinny być w rejestrach właściwych terytorialnie sądów gospodarczych lub właściwych wydziałach organów administracji państwowej.

O miejscu przechowywania akt zlikwidowanego przedsiębiorstwa prywatnego, państwowego lub spółdzielczego likwidator jednostki lub syndyk masy upadłościowej informują właściwy terytorialnie sąd rejonowy lub inny organ prowadzący rejestr działalności gospodarczej oraz urząd skarbowy.

Jeżeli był to prywatny zakład, należy dotrzeć do jego właściciela, który być może sam przechowuje teczki zatrudnionych. Należy skontaktować się z właściwym terytorialnie urzędem gminy lub dzielnicy prowadzącym rejestr ewidencji działalności gospodarczej osób fizycznych.

Spółdzielnie mieszkaniowe...

Ich likwidatorzy musieli przekazać dokumentację pracowniczą związkowi rewizyjnemu, w którym te spółdzielnie były zrzeszone, lub – jeśli nie ma takiego związku – Krajowej Radzie Spółdzielczej (ul. Jasna 1, 00-013 Warszawa, tel. centrala 22 596 43 00, sekretariat tel. 22 827 13 16, e-mail: krs@krs.org.pl). Archiwum Krajowej Rady Spółdzielczej mieści się przy ul. Nocznickiego 29 w Warszawie, tel. 22 835 12 60.

Akta pracownicze mogły też trafić na przechowanie do spółdzielni albo organizacji spółdzielczej wskazanej przez Krajową Radę Spółdzielczą lub do Stowarzyszenia Archiwistów Polskich.

...i pracy

O informację dotyczącą miejsca przechowywania dokumentacji załogi każdego rodzaju zlikwidowanej spółdzielni pracy można się zwrócić do Związku Lustracyjnego Spółdzielni Pracy w Warszawie (ul. Żurawia 47, 00-680 Warszawa, tel. 22 628 27 63, e-mail: sekretariat@zlsp.org.pl). Z kolei Centralne Archiwum Spółdzielczości Pracy w Krakowie mieści się przy ul. Skośnej 16, 30-383 Kraków (tel. 12 262 01 79). Adresy i telefony kilku terenowych składnic akt znajdują się na stronie internetowej ZLSP.

Państwowe gospodarstwa rolne

Dokumentację osobową i płacową pracowników byłych państwowych przedsiębiorstw gospodarki rolnej, w tym pracowników PGR, przejęła i przechowuje Agencja Nieruchomości Rolnych, ul. Dolańskiego 2, 00-215 Warszawa (tel. 22 452 54 00, faks 22 452 55 91, e-mail: anr@anr.gov.pl). Pisemne wnioski o wydanie potrzebnych zaświadczeń kieruje się bezpośrednio do jej oddziałów terenowych, których adresy są zamieszczone na stronie internetowej ANR.

Krajowy Rejestr Sądowy

Pisemną informację o losach zlikwidowanego zakładu można też uzyskać w Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego, ul. Czerniakowska 100, 00-54 Warszawa (tel. 22 397 65 15, 22 397 65 17). Pod tymi numerami telefonów udziela się wyłącznie wiadomości o wydawaniu odpisów, wyciągów i zaświadczeń z rejestru. Nie podaje się natomiast żadnych danych o sprawach toczących się w sądach gospodarczych – wydziałach KRS ani nie udziela porad prawnych.

W tym rejestrze można też uzyskać informację, kto na mocy decyzji sądu gospodarczego był syndykiem masy upadłości, a także komu zlecił on przejęcie dokumentacji osobowo-płacowej załogi zlikwidowanego zakładu.

Wykaz sądów z takimi rejestrami jest zamieszczony na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości (www.ms.gov.pl).

Archiwum Państwowe w Warszawie

Od 1 lipca 2004 r. do 6 października 2013 r. funkcjonowało Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku. Majątek, prawa i obowiązki tej placówki przejęło Archiwum Państwowe w Warszawie zgodnie z rozporządzeniem ministra kultury i dziedzictwa narodowego z 15 maja 2013 r., które weszło w życie 7 października 2013 r.,

W strukturach APW działa obecnie oddział o nazwie Archiwum Dokumentacji Osobowej i Płacowej. Oddział ten przejął zadania, które wcześniej wypełniało archiwum w Milanówku jako samodzielna instytucja. Nie zmienił się jego adres w Milanówku i nr telefonu: 22 635 68 22, pod którym można sprawdzić, gdzie przechowywana jest dokumentacja osobowa i płacowa.

Osobom szukającym dokumentów do celów emerytalno-rentowych informacji udziela Dział Informacji i Udostępniania Zasobu, 05-822 Milanówek, ul. Stefana Okrzei 1 (tel. 22 724 78 72, e-mail: udostepnianie@.apdop.gov.pl).

Zasoby wojskowe

Osoby, które mają okresy czynnej służby w wojsku lub zastępczej służby wojskowej, mogą udowodnić jej pełnienie wpisem w książeczce wojskowej. Mają też prawo wystąpić o potwierdzenie miesięcy i lat służby do Wojskowej Komendy Uzupełnień (dawniej WKR).

Natomiast ci, którzy mają okresy służby w wojsku, w tym także zawodowej, mogą się zgłosić po dokumenty do Centralnego Archiwum Wojskowego (00-910 Warszawa, ul. Czerwonych Beretów 124). Więcej informacji na stronie www.caw.wp.mil.pl

Komu ZUS potwierdzi opłacanie składek

Jednym ze sposobów uzyskania danych niezbędnych do uzyskania świadczeń emerytalno-rentowych jest kontakt z ZUS. Na podstawie własnej dokumentacji (deklaracji rozliczeniowych, protokołów z kontroli lub kopii decyzji o podleganiu lub niepodleganiu ubezpieczeniu) ZUS potwierdzi okresy podlegania ubezpieczeniu społecznemu oraz opłacania składek na ubezpieczenie społeczne i wysokość podstawy ich wymiaru. Dotyczy to jednak tylko osób, które przed 1 stycznia 1999 r. były imiennie zgłoszone do ubezpieczenia społecznego.

Jednostka organizacyjna ZUS – właściwa ze względu na miejsce wykonywania pracy (siedzibę firmy) – ma akta tych zakładów, które przed 1999 r. rozliczały składki społeczne za zatrudnionych pracowników w deklaracjach imiennych.

Jaka zawartość

Świadek może złożyć zeznania pisemnie lub ustnie do protokołu w ZUS. Powinny one zawierać:

- imię i nazwisko, datę urodzenia oraz adres zamieszkania świadka,

- stwierdzenie, czy i jaki stosunek pokrewieństwa lub powinowactwa łączy świadka z zainteresowanym,

- dane dotyczące okresów zatrudnienia zainteresowanego,

- numer świadczenia oraz wskazanie organu, który to świadczenie ustalił, jeśli świadek ma ustalone prawo do świadczenia,

- podpis świadka,

- podpis i pieczątkę osoby spisującej zeznania lub potwierdzającej podpis świadka.

Lista likwidacji

Na podstawie danych przekazanych przez archiwa państwowe, urzędy wojewódzkie, ministerstwa oraz inne urzędy i instytucje centralne ZUS opracował bazę informacyjną wspomagającą poszukiwanie dokumentów zlikwidowanych zakładów. To wykaz firm z informacją i adresem, gdzie znajdują się ich dokumenty. W bazie mieści się ponad 8 tys. zlikwidowanych (bądź przekształconych) różnych jednostek organizacyjnych: zakładów, organizacji związkowych i partyjnych, spółdzielni, PGR i innych. Zamieszczone są na internetowej stronie ZUS „Baza zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy".