Pracownik zajmujący się naliczaniem i rozliczaniem świadczeń chorobowych przebywa na urlopie wypoczynkowym. Wczoraj otrzymaliśmy zawiadomienie, że ZUS rozpocznie w firmie kontrolę dotyczącą tego zakresu. Czy jest to wystarczające uzasadnienie, żeby odwołać pracownika z urlopu? Jakie mogą być dla nas konsekwencje takiej decyzji? – pyta czytelnik.
Pracodawca może odwołać podwładnego z urlopu, jeśli przed jego rozpoczęciem nie wiedział o planowanej kontroli. Szybszy powrót do pracy związany będzie z koniecznością zwrócenia podwładnemu części poniesionych przez niego kosztów związanych z planowanym wypoczynkiem, których nie może odzyskać.
Musi być zaskoczenie
Pracownika można odwołać z urlopu wypoczynkowego tylko wtedy, gdy jego obecność w firmie jest konieczna z uwagi na okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania wakacji. Ograniczenie to wprowadza art. 167 § 1 kodeksu pracy.
Jeżeli więc pracodawca dowiedział się o planowanej kontroli już po rozpoczęciu wypoczynku przez podwładnego, to fakt ten upoważnia go do wezwania urlopującego do stawienia się w firmie.
Przykład
1 września pan Janusz zajmujący się rozliczaniem świadczeń chorobowych rozpoczął korzystanie z urlopu wypoczynkowego. 8 września w firmie pojawiła się kontrola ZUS dotycząca tych zagadnień, o której szef został pisemnie poinformowany 25 sierpnia. Fakt ten nie pozwala szefowi odwołać podwładnego z urlopu na podstawie art. 167 k.p., ponieważ o kontroli i jej terminie wiedział w chwili rozpoczynania wakacji przez pracownika.
Raczej nie z dnia na dzień
Przepisy nie narzucają formy, w jakiej ma nastąpić odwołanie z urlopu. Może to więc być zarówno informacja telefoniczna, jak też e-mail. Ale wskazane jest, aby wezwanie potwierdzić w formie pisemnej. Pozwoli to na uniknięcie ewentualnych sporów albo ułatwi ich rozstrzygnięcie.
Jeśli spełnione są przesłanki określone w art. 167 k.p., pracownik musi się zastosować do polecenia pracodawcy. Ten powinien jednak pamiętać, aby warunki odwołania były możliwe do spełnienia. Nie może więc zażądać stawienia się w pracy z dnia na dzień – zwłaszcza jeśli podwładny przebywa poza miejscem zamieszkania.
Koszty częściowo do zwrotu
Podstawowym obowiązkiem szefa odwołującego pracownika z urlopu jest zwrot kosztów mających bezpośredni związek z odwołaniem (art. 167 § 2 k.p.). Zaliczamy do nich m.in.: opłatę za niewykorzystaną z powodu skrócenia urlopu część pobytu w domu wczasowym, hotelu albo kwaterze prywatnej, koszt opłaconych z góry wycieczek, biletów wstępu na różnego rodzaju imprezy czy też zwrot kosztów podróży powrotnej z miejsca wypoczynku do miejsca pracy.
Aby uzyskać rekompensatę tych wydatków, podwładny powinien udokumentować ich poniesienie fakturami lub rachunkami. Pracodawca może też – ale nie musi – przyjąć jego pisemne oświadczenie w tej sprawie.
Przykład
W związku z odwołaniem z urlopu pan Tadeusz przedstawił pracodawcy faktury za wykupione wczasy na kwotę 2456,78 zł oraz za sprzęt sportowy zakupiony na wyjazd, z żądaniem zwrotu poniesionych kosztów. Z 14 dni opłaconych wczasów podwładny wykorzystał tylko cztery. Ponieważ zakup sprzętu sportowego nie jest kosztem mającym bezpośredni związek z odwołaniem z urlopu, szef nie musi zwracać poniesionych na to wydatków. Powinien natomiast zwrócić opłatę za wczasy, ale tylko za okres niewykorzystany przez podwładnego:
(2456,78 zł : 14 dni) x 10 dni = 1754,84 zł.
Jeżeli z powodu odwołania pracownika z urlopu konieczne było też przerwanie wakacji przez członków jego rodziny, pracodawca powinien zwrócić również te koszty.
Przykład
Pracownik odwołany z urlopu wystąpił m.in. o zwrot części opłaty za wczasy wykupione dla żony oraz 16-letniego syna. Szef może odrzucić to żądanie, ponieważ członkowie rodziny nie musieli przerywać odpoczynku. Mogli w pełni wykorzystać wykupione wczasy. Gdyby jednak pracownik wyjechał sam z 16-latkiem, szef musiałby mu zwrócić również wydatek za niewykorzystany pobyt dziecka oraz koszt jego powrotu do miejsca zamieszkania.
Rekompensata za skrócony urlop nie podlega ani składkom, ani zaliczce na podatek. Nie jest to bowiem przychód ze stosunku pracy, ale zwrot kosztów, jakie poniósł zatrudniony.
W późniejszym terminie
Przepisy nie określają, kiedy pracownik powinien wykorzystać resztę przerwanego urlopu. Zależy to od wzajemnych uzgodnień między szefem a podwładnym. Może to nastąpić bezpośrednio po ustaniu przyczyny odwołania z wakacji albo w terminie późniejszym, nie później jednak niż do 30 września kolejnego roku kalendarzowego (art. 168 k.p.).
