Własne zasady rozliczania delegacji i podróży służbowych przez firmy

Każdy etatowiec, który na polecenie szefa wykonuje zadanie służbowe poza miejscowością, gdzie znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, ma prawo do dodatkowych pieniędzy na pokrycie kosztów z tym związanych. Tak stanowi art. 77

5

§ 1 k.p. Szczegółowe zasady rozliczeń z pracownikami państwowych i samorządowych jednostek budżetowych określa rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU z 2013 r., poz. 167, dalej rozporządzenie). Pozostali pracodawcy sami powinni ustalić należności za wyjazd służbowy. Mają przy tym dużą swobodę. Jedynie dieta za dobę podróży na obszarze kraju oraz poza jego granicami nie może być niższa niż ta z tytułu podróży na obszarze kraju przewidziana w rozporządzeniu (art. 775 § 4 k.p.). Ustalenie niższej diety powoduje, że pracownik ma prawo domagać się wyrównania do kwot z rozporządzenia wraz z odsetkami. Swoje zasady firmy określają w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania, a ci, którzy nie wydają tych aktów – w umowie o pracę. Firma może jednak nie zdecydować się na wprowadzenie własnych rozwiązań i wówczas stosuje rozporządzenie, co jest powszechną praktyką.

Wariant 1. ?Według zakładowych norm

Firmy spoza sfery budżetowej mogą uregulować należności pracowników na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową zarówno korzystniej, jak i mniej korzystnie, niż wynika z rozporządzenia. Jest to zatem inna zasada niż przy pozostałych przepisach prawa pracy, gdzie pracodawca może wprowadzać własne zasady wyłącznie na korzyść podwładnego. Przewidziano jeden wyjątek. Określając własne zasady należności, firma nie może ustalić diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza jego granicami niżej, niż wynosi dieta krajowa z rozporządzenia (art. 77

5

§ 4 k.p.). Oznacza to, że należności za wyjazd krajowy (w szczególności diety) przyjęte u prywatnego pracodawcy nie mogą być niższe niż ustalone przez ministra. Podobnie należność za wyjazd zagraniczny może być niższa, niż określił ją minister, ale musi być co najmniej na poziomie diety krajowej. Tak uznał Sąd Najwyższy w wyroku z 10 stycznia ?2007 r. (III PK 90/06).

Mimo że kodeks pracy wskazuje w przepisie o określaniu należności za podróże służbowe to jedno ograniczenie, nie oznacza to całkowitej swobody pracodawcy. Wynikają one bowiem z definicji podróży służbowej oraz kodeksowej powinności szefa zapewnienia podwładnemu dodatkowych pieniędzy na pokrycie kosztów wyjazdu. Nie można więc zamiast diet przyznawać dodatkowego wynagrodzenia czy premii za udział w delegacji. Dieta pokrywa bowiem zwiększone koszty utrzymania etatowca związane z wyjazdem (wyżywienie i inne drobne wydatki), a wynagrodzenie stanowi należność za wykonaną pracę. Są to zatem zupełnie różne świadczenia. Przyjęcie, że dieta stanowi część wynagrodzenia, np. premii, jest nieważne na mocy art. 18 § 2 k.p. (wyrok SN z 14 maja 2012 r., II PK 230/11). Wówczas pracownik ma prawo do należności zgodnie z rozporządzeniem. Z kolei z definicji podróży służbowej wynika, że nie wolno określać szerokiego miejsca pracy (np. województwo mazowieckie, obszar RP czy UE) dla osoby zatrudnionej stacjonarnie, czyli w konkretnym biurze, sklepie czy na stanowisku produkcyjnym.

Ponadto mimo iż należności za podróż służbową nie są wynagrodzeniem za pracę, objęte są zasadą równego traktowania. To zagrożenie dla pracodawców, którzy nie wydają regulaminu wynagradzania i zasady rozliczania takich wyjazdów ustalają w umowie o pracę. Jeżeli różnicują je dla poszczególnych pracowników, muszą pamiętać o obiektywnej podstawie takich odmienności.

wady

- samodzielne obliczenie zwiększenia wydatków ?w związku z wyjazdem służbowym pracownika

zalety

- dostosowanie rozliczania do potrzeb firmy

- możliwość obniżenia należności za podróże zagraniczne

Wariant 2. ?Na mocy rozporządzenia

Decydując się na stosowanie rozporządzenia, firma uwalnia się od wątpliwości, czy przyjęte przez nią rozwiązania są zgodne z prawem. Na własną rękę nie wylicza kosztów wyjazdu. Korzysta z wykładni przepisów rozporządzenia, wyjaśniających różne złożone sytuacje pojawiające się w praktyce.

Należy przy tym pamiętać, że nie jest możliwy wariant pośredni. Decyzja o stosowaniu rozporządzenia oznacza, że trzeba go użyć w pełni, a nie według uznania pracodawcy. Jeżeli jednak firma chciałaby mieć tylko część przepisów rozporządzenia, wprowadza własne rozwiązania, umieszczając w nich wybrane fragmenty regulacji ministerialnej. Takie zasady będą jednak obowiązywać jako wewnętrzne reguły pracodawcy, a nie wariant pośredni.

zalety

- nie uwzględnia to specyfiki firmy

wady

- zastosowanie sprawdzonych rozwiązań

- brak wątpliwości i dostępność wyjaśnień poszczególnych przepisów