Podróże służbowe: Wysokość diet za delegacje powinna być równa

Nie.

Takie rozwiązanie przeczy przeznaczeniu diety oraz łamie regulacje nakazujące równe traktowanie pracowników w zatrudnieniu. Zmiany wysokości diet są możliwe, ale należy tu mówić o regulacji jednolitej, tzn. odnoszącej się w taki sam sposób do wszystkich zatrudnionych.

Wynika z prawa...

Art. 775 § 3 k.p. wskazuje, że pracodawca, który nie należy do sfery budżetowej, warunki wypłacania należności za podróż służbową pracownika określa w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie musi ustalać regulaminu wynagradzania. Pełną swobodę ogranicza tu wyraźnie zakreślone w kodeksie pracy zastrzeżenie, że postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej w kraju i poza jego granicami w wysokości niższej niż ta za podróż służbową po kraju.

Umożliwia to więc znaczne wpływanie na wysokość świadczeń za wyjazdy zagraniczne. Tam dolną granicą obniżenia staje się aktualna stawka za delegację krajową (30 zł za dobę), i nie można zmniejszyć diety za wyjazdy krajowe.

... i przepisów firmowych

Unormowanie wewnętrzne (najczęściej zawarte w regulaminie wynagradzania) nie musi być od razu kompleksowe. Może dotyczyć tylko pewnych zagadnień związanych z delegacją. Inaczej niż w rozporządzeniu wolno określić tylko pewne rozliczenia (np. diety za podróż poza krajem). W pozostałym zakresie należy stosować rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU z 2013 r., poz. 167, dalej rozporządzenie).

Tworząc wewnętrzne regulacje o świadczeniach delegacyjnych, należy pamiętać o trzech warunkach:

- ?nie można ustalać diety za dobę podróży służbowej w kraju i poza jego granicami poniżej tej za podróż po kraju określoną w rozporządzeniu (art. 775 § 4 k.p.),

- ?zgodnie z ogólną zasadą odnoszącą się do podróży szef powinien pokryć wszystkie niezbędne koszty poniesione przez pracownika w związku z takim wyjazdem,

- ?zwolnieniom podatkowo-ubezpieczeniowym podlegają rozliczenia związane z podróżą do wysokości ustalonej na podstawie rozporządzenia.

Przyznając zatem np. wyższą dietę, należy dokonać rozliczenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz składek społecznych od różnicy między dietą należną z rozporządzenia a wypłacaną zgodnie z przepisami firmowymi.

Co radzić

Odpowiadając czytelnikowi, trzeba odnieść się do:

- ?istoty diety, jej przeznaczenia oraz

- ?wymogu przestrzegania nakazu równego traktowania pracowników zatrudnieniu (zakazu dyskryminacji).

Dieta za czas podróży zagranicznej (biorąc pod uwagę kodeks pracy oraz przepisy podatkowe i ubezpieczeniowe, zakładamy, że to jej dotyczy pytanie) jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki (§ 13 ust. 1 rozporządzenia). Nie odnosi się więc – i nie może odnosić – w jakikolwiek sposób do świadczonej pracy, jej zakresu, poziomu odpowiedzialności, jakości wykonania, zajmowanego przez pracownika stanowiska, zaangażowania w pracę itp. Podobnie jak inne świadczenia delegacyjne nie stanowi wynagrodzenia za pracę. Jest powiązana z samym wyjazdem na polecenie pracodawcy w podróż poza stałe miejsce pracy pracownika w celu wykonania zadania służbowego (art. 775§ 1 k.p.) i określonymi kosztami ponoszonymi w związku z tym przez pracownika. Cel tego świadczenia (przede wszystkim zakup wyżywienia) nie pozwala jej różnicować w stosunu do rodzajów stanowisk zajmowanych przez etatowców czy wykonywanych prac. Przeczyłoby to bowiem samej idei diety.

Uzasadnieniem nie może być też częstotliwość wyjazdów. Gdy jest ich więcej, pracownik otrzymuje większe diety, ale wskutek prostej zależności, że przybywa wyjazdów. Za każdym zaś razem dieta ma zaspokoić określone potrzeby powiązane z konkretną delegacją.

Ciągle mówimy o odnoszeniu pewnej kwoty (przewidziana wysokość diety) do czasu trwania podróży – im dłuższa, tym siłą rzeczy większa kwota należności z tym związanych. Oczywiste jest też to, że zatrudniony więcej wydaje na jedzenie przy dłuższej delegacji.

Uwaga na dyskryminację

Takie zróżnicowanie wysokości diet narusza także przepisy nakazujące równe traktowanie w zatrudnieniu oraz zakazujące jakiejkolwiek dyskryminacji ?w stosunkach pracy:

- ?pracownicy mają równe prawa z tytułu jednakowego wypełniania takich samych obowiązków; dotyczy to ?w szczególności równego traktowania mężczyzn i kobiet w pracy,