Co do zasady oddanie czasu wolnego w zamian za przepracowane godziny nadliczbowe zwalnia pracodawcę z wypłaty dodatku za tę ekstrapracę. Nie zawsze jednak taka forma rekompensaty jest opłacalna dla zatrudniającego. Przy czym swoboda wyboru sposobu zadośćuczynienia dotyczy wyłącznie godzin nadliczbowych wynikających z przekroczenia dobowej normy czasu pracy lub z przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy. Co do zasady na taki krok nie można sobie pozwolić przy godzinach nadliczbowych wynikających z przekroczenia przeciętnie tygodniowej normy czasu pracy, a więc przy nadliczbówkach powstałych wskutek pracy realizowanej w zakresie 8 godzin w dniu wolnym od pracy dla etatowca. Za aktywność w takim dniu szef musi w zamian udzielić podwładnemu innego dnia bez zadań. Nieudzielenie go, a tym samym zrekompensowanie pracy w takiej dniówce dodatkiem do wynagrodzenia, może nastąpić tylko wyjątkowo, gdy obiektywnie nie da rady oddać podwładnemu dnia wolnego.

Za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych wynikających z przekroczenia dobowej normy czasu pracy lub z przedłużonego dobowego wymiaru kodeks pracy przewiduje:

- ?dodatek za pracę nadliczbową albo

- ?czas wolny udzielony w zamian.

Użycie jednej z tych form rekompensaty wyklucza zastosowanie drugiej.

Wniosek pracownika lub inicjatywa szefa

Do udzielenia czasu wolnego w zamian za przepracowane godziny nadliczbowe (z przekroczenia dobowej normy czasu pracy albo przedłużonego wymiaru dobowego) dochodzi na wniosek pracownika lub bez jego prośby, czyli z inicjatywy pracodawcy. Zgodnie z art. 1512 § 1 k.p. za czas przepracowany w nadgodzinach szef, na pisemny wniosek etatowca, może oddać czas wolny od zajęć w tym samym wymiarze. Ponieważ ustawodawca nie określił terminu jego udzielenia, wolno to zrobić w tym samym, jak i w kolejnym okresie rozliczeniowym. W praktyce użycie tej regulacji oznacza, że za czas wolny udzielony w tym samym wymiarze co liczba przepracowanych godzin nadliczbowych pracownikowi nie należy się wynagrodzenie. Jest to zgodne z zasadą stanowiącą, że wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną, natomiast za czas niewykonywania pracy tylko wtedy, gdy tak określają przepisy. Te zaś nie przewidują wynagrodzenia za czas wolny udzielony w tym samym wymiarze co liczba przepracowanych nadgodzin.

Oddanie czasu wolnego w zamian za przepracowane godziny nadliczbowe może nastąpić także bez wniosku etatowca. W takim wypadku szef daje czas wolny od zadań najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego. Będzie to czas wolny w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych nadliczbówek, ale jednocześnie nie może to spowodować obniżenia wynagrodzenia należnego pracownikowi za pełny miesięczny wymiar czasu pracy (art. 1512 § 2 k.p.). Użycie tej regulacji w praktyce może skutkować wyższymi kosztami dla pracodawcy.

Kiedy bez dodatku

Pamiętać przy tym należy, że nadgodziny wynikające ?z przekroczenia dobowej normy (lub przedłużonego dobowego wymiaru) powstają w dniu, w którym wystąpiły. Pracownik nabywa wówczas prawo do opłacenia ich stosownym dodatkiem, oczywiście oprócz normalnego wynagrodzenia. Szef uwalnia się od wypłaty tego dodatku jedynie wtedy, gdy przed terminem płatności wynagrodzenia za pracę przypadającym bezpośrednio po wystąpieniu tych nadgodzin pracownik wystąpi z wnioskiem o udzielenie mu czasu wolnego w zamian lub pracodawca udzieli mu tego wolnego z własnej inicjatywy. W grafiku pracownika oznacza termin udzielenia wolnego w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych nadgodzin. Działania te powinny nastąpić przed wypłatą najbliższej pensji. W przeciwnym razie zatrudniający musi wypłacić dodatek, mimo że okres rozliczeniowy się nie skończył. Stanowisko to potwierdził Departament Prawny Głównego Inspektoratu Pracy w piśmie z 21 kwietnia 2009 r. (GPP-306-4560-32/09/PE/RP).

Przykład 1

W styczniu pan Adam, wynagradzany stałą stawką miesięczną 4000 zł, przepracował 24 godziny nadliczbowe (wynikające z przekroczenia normy dobowej). W tym samym miesiącu szef z własnej inicjatywy udzielił mu 36 godzin czasu wolnego (o połowę więcej: 24 x 1,5 godz.). Liczba godzin przypadających do przepracowania w styczniu wynosi 168, co przy 24 godzinach nadliczbowych i 36 godzinach czasu wolnego oznacza aktywność przez 156 godzin ?(168 godz. + 24 godz. – 36 godz.).

Za styczeń zatrudniający musi wypłacić panu Adamowi wynagrodzenie w pełnej wysokości, tj. 4000 zł, tak jakby przepracował 168 godzin, ?czyli za pełny miesięczny wymiar.

Przykład 2

Odnosząc się do sytuacji ?z przykładu 1., przyjmujemy założenie, że pan Adam jest objęty 3-miesięcznym okresem rozliczeniowym. Szef udzielił mu 36 godzin czasu wolnego w lutym 2014 r., tj. w drugim miesiącu okresu rozliczeniowego. Do przepracowania w tym miesiącu było 160 godzin. W tej sytuacji pracodawca powinien wypłacić panu Adamowi:

1) za styczeń:

- ?wynagrodzenie zasadnicze ?4000 zł,

- ?normalne wynagrodzenie ?za 24 godziny nadliczbowe ?w kwocie 571,44 zł (4000 zł ?: 168 godz. = 23,81 zł; 23,81 zł ?x 24 godz. = 571,44 zł)

2) za luty:

- ?wynagrodzenie zasadnicze: ?4000 zł

Choć pracownik dostał 36 godzin wolnego, za luty otrzyma wynagrodzenie za 160 godzin, ?a nie za 124 godziny (160 godz. – 36 godz.), czyli za pełny miesięczny wymiar czasu pracy ustalony dla etatowca na luty.

Uwaga! Udzielenie czasu wolnego za przepracowane nadgodziny bez wniosku pracownika stanowi wyższy koszt dla pracodawcy. Musi się z nimi liczyć szczególnie wtedy, gdy czasu wolnego udziela w innym miesiącu niż ten, w którym doszło do ekstrapracy.