Nocleg na wyjeździe bez nierówności i dyskryminacji

Do firmowych regulacji wewnętrznych chcielibyśmy wprowadzić wyższy limit noclegowy w delegacjach krajowych (700 zł). Nie należymy do sfery budżetowej. Czy możemy tak zrobić?

W uzasadnionych przypadkach pracodawca może zgodzić się na pokrycie kosztów noclegu w kwocie przewyższającej limit wskazany w rozporządzeniu delegacyjnym. Skoro przekroczenie limitu noclegowego musi być uzasadnione, powinno być zawsze powiązane z pisemnym podaniem przyczyn takiego kroku. Kwota przekroczenia limitu na nocleg nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Istotne jest jednak przy tym, aby przekroczenie było uzasadnione. Tak wskazują interpretacje urzędów skarbowych.

Chodzi tutaj o argumentację odnoszącą się do konkretnej sytuacji, a nie do wszystkich przyszłych wyjazdów ?bez wyjątku. Każdy przypadek opłacenia noclegu ?powyżej 600 zł należy uzasadnić, bezpośrednio odnosząc się do okoliczności związanych z sytuacją noclegową, ?a nie do tego, że regulamin wynagradzania pozwala rozliczyć wyższą kwotę.

Zatrudniamy kierowców, którzy często jeżdżą nocą. Czy przy ?ich delegacjach zagranicznych ryczałt za spanie trzeba wypłacać niezależnie od tego, czy przypadało to w dzień, czy w nocy?

Przy zagranicznych podróżach służbowych nie ma żadnych odniesień do pory noclegu, która uprawnia ?do ryczałtu. Rozporządzenie nie dotyczy „odpoczynku", ?ale „noclegu". Ten zaś odbywa się w porze doby uznanej ?za noc. Zgodnie ze Słownikiem Języka Polskiego ?(PWN 1979 r. red. nauk: M. Szymczak) „nocleg" oznacza wypoczynek nocny lub wręcz „wypoczynek nocny poza domem" (internetowy Słownik Języka Polskiego PWN). Wynikałoby z tego, że wypoczynek nocny, za który ?przysługiwać może ryczałt, przynajmniej w małej części powinien obejmować porę nocną. Z całą pewnością nie można bowiem przenieść na delegacje zagraniczne ograniczenia, zgodnie z którym wymagana długość noclegu ?przypadającego między wskazanymi godzinami musi wynosić co najmniej 6 godzin (dotyczy to tylko podróży krajowych). Nocleg kierowcy powinien przynajmniej nieznacznie zahaczać o porę nocną obowiązującą ?w zakładzie (8 godzin między 21 a 7).

Przed wyjazdem w delegacje szef akceptuje przedstawione ?przez pracowników koszty rezerwacji noclegu. Zdarza się, że w tych samych miejscowościach wyższe koszty (i tym samym wyższy standard) mają kobiety niż mężczyźni. Tym ostatnim nakazuje niekiedy znalezienie i zarezerwowanie tańszego hotelu. ?Czy może stosować takie rozróżnienie?

Zdecydowanie nie. Pracodawca nie musi oczywiście zgadzać się na każdą przedstawioną mu ofertę hotelową przez pracownika wysyłanego w podróż. Dotyczy to jednak konkretnych, obiektywnych sytuacji. Może nie akceptować przekraczania pewnego pułapu cenowego (np. uznając, ?że w większości polskich miast dobry nocleg można znaleźć za około 400 zł, nie jest więc dla niego uzasadnione wydanie 500 zł).

Te opinie mogą się też zmieniać w czasie, np. odnosić się do aktualnej sytuacji finansowej firmy albo do konkretnego celu wyjazdu (prestiżowe spotkanie z przedstawicielami grupy kapitałowej, którego uczestnicy są zakwaterowani ?w tym samym hotelu). Nie może jednak stosować rozróżnienia w oparciu o płeć osoby wyjeżdżającej.

Pracownicy powinni być równo traktowani w zakresie:

- nawiązania i rozwiązania stosunku pracy,

- warunków zatrudnienia,