Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa Wielkopolski Oddział Regionalny prowadziła postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na dostawę materiałów eksploatacyjnych do urządzeń drukująco-kopiujących. Zamawiający odrzucił ofertę jednego z wykonawców ze względu na brak prawidłowego pełnomocnictwa oraz nieuzupełnienie w wyznaczonym terminie tego braku. Wykonawca wniósł więc odwołanie, zarzucając zamawiającemu naruszenie przepisu art. 26 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych poprzez określenie nierealnego do spełnienia w stanie faktycznym sprawy terminu wykonania wezwania. Ponadto zarzucił zamawiającemu naruszenie art. 27 ust. 1, 2 i 3 p.z.p. poprzez niezastosowanie formy przekazywania oświadczeń i dokumentów określonej w SIWZ.

Oświadczenia, wnioski oraz informacje zamawiający i wykonawcy przekazują zgodnie z wyborem zamawiającego, pisemnie, faksem lub elektronicznie

Jak wskazywał odwołujący, wezwanie do przedłożenia prawidłowego pełnomocnictwa zostało wysłane 28 maja 2013 r., po godz. 13, w formie e-mailowej, a zamawiający wyznaczył termin na uzupełnienie do 31 maja 2013 r. Odwołujący podnosił, że po pierwsze, wezwanie zostało doręczone, gdy już przebywał poza biurem i nie mógł na nie zareagować. Po drugie, termin na uzupełnienie przypadał na tzw. długi weekend, podczas którego w wielu  firmach normalną praktyką jest wykorzystywanie zaplanowanych urlopów przez pracowników. Ponadto, odwołujący argumentował, że dokumenty uzupełniane przez wykonawców na wezwanie zamawiającego powinny być składane na piśmie, a nie przez e-mail (jako zwykły skan) czy faks. W ocenie zamawiającego dopuszczenie w SIWZ możliwości korzystania z faksu czy e-mail nie dotyczy uzupełniania dokumentów, które winny być uzupełniane w formie pisemnej.

Zamawiający postąpił prawidłowo

Krajowa Izba Odwoławcza po rozważeniu zarzutów podniesionych przez wykonawcę uznała (wyrok KIO 1393/13), że odwołanie nie zasługuje na uwzględnienie. Stanęła na stanowisku, że zamawiający postąpił prawidłowo. Izba ustaliła, że zamawiający w SIWZ jako dopuszczalną formę kontaktu wskazał drogę elektroniczną. Z kolei wykonawca w ofercie wskazał adres e-mail, na który w trakcie postępowania zamawiający doręczał korespondencję.

Szybkość jest ważna

W pierwszej kolejności KIO stanęła na stanowisku, że zamawiający, wyznaczając termin wykonania wezwania na 31 maja 2013 r., nie uchybił wskazanym przez odwołującego przepisom prawa zamówień publicznych. Jak podkreśliła KIO, ustawodawca nie doprecyzował, jak długi termin na uzupełnienie dokumentów czy złożenie wyjaśnień musi wyznaczyć zamawiający. Pozostawił zamawiającemu swobodę co do określania jego długości. Jednak, jak akcentuje KIO, w każdym przypadku termin ten musi być realny, tj. umożliwiający wykonawcom uzupełnienie żądanych przez zamawiającego dokumentów i oświadczeń. Izba podkreśliła, że zamawiający zobowiązany jest kierować się zasadą szybkości postępowania, co oznacza, że nie może dostosowywać terminów na uzupełnienie dokumentów do potrzeb konkretnego wykonawcy.

Uznała argumentację odwołującego, odnoszącą się do wyznaczenia terminu na uzupełnienie w trakcie tzw. długiego weekendu za chybioną. W ocenie KIO podmioty takie jak odwołujący (tj. przedsiębiorcy) działają jako profesjonaliści i powinny przewidzieć, że także w trakcie trwania tzw. długiego weekendu może wystąpić konieczność uzupełnienia dokumentów lub udzielenia wyjaśnień.

Kto wybiera

Za nietrafny Izba uznała jednak zarzut odwołującego skierowania do niego wezwania jedynie w formie elektronicznej oraz braku potwierdzenia jego otrzymania. Jak wskazuje KIO, przepis art. 27 ust. 1 i 2 p.z.p. stanowi, że w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje zamawiający i wykonawcy przekazują zgodnie z wyborem zamawiającego, pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną. Skoro zatem zamawiający dopuścił drogę elektroniczną jako formę porozumiewania się, to był jak najbardziej uprawniony do tego, aby wezwanie wysłać za pomocą poczty elektronicznej.

Treść wyroku pochodzi ?z wyszukiwarki m.in. orzeczeń Krajowej Izby Odwoławczej  Szukio.pl

Zdaniem autora

Paweł Sendrowski radca prawny, wspólnik zarządzający z kancelarii Wielkopolska Grupa Prawnicza

Rozstrzygnięcie KIO należy uznać za prawidłowe, zgodne z zasadami prawa zamówień publicznych, jak również za potwierdzone w orzecznictwie, Izby oraz sądów. Jak wyraźnie wskazuje p.z.p., przesłanie oświadczeń i dokumentów za pośrednictwem m.in. poczty elektronicznej jest uprawnieniem nadanym zamawiającym oraz wykonawcom mocą art. 27 ust. 1 p.z.p. w celu zachowania zasad równego traktowania i uczciwej konkurencji. Dzięki takiej regulacji ustawodawca chce umożliwić stronom postępowania szybsze oraz efektywne jego prowadzenie. KIO wielokrotnie podkreślała, że omawiany przepis umożliwia zachowanie wyznaczonych przez zamawiającego terminów również tym wykonawcom, których siedziby są odległe od zamawiającego. Nie  ma uzasadnienia w przepisach p.z.p. wniosek, że uzupełnianie dokumentów (jak i przesyłanie wykonawcom wezwań, zawiadomień i innych pism) powinno być dokonywane w formie pisemnej. Jak słusznie zwraca uwagę SN w wyroku z 7 lipca 2011 r. II CSK 675/10, art. 27 p.z.p. jest przepisem szczególnym w stosunku do art. 9 ust. 1 p.z.p., który wprowadza zasadę pisemności do postępowania o udzielenie zamówienia. Zatem w świetle art. 27 p.z.p. należy stwierdzić, że zasada pisemności podlega ograniczonemu zastosowaniu w przypadku odmiennej woli zamawiającego. Warto również wskazać, że brak jest podstaw do twierdzenia, że zamawiający w toku postępowania zobowiązany jest do żądania od wykonawców w każdym przypadku potwierdzenia prawidłowości przesłania faksu czy przesłania wiadomości drogą elektroniczną. Tym samym brak takiego potwierdzenia nie wywołuje negatywnych skutków prawnych i nie wpływa na przebieg postępowania.