Zatarcie kary dla pracownika w dokumentacji pracowniczej

Anna Borysewicz

Kodeks pracy zawiera zamknięty katalog kar porządkowych. Obejmuje on upomnienie, naganę oraz karę pieniężną. Dwie pierwsze pracodawca może wymierzyć za: nieprzestrzeganie przez zatrudnionego ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bhp i przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania absencji. Natomiast za naruszenie przepisów bhp lub przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości bądź spożywanie alkoholu w czasie pracy szef może zastosować również karę pieniężną (art. 108 § 1 i 2 k.p.).

Zapomnieć o sprawie

Zatarcie kary porządkowej, a więc uznanie jej za niebyłą, następuje co do zasady po roku nienagannej pracy zatrudnionego. Termin ten liczy się od doręczenia mu zawiadomienia o ukaraniu. Wcześniej może do tego dojść tylko wówczas, gdy szef tak postanowi, bo sam nabierze takiego przekonania lub uwzględni wniosek reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej (art. 113 k.p.).

Przykład 1

Pan Mateusz 10 stycznia 2013 r. otrzymał upomnienie za to, że dzień wcześniej, bez usprawiedliwienia, nie przyszedł do pracy. Na początku czerwca 2013 r. wystąpił do pracodawcy z wnioskiem o zatarcie w/w kary porządkowej, argumentując to faktem, że od 10 stycznia zachowywał się bez zarzutu. Przełożony mu odmówił. Wskazał, że z taką prośbą mogłaby wystąpić do niego wyłącznie reprezentująca pracownika organizacja związkowa, która jednak tego nie zrobiła (mimo takiej możliwości, bo jej przedstawiciel wiedział o nałożeniu przedmiotowej kary na pana Mateusza). Z kolei pracodawca nie widzi podstaw do wcześniejszego uznania upomnienia za niebyłe. Szef pana Mateusza miał prawo tak postąpić. Mógł, ale nie musiał zatrzeć karę porządkową przed upływem roku nienagannej pracy. Pracownik zaś z takim wnioskiem nie może wystąpić sam. Może jedynie nieformalnie zaproponować szefowi rozważenie tej kwestii.

Rok bez zarzutu

Po upływie roku ukaranie uważa się za niebyłe z mocy samego prawa. Do zatarcia nie jest zatem wymagany wniosek pracownika.

Przykład 2

Na panią Paulinę 1 czerwca 2012 r. szef nałożył karę nagany. 10 czerwca br. dowiedziała się ona od kadrowej, że odpis zawiadomienia o ukaraniu (oraz wzmianka na ten temat w spisie dokumentów) nadal figuruje w jej aktach osobowych. Poprosiła więc przełożonego o wyjaśnienie tej kwestii twierdząc, że skoro przez rok pracowała nienagannie, to automatycznie należy usunąć odpis zawiadomienia o nałożeniu kary z jej akt personalnych i informację o tym ze spisu dokumentów. Zwierzchnik odpowiedział, że do tego konieczny jest jej wniosek. Przełożony pani Pauliny nie miał racji. Po upływie roku nienagannej pracy ukaranie uważa się bowiem za niebyłe z mocy samego prawa. Po stronie zatrudniającego powstaje wówczas obowiązek dokonania czynności formalnych związanych z usunięciem z akt osobowych zawiadomienia w tej sprawie i wzmianki o ukaraniu ze spisu dokumentów.

Pojęcie „nienaganność" na gruncie art. 113 k.p. należy interpretować jako nieukaranie etatowca nową karą porządkową w ciągu roku od chwili poprzedniego ukarania. Zatarcie upomnienia, nagany albo kary pieniężnej zobowiązuje pracodawcę do usunięcia odpisu zawiadomienia o ukaraniu z akt osobowych podwładnego. Musi on też zlikwidować wpis w spisie dokumentów składających się na akta osobowe podwładnego.

Przykład 3

Sytuacja jak w przykładzie 2 z tą różnicą, że pracodawca z własnej inicjatywy usunął z akt osobowych pani Pauliny jedynie odpis zawiadomienia o nałożeniu na nią nagany. Pozostał natomiast wpis w rejestrze dokumentów. Kiedy pracownica zwróciła na to uwagę szefowi prosząc (na piśmie) o likwidację tej wzmianki, przełożony odmówił (w mailu) argumentując, że kodeks pracy nakłada na niego obowiązek usunięcia z akt jedynie odpisu zawiadomienia o ukaraniu karą porządkową. Nie jest to właściwy pogląd. Nakaz z art. 113 k.p. należy bowiem interpretować jako konieczność likwidacji z wykazu dokumentów również wpisu o umieszczeniu w aktach personalnych danego etatowca odpisu zawiadomienia o ukaraniu.

Pracodawca ma obowiązek usunąć wszelkie informacje o nałożeniu kary porządkowej wtedy, gdy uchyli ją sąd albo przełożony sam uwzględni sprzeciw pracownika.

Wynik procesu

Niezależnie od powyższego na żądanie zatrudnionego sąd może nakazać pracodawcy usunięcie dowodów istnienia zatartej kary porządkowej.

Przykład 4

Sytuacja jak w przykładzie 3, więc pani Paulina skorzystała ze swojego prawa wystąpienia do właściwego sądu pracy z pozwem o nakazanie przełożonemu usunięcia ze spisu dokumentów składających się na jej akta personalne wpisu o umieszczeniu odpisu zawiadomienia o nałożeniu na nią nagany. Do wniosku powinna załączyć pismo i maila, o których mowa w przykładzie 3.