- Zatrudniamy pracownicę na umowę o pracę i dodatkowo wykonuje ona u nas zlecenie. Jest w ciąży i wkrótce przejdzie na urlop macierzyński, później rodzicielski, a prawdopodobnie potem na wychowawczy. Co w takiej sytuacji mamy zrobić z jej umową zlecenia? Zawarto ją na czas nieokreślony, ale w praktyce kobieta wykonuje pracę tylko przez tydzień w miesiącu. Jakie będą tego konsekwencje, gdyby umowa nie została rozwiązana i w dalszym ciągu wykonywała ją osoba przebywająca na urlopach macierzyńskim, rodzicielskim i wychowawczym? Co jest korzystniejsze dla firmy, a co dla pracownicy?

– pyta czytelnik.

W ubezpieczeniach społecznych obowiązuje szersza definicja pracownika, niż wynika to z przepisów kodeksu pracy.

Dla celów opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne za pracownika uważa się zarówno osobę, która jest pracownikiem, jak i tę wykonującą pracę na podstawie umowy agencyjnej, zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia albo umowy o dzieło, jeżeli umowę taką zawarła z pracodawcą.

I z nim pozostaje w stosunku pracy lub jeżeli w zakresie takiej umowy wykonuje pracę na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy. Ta definicja pracownika wynika z art. 8 ust. 2a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.).

Na macierzyńskim

Jeśli więc pracodawca angażuje dodatkowo własnego pracownika na zlecenie, składki społeczne wykazuje od zsumowanego przychodu, jaki mu wypłaca z obu tych źródeł. Ze zlecenia własny pracownik nie jest odrębnie zgłaszany do ubezpieczeń. Natomiast składki od przychodu z tej umowy wykazuje się łącznie ze składkami pracowniczymi w raporcie ZUS RCA z kodem 01 10 xx.

Sytuacja zmieni się, gdy pracownik przechodzi na urlop macierzyński i w tym okresie będzie nadal realizował zlecenie. To dopuszczalne i żadne przepisy nie zabraniają wykonywania umowy w okresie pobierania zasiłku macierzyńskiego. Zasiłek macierzyński to odrębny od stosunku pracy tytuł do ubezpieczeń. Osoba, która pobiera takie świadczenie, w tym okresie obowiązkowo podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, a składki na te ubezpieczenia wykazuje się od kwoty wypłaconego zasiłku. Składki te w raporcie rozliczeniowym z kodem 12 40 xx wykazuje pracodawca, gdy wypłaca zasiłek macierzyński.

Gdy szef nie jest uprawniony do wypłacania swoim pracownikom zasiłków, świadczenia te reguluje ZUS. I to on składa także raport ZUS RCA z kodem 12 40 xx i wykazuje składki od wypłaconego zasiłku macierzyńskiego. Natomiast płatnik, który nie wypłaca zasiłku, za swojego pracownika składa wyłącznie raport ZUS RSA z kodem pracowniczym. Wykazuje tam okres zasiłku, a pole kwota pozostawia puste lub wpisuje 0,00.

Po przejściu na zasiłek macierzyński zmienia się kwalifikacja umowy zlecenia. Od tego dnia staje się ona odrębnym tytułem do ubezpieczeń. Konsekwencją przejścia na urlop macierzyński jest bowiem to, że ustaje podleganie ubezpieczeniom społecznym ze stosunku pracy i powstaje wymóg ubezpieczeń z racji pobierania zasiłku macierzyńskiego.

Oznacza to, że gdy zlecenie nie zostanie rozwiązane i będzie trwało w trakcie pobierania zasiłku macierzyńskiego, to płatnik powinien złożyć do ZUS druk ZUS ZZA i z tej umowy zgłosić zleceniobiorcę do obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego. Oczywiście gdy osoba wykonująca zlecenia zechce, może z tej umowy przystąpić do dobrowolnych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych. Wówczas płatnik powinien złożyć druk ZUS ZUA i ze zlecenia zgłosić ją do dobrowolnych ubezpieczeń emerytalnego, rentowych, a także do ubezpieczenia wypadkowego i zdrowotnego.

W czasie pobierania zasiłku i równoczesnego wykonywania zlecenia tytułem do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych będzie więc zasiłek macierzyński. Ze zlecenia będzie opłacana tylko składa zdrowotna przy założeniu, że wykonujący tę umowę nie przystąpi do dobrowolnych ubezpieczeń społecznych.

W okresie, gdy pracownik przebywa na zasiłku macierzyńskim, dla podlegania ubezpieczeniom z zasiłku nie ma znaczenia to, czy umowę zawiera na tydzień w danym miesiącu, czy na czas nieokreślony. Dla firmy to drugie rozwiązanie jest korzystniejsze. Gdyby bowiem umowa była zawierana co miesiąc na tydzień, to co miesiąc należałoby zleceniobiorcę zgłaszać do ubezpieczenia zdrowotnego, a po zakończeniu umowy wyrejestrować z tego ubezpieczenia.

Inaczej natomiast będzie, gdy urlop macierzyński, dodatkowy macierzyński czy rodzicielski zakończy się i pracownica przejdzie na urlop wychowawczy.

Najpierw jednak trzeba pamiętać o tym, że gdy po zakończeniu okresu zasiłkowego, a przed przejściem na urlop wychowawczy, pracownica będzie przebywała na urlopie wypoczynkowym, to w tym okresie zlecenie będzie traktowane jako umowa zawarta z własnym pracownikiem. Przychód z niej za ten okres będzie rozliczany w raporcie rozliczeniowym ZUS RCA z kodem pracowniczym 01 10 xx.

Dalej wychowuje

Gdy pracownica przejdzie na urlop wychowawczy i w tym okresie będzie wykonywać umowę zlecenia, to z urlopu wychowawczego nie będzie podległa żadnym ubezpieczeniom.

Osoba, która przebywa na wychowawczym, w tym czasie podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Ale tylko wtedy, gdy nie ma innych tytułów do ubezpieczeń oraz ustalonego prawa do emerytury lub renty. Gdy więc w czasie urlopu wychowawczego będzie wykonywała zlecenie, to z tej umowy zleceniobiorca podlega obowiązkowym ubezpieczeniom, czyli emerytalnemu, rentowym, wypadkowemu i zdrowotnemu. Dobrowolne ze zlecenia będzie natomiast ubezpieczenie chorobowe. Z urlopu wychowawczego nie wykazuje się wtedy żadnych składek.

Płatnik powinien wówczas złożyć formularz ZUS ZUA i zgłosić zleceniobiorcę do ubezpieczeń.

Kto zyska, kto traci

W okresie urlopu wychowawczego dla pracownika nie jest korzystne, aby miał zlecenie zawarte na czas nieokreślony, gdy faktycznie na tej podstawie pracę będzie wykonywał tylko przez tydzień w miesiącu. Wówczas przez cały miesiąc z urlopu wychowawczego nie będą wykazywane składki emerytalne i rentowe.

Gdyby natomiast pracownik co miesiąc zawierał zlecenie na 7 dni, tylko w tym okresie z urlopu wychowawczego nie podlegałby ubezpieczeniom. Wyłącznie w tym czasie miałby inny tytuł do ubezpieczeń, a w pozostałych dniach tego miesiąca z urlopu wychowawczego byłyby wykazywane składki.

Dla firmy minusem takiego rozwiązania jest konieczność comiesięcznego zgłaszania zleceniobiorcy do ubezpieczeń i wyrejestrowania po zakończeniu wykonania zlecenia. Także co miesiąc trzeba proporcjonalnie ustalić podstawę wymiaru składek z urlopu wychowawczego.

Jak obliczyć

Od 1 września 2013 r. podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osoby, która przebywa na urlopie wychowawczym, stanowi kwota 60 proc. prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjętego do ustalenia kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek.

Jednocześnie tak ustalona podstawa nie może być wyższa niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za 12 miesięcy poprzedzających urlop wychowawczy i nie może być niższa niż 75 proc. kwoty minimalnego wynagrodzenia. Tak jednak ustalona podstawa obowiązuje, gdy osoba podlega ubezpieczeniom z urlopu przez cały miesiąc.

Gdy urlop rozpoczął się lub zakończył w trakcie miesiąca lub przez część miesiąca przebywający na urlopie wychowawczym spełniał warunki do podlegania ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, podstawę wymiaru (jaka obowiązuje osobę przebywającą na urlopie) należy podzielić przez liczbę dni miesiąca i pomnożyć przez liczbę dni podlegania ubezpieczeniom i od tak ustalonej podstawy wykazać składki.

Przykład

Wynagrodzenie ze zlecenia wynosi 1000 zł i zleceniobiorca wykonuje tę umowę od 1 do 7 października 2013 r.

Na ubezpieczenia społeczne płatnik naliczyłby składki ze zlecenia od 1000 zł oraz z urlopu wychowawczego od 1724,75 zł* (2227,80 zł : 31 x 24). Składka na ubezpieczenie emerytalne od tej podstawy wyniosłaby 336,67 zł (19,52 proc. z 1724,75 zł), a na ubezpieczenie rentowe 137,98 zł (8 proc. z 1724,75 zł).

Gdyby natomiast umowę zawarto na czas nieokreślony, składki za pracownicę byłyby naliczone tylko od podstawy 1000 zł.

* przy założeniu, że taka podstawa obowiązywałaby osobę przebywającą na urlopie wychowawczym.