Zasady korzystania z urlopu bezpłatnego reguluje art. 174–174

1

k.p. Udziela się go wyłącznie z inicjatywy pracownika, na jego pisemny wniosek.

Podanie pracownika nie musi zawierać uzasadnienia. Powinno natomiast wskazywać okres trwania tej pauzy >patrz wzór. Wniosek ten umieszcza się następnie w części B akt osobowych tej osoby, podobnie jak wszystkie inne dokumenty dotyczące tego urlopu.

Pracodawca nie jest zatem uprawniony – w odróżnieniu od urlopu wypoczynkowego – do zastosowania przymusu i nakazania zatrudnionemu skorzystanie z tej przerwy w świadczeniu pracy.

Udzielenie urlopu bezpłatnego z inicjatywy szefa i bez pisemnego wniosku pracownika jest bezskuteczne (chyba że etatowiec zaakceptował na piśmie tę nieformalną prośbę przełożonego). Osobie, która w okresie tak udzielonego urlopu bezpłatnego zachorowała, przysługuje zasiłek chorobowy (wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z 21 listopada 1996 r., III Aua 34/96).

Generalnie pracodawca nie ma obowiązku udzielić pracownikowi urlopu bezpłatnego. W razie odmowy, nie musi uzasadniać swojej decyzji (choć powinien to zrobić dla swojego bezpieczeństwa, aby nie narażać się na ewentualny zarzut dyskryminacji czy naruszenie zasady równego traktowania w zatrudnieniu). Podwładnemu nie przysługuje wtedy roszczenie o udzielenie takiego wolnego.

Zwierzchnik może wyartykułować swoją wolę na piśmie (>patrz wzór wniosku) lub ustnie. W interesie pracownika leży jednak, aby uzyskał pisemne potwierdzenie stanowiska przełożonego. Uniknie w ten sposób ewentualnego zarzutu samowolnego rozpoczęcia urlopu bezpłatnego, co jest równoznaczne z naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych, skutkującym nawet zwolnieniem dyscyplinarnym.

Pracodawca nie może przy tym – bez uzgodnienia z podwładnym – udzielić tego urlopu na inny okres niż wynikający z wniosku.

Powrót wcześniej...

Aby pracodawca mógł odwołać pracownika z urlopu bezpłatnego, muszą łącznie zachodzić następujące przesłanki:

- musiał udzielić tego wolnego na okres dłuższy niż trzy miesiące (choćby o jeden dzień),

- w oświadczeniu pracodawcy o udzieleniu urlopu powinna być klauzula o dopuszczalności odwołania z tego wolnego (gdy podwładny sprzeciwia się jej uwzględnieniu, dla szefa to podstawa do odmowy zgody na wolne); jeśli takiego zapisu nie ma, odwołanie jest możliwe po uzyskaniu zgody podwładnego,

- muszą wystąpić ważne przyczyny uzasadniające odwołanie; analogicznie do treści art. 167 k.p. muszą to być okoliczności wymagające obecności pracownika w zakładzie, których nie można było przewidzieć w chwili rozpoczęcia pauzy (strony mogą pisemnie ustalić przyczyny stanowiące powód odwołania).

Gdy takie warunki wystąpią, pracodawca może jednostronnie skrócić urlop wychowawczy jeszcze przed upływem 3 miesięcy jego trwania.

Natomiast w sytuacji, gdy pracodawca odwołał etatowca w sposób sprzeczny z uregulowaniami k.p. lub uzgodnieniami stron, ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą na podstawie odpowiednio stosowanych przepisów kodeksu cywilnego, w szczególności art. 471 k.c. w zw. z art. 300 k.p.

Zatrudniony zasadnie odwołany z wolnego musi wrócić do pracy. Jego odmowa jest jednoznaczna z naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych, chyba że wynika z czynników od niego niezależnych.

...lub w terminie

Urlop bezpłatny kończy się w dniu określonym przez pracownika w jego wniosku. Jednak w czasie jego trwania strony mogą w każdej chwili uzgodnić wcześniejsze zakończenie wolnego. Można także postanowić, że urlop zakończy się na podstawie oświadczenia jednej z nich. Jeżeli to pracownik chce wcześniej wrócić do pracy, to konieczna jest zgoda pracodawcy (choćby dorozumiana). Gdyby odmówił, podwładnemu nie przysługuje roszczenie o dopuszczenie do pracy i wypłatę wynagrodzenia za czas gotowości do jej świadczenia.

Co do zasady pracownik powinien zgłosić się do pracy następnego dnia po zakończeniu urlopu bezpłatnego (lub po odwołaniu go z niego). Przełożony nie może wówczas odmówić zatrudnienia pracownika, a gdyby tak się stało, będzie mu przysługiwało roszczenie o dopuszczenie do pracy (i o wypłatę wynagrodzenia za czas gotowości do jej świadczenia). Pracodawca powinien zatrudnić osobę powracającą z urlopu bezpłatnego na stanowisku poprzednio zajmowanym. Istnieje jednak ewentualność powierzenia takiemu pracownikowi – czasowo (do trzech miesięcy) wykonywania innej pracy odpowiadającej jego kwalifikacjom zawodowym, jeśli nie spowoduje to obniżenia jego poprzedniej pensji, a następnie dokonania wypowiedzenia zmieniającego, które będzie skutkować zmianą stanowiska zajmowanego przed rozpoczęciem urlopu bezpłatnego.

Stanowisko pracodawcy:

I wariant jest prawidłowy. Pracodawca jedynie może (ale nie musi) uwzględnić taki wniosek.

II wariant jest nieprawidłowy. Pracodawca nie ma prawa samowolnie zmieniać okresu urlopu bezpłatnego wskazanego przez pracownika. Gdyby pracownica zaakceptowała tę opcję, wówczas najprostszym rozwiązaniem byłoby wystąpienie przez nią z nowym wnioskiem o udzielenie urlopu bezpłatnego w okresie wskazanym przez pracodawcę. Jednak, nawet gdyby podwładna zgodziła się na zmianę terminu urlopu bezpłatnego, to i tak wzmianka o dopuszczalności odwołania z tego wolnego byłaby nieważna, ponieważ okres  od 1 sierpnia do 31 października 2013 r. jest krótszy niż 3 miesiące i 1 dzień.

—Anna Borysewicz, adwokat, prowadzi własną kancelarię w Płocku

podstawa prawna:

- § 6 ust. 2 pkt 2 lit. h rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.)

- art. 22 § 1, art. 42, art. 81 § 1, art. 174 ustawy z 26 czerwca 1974 r. kodeks pracy (tekst jedn. DzU z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.)

- art. 58, art. 471 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – kodeks cywilny (DzU nr 16, poz. 93 ze zm.) w zw. z art. 300 k.p.