Ewidencja czasu pracy: Książka krótkich nieobecności to jawny wykaz

Niektóre zakłady prowadzą tzw. książki wyjść osobistych, w których odnotowują prywatne zwolnienia zatrudnionych z części dnia pracy. Dzięki tym godzinom mogą oni załatwić sprawy niezwiązane z zatrudnieniem.

W tych samych raportach zaznacza się i rozlicza odpracowanie przez pracownika tych nieobecności. Natomiast oficjalna ewidencja czasu pracy podwładnego nie zawiera już tych danych i nie odzwierciedla ani godzin wyjścia osobistego, ani czasu, w którym to odrobił. Dzieje się tak najczęściej dlatego, że pracodawcy mają problemy z prawidłowym, nienaruszającym przepisów zaplanowaniem odpracowania takiej krótkiej absencji. To również skutek tego, że zazwyczaj takie odrobienie wyjścia wiąże się z wykonywaniem przez podwładnego pracy w godzinach nadliczbowych, a to dodatkowe obciążenie dla szefa.

Nie ma jednak wątpliwości, że takie krótkie, kilkugodzinne nieobecności zatrudnionych podlegają wszystkim kodeksowym przepisom o czasie pracy. Ustawodawca nie przewidział tu żadnych odrębnych regulacji. Potwierdza to też Główny Inspektorat Pracy >patrz stanowisko.

Nie wolno fałszować

Możliwość oficjalnego odpracowania przez podwładnego wyjścia osobistego zależy od tego, w jakim okresie dniówki roboczej wziął wolne i w jakim systemie oraz wymiarze czasu pracy jest zatrudniony. Za każdym razem należy jednak pamiętać o poważnym ryzyku. Nieoficjalne, niewynikające z prowadzonej ewidencji czasu pracy zatrudnionego odrabianie zwolnień, może być zakwalifikowane jako przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentu uregulowane w kodeksie karnym. Prowadzona ewidencja czasu pracy nie będzie wtedy odzwierciedlała rzeczywistych godzin zadań podwładnego w poszczególnych dobach. To postępowanie niedopuszczalne i naraża pracodawcę na poważne konsekwencje. Każdorazowo zatem powinien zadbać o to, aby korzystanie z wyjść osobistych oraz ich odrabianie było odzwierciedlone w oficjalnie prowadzonej dokumentacji.

Największe problemy z odpracowaniem takich krótkich absencji będą w podstawowym systemie czasu pracy. Wynika to z tego, że dobowa norma pracy jest sztywna, a jej przekroczenie zawsze powoduje pracę w godzinach nadliczbowych.

W podstawowym najtrudniej

Jedyny zatem przypadek, w którym szef nie naruszy przepisów, będzie zachodził wtedy, gdy podwładny odrobi wyjście osobiste w ten sposób, że w tym samym dniu później rozpocznie pracę, pozostając w niej po godzinach.

Przykład

Pan Jan pracuje w podstawowym systemie i zgodnie ze swoim rozkładem czasu świadczy obowiązki od 7 do 15 od poniedziałku do piątku. W czwartek pracownik zwolnił się z pierwszych 2 godzin pracy, gdyż miał zaplanowaną wizytę lekarską. Zobowiązał się przełożonemu odrobić tę nieobecność i pozostać tego samego dnia w pracy do 17. W ten sposób odpracował 2 godziny. W piątek ponownie rozpoczął obowiązki zgodnie z rozkładem o 7 i pracował do 15.

W takim wypadku nie doszło do naruszenia przepisów o dobie pracowniczej. Ponadto choć podwładny nie pracował w czwartek zgodnie z obowiązującym go harmonogramem, to nie naruszył 8-godzinnej dobowej normy. Każdego dnia doba pracownicza pana Jana rozpoczynała się od 7 i kończyła po 24 godzinach, czyli o 7 dnia następnego. To, że w czwartek rozpoczął obowiązki o 9, nie oznacza, że jego doby pracownicze od tego dnia przestawiły się i odtąd będą rozpoczynały się o 9. Zarówno w czwartek, jak i w pozostałe dni tego tygodnia doba robocza rozpoczynała swój bieg od 7, tak jak to było zaplanowane w rozkładzie podwładnego. Wykonując zadania w czwartek od 9 do 17, pan Jan nie naruszył żadnych norm, a zatem nie pracował w godzinach nadliczbowych.

Do przekroczenia norm doszłoby jednak, gdyby odrabiał wyjście osobiste z czwartku, pozostając dłużej w pracy w jakimkolwiek innym dniu. Nie ma przy tym znaczenia, czy skorzystał z wolnego przed rozpoczęciem pracy, czy zwolnił się z niej wcześniej. W takiej sytuacji przepisy nie przewidują żadnego korzystnego rozwiązania dla szefa. Dlatego w podstawowym systemie czasu pracy, poza opisanym dopuszczalnym odrobieniem nieobecności, jedyna możliwość uregulowania wyjścia osobistego pracownika polega na skorzystaniu przez niego z urlopu wypoczynkowego. Ten jednak trzeba udzielić pracownikowi na cały dzień roboczy.

W równoważnym bez problemu

Zatrudnienie w równoważnym systemie czasu pracy jest o wiele bardziej elastyczne w porównaniu z podstawowym. Tu dłuższą pracę w poszczególnych dniach rekompensuje się podwładnemu krótszą pracą w innych dniach lub całymi dniami wolnymi od zadań. Właśnie takie dni krótszej pracy lub dni wolne pozwalają legalnie odrabiać wyjścia z firmy bez naruszania przepisów.

Przykład

Pan Marcin, zatrudniony w równoważnym systemie do 12 godzin, w niektórych dniach wykonuje zadania poniżej 8-godzinnej dobowej normy. We wtorek poprosił szefa o zgodę na wyjście z pracy o 4 godziny wcześniej, gdyż miał zaplanowaną naprawę w warsztacie samochodowym. Pracodawca zezwolił panu Marcinowi na to i uzgodnił, że odrobi tę nieobecność w piątek, wykonując obowiązki o 4 godziny dłużej, niż to mu zaplanowano >patrz tabela 1.

Nie doszło tu do złamania przepisów o czasie pracy. Zatrudniony nie przekroczył też norm czasu pracy, skutkujących jego roszczeniem o dodatkowe wynagrodzenie. Wykonywanie przez pana Marcina pracy w piątek przez 8 godzin, choć na ten dzień w grafiku zaplanowano mu 4 godziny, nie naruszyło ani dobowej, ani przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy.

Odrabianie w takim systemie wyjść osobistych polega na tym, że podwładny dłużej pracuje w dniach, w których miał zaplanowaną mniejszą liczbę godzin pracy niż 8 lub w dniach dodatkowo wolnych wynikających z równoważenia czasu pracy, a nie z przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. Możliwość przedłużenia dobowego wymiaru do 12 godzin ściśle jednak wiąże się z grafikiem pracownika i pracodawca nie ma prawa dowolnie jej wyznaczać poza nim.

Przykład

Pan Wojciech, zatrudniony w równoważnym systemie do 12 godzin, pracuje nie krócej niż 10 godzin w ciągu zmiany roboczej. Dłuższą pracę rekompensuje się mu innymi dniami wolnymi od zadań. Poprosił o 2 godziny krótszą pracę w środę, gdyż musiał udać się z pilną prywatną sprawą do urzędu. Szef polecił mu odrobić nieobecność odpowiednio dłuższą pracą w czwartek >patrz tabela 2. Choć pan Wojciech nie przekroczył w czwartek przedłużonego dobowego wymiaru, pracował w nadgodzinach od 16 do 18. Wynika to z tego, że na ten dzień miał zaplanowane wyłącznie 10 godzin, czyli od 6 do 16. Zadania wykonywane po 16 były dla niego pracą w godzinach nadliczbowych, gdyż nie została ona zaplanowana i przekraczała normę.

W takim rozkładzie jedynym sposobem odrobienia przez podwładnego wyjścia osobistego w środę byłoby polecenie mu pracy w dniu dodatkowo wolnym, stanowiącym rekompensatę dłuższych zadań w innych dniach. Nie ma bowiem przeszkód prawnych, aby pan Wojciech odrobił wyjście osobiste z środy w dniu wolnym w piątek. Nie dojdzie wówczas do przekroczenia ani norm czasu pracy, ani przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy.

Łaskawiej przy części etatu

Zazwyczaj nie ma problemu z odrabianiem wyjść osobistych przez zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy. Ważne, aby odpracowane godziny przypadały w dniach, w których podwładny wykonuje pracę poniżej obowiązującej dobowej normy czasu. Ponadto należy zwrócić szczególną uwagę na postanowienia umowy o pracę (art. 151 § 5 k.p.). Dotyczą one dopuszczalnej liczby godzin pracy ponad określony w angażu wymiar czasu pracy podwładnego, których przekroczenie upoważnia go, oprócz normalnego wynagrodzenia, do dodatku jak za pracę w godzinach nadliczbowych.

Bez względu na stosowany system czasu pracy, zaangażowany na część etatu będzie mógł legalnie i bez żadnych konsekwencji finansowych dla pracodawcy odpracować wyjście osobiste w innym dniu. Należy jedynie zaplanować mu te godziny tak, aby łączna liczba godzin pracy w danej dobie nie przekroczyła tych uzgodnionych na podstawie art. 151 § 5 k.p.