Trzeba zwrócić koszty dojazdów lokalnych

Zarówno w przypadku wyjazdów krajowych, jak i zagranicznych pracownik ma prawo do ryczałtowego zwrotu kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej. W zakresie tych świadczeń występują jednak istotne różnice. W delegacji krajowej jest to jeden ryczałt, a w  zagranicznej już dwa. Inna jest też wysokość tych należności, a także katalog sytuacji wyłączających do nich prawo.

W delegacji krajowej

Za każdą rozpoczętą dobę podróży krajowej pracownik ma prawo do ryczałtu na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20 proc. diety. Obecnie jest to 6 zł.

Ryczałt nie przysługuje w następujących sytuacjach:

1) jeśli pracownik nie ponosi kosztów takich przejazdów,

2) gdy pracodawca wyrazi na wniosek delegowanego zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej (w tym przypadku zatrudniony musi przedstawić dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków – najczęściej są to bilety za przejazdy).

Pieniądze te nie przysługują zatem, gdy np. miejsce wykonania zadania służbowego znajduje się w bezpośrednim sąsiedztwie dworca albo w danej miejscowości nie ma komunikacji lokalnej.

Przykład

Niewielka odległość

Pracownik jedzie na spotkanie z kontrahentem w jego siedzibie. Miejsce to znajduje się 200 m od dworca kolejowego, na który pracownik dojeżdża i z którego wraca do miejscowości zakończenia podróży. W tym przypadku ryczałt na jazdy lokalne nie przysługuje, ponieważ pracownik nie ponosi żadnych kosztów przemieszczania się w miejscowości docelowej.

Pracownik nie ma prawa do ryczałtu także wtedy, gdy używa samochodu prywatnego lub ma do dyspozycji auto służbowe. Co prawda w przypadku delegacji krajowej nie wyłączono bezpośrednio w takich przypadkach prawa do ryczałtu, ale pośrednio wynika to z pkt 1, który mówi, że „pracownik nie ponosi kosztów przejazdów”.

Przykład

Podróż samochodem

Pracownik jedzie samochodem służbowym na spotkanie. Dojeżdża nie tylko do miejscowości docelowej, ale pod konkretny adres, a po spotkaniu wraca. Zapewniając przejazd samochodem służbowym, pracodawca zapewnił jednocześnie przejazd miejscowy. Nie ma zatem podstaw do wypłacania ryczałtu na dojazdy.

Lokalnie, czyli jak?

Ryczałt przysługuje pracownikowi na pokrycie kosztów jazd miejscowych podczas podróży służbowej, a zatem podczas wyjazdu poza jego stałe miejsce pracy. Nie obejmuje zatem kosztów przemieszczania się po miejscowości rozpoczęcia delegacji, np. dojazdu na dworzec w Warszawie pracownika, który w tym mieście rozpoczyna podróż służbową i mieszka na jego terenie.

Przykład

Długotrwały pobyt

Pracownik pojechał w prawie miesięczną podróż służbową.  Czy ryczałty na jazdy lokalne należy mu wypłacić za każdy dzień pobytu?

Ryczałt na jazdy lokalne ma na celu umożliwić pracownikowi przemieszczanie się środkami komunikacji miejscowej w celu wykonania zadania służbowego. Świadczenie to obejmuje np. dojazd z dworca do hotelu, codzienne przejazdy z hotelu do siedziby kontrahenta lub na miejsce realizacji przez pracodawcę inwestycji budowlanej itp.

Wyłączenie prawa do ryczałtu ze względu na nieponoszenie kosztów przejazdów lokalnych dotyczy wszystkich tych przypadków, w których realizacja zadania zleconego przez pracodawcę nie wymaga płatnego przemieszczania się środkami transportu miejscowego. Wyłączenie to obejmuje m.in. brak konieczności przemieszczania się w celach służbowych podczas wykorzystywanych w czasie delegacji dni wolnych. W ich trakcie pracownik nie może bowiem wykonywać pracy (nie miałby zapewnionego ciągłego wypoczynku tygodniowego), nie przemieszcza się także na dworzec, lotnisko itp. Odpada więc cel wypłaty tego ryczałtu. Delegacja nie wyłącza stosowania przepisów o czasie pracy, w tym przepisów o minimalnym wypoczynku tygodniowym. Przy wyjeździe przedstawionym w pytaniu pracownik musiał mieć zapewniony minimalny wypoczynek tygodniowy, czyli co najmniej 35 godzin wolnych, przypadających w każdym tygodniu. Za dni wolne ryczałty na jazdy miejscowe nie przysługują.

Więcej niż z urzędu

Drugi ze wskazanych na wstępie punktów odnoszących się do wyłączenia prawa do ryczałtu odnosi się do tych wszystkich sytuacji, w których pracodawca wyraża zgodę na pokrywanie konkretnych kosztów poniesionych przez pracownika.

Stosunkowo niska kwota ryczałtu często nie wystarcza na pokrycie koniecznych wydatków związanych z przejazdami w czasie realizacji zadania. Każdemu pracownikowi odbywającemu podróż służbową przysługują zaś należności na pełne pokrycie wydatków związanych z wyjazdem.

Przykład

Wydatek wyższy niż zwrot

W wielu miastach jednorazowy bilet krótkookresowy jest droższy niż 3 zł. Przejazd w dwie strony (np. z dworca na spotkanie i z powrotem) wymaga poniesienia wydatku przekraczającego kwotę ryczałtu.

W takim przypadku pracodawca powinien rozliczyć wydatek na podstawie przedstawionych dokumentów (skasowane bilety na przejazd komunikacją miejską w miejscowości docelowej). Decydujące znaczenie powinna tu mieć ogólna zasada wyrażona w art. 77

5

§ 1 k.p., zgodnie z którą zatrudnionemu przysługują należności na pokrycie koniecznych wydatków podczas delegacji.

Jednak zgoda jest dopuszczalna nie tylko wtedy, gdy ryczałt nie wystarczy na pokrycie kosztów niezbędnych przejazdów w miejscowości docelowej. Pracodawca ma także swobodę w wyrażeniu zgody na przejazd np. taksówką – ze względu na krótszy czas albo jedynie dla wygody pracownika. Taką zgodę może wyrazić w odniesieniu do wyjazdu kilku pracowników, w przypadku którego przejazd taksówką może być wręcz niższym kosztem niż wypłata każdej z tych osób omawianego ryczałtu.

Co do zasady pracodawca powinien wyrazić zgodę przed poniesieniem danego wydatku, np. już na etapie wydawania polecenia wyjazdu służbowego. Może się jednak zdarzyć sytuacja nieprzewidziana, kiedy ciężko byłoby przewidzieć konieczność wydatku, a możliwość kontaktu z pracodawcą jest ograniczona. Na przykład w sytuacji, gdyby z powodu znacznego spóźnienia pociągu jedynie skorzystanie z przejazdu taksówką mogło umożliwić delegowanemu punktualne dotarcie na spotkanie ważne dla firmy.

Gdy pracodawca zgodzi się na zwrot faktycznie poniesionych wydatków, koszty powinien rozliczyć na podstawie dokumentów przedstawionych przez pracownika.

Przykład

Nieskasowany bilet

Pracownik po powrocie z delegacji przedłożył bilety komunikacji miejskiej. Do rozliczenia kosztów podróży należy bowiem dołączyć tego rodzaju dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki. Jednak bilety potwierdzają poniesienie wydatku, gdy są skasowane. Nieskasowanie biletu byłoby niewypełnieniem warunków umowy przewozu.

Jego przedstawienie do rozliczenia rodzi uzasadnione domniemanie, że w rzeczywistości pracownik nie przemieszczał się środkiem komunikacji lokalnej w miejscowości docelowej. Biletu, który nie został skasowany, nie można traktować jako potwierdzenia poniesienia kosztu przejazdu.