Wydatki z podróży służbowej muszą być dobrze udokumentowane

Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki. Nie dotyczy to diet ani wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Każdy dowód dobry

Katalog zawarty w nowym rozporządzeniu nie jest katalogiem opartym na przepisach podatkowych (nie każdy bilet stanowi dowód podatkowy, podobnie jest z paragonami). Mówimy tutaj o dokumentach w znaczeniu potocznym, jako każdym potwierdzeniu dokonania wydatku. Takie rozumienie przepisów dotyczących rozliczania delegacji przedstawiane było również w poprzednim stanie prawnym, lecz obecnie zdecydowanie wyraźniej wskazują na to same przepisy.

Na przykład w interpretacji indywidualnej z 15 lipca 2010 r. (IPPB3/423-305/10-4/EB) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie wskazał, że wydatki związane z odbywaniem przez pracowników podróży służbowych mogą być potwierdzone m.in. paragonami fiskalnymi, biletami oraz oświadczeniami składanymi przez pracowników – jeżeli otrzymanie faktury (rachunku) nie było możliwe (co powinno mieć jednak charakter incydentalny). Dokumenty te – jeżeli nie zawierają nazwy podatnika (pracodawcy) – powinny być odpowiednio uzupełnione (tak, aby zawierały wszystkie dane wymienione w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Wraz z nimi pracownik powinien złożyć również rozliczenie delegacji, zwane zazwyczaj rozliczeniem delegacji służbowej.

W postanowieniu Naczelnika Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie (1472/ ROP1/423-107/07/KUKM) czytamy: „należy zwrócić uwagę, że art. 180 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa dopuszcza jako dowód wszystko, co może się przyczynić do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Stąd dowód poniesienia wydatku w postaci faktury, rachunku, paragonu fiskalnego, wyjątkowo w postaci oświadczenia o zagubieniu biletu może być uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli na jego podstawie możliwe jest wykazanie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy oznaczonym wydatkiem a uzyskanym przez Spółkę przychodem".

Stałe stawki

Niektóre świadczenia delegacyjne – zarówno przy wyjazdach krajowych jak i zagranicznych są zryczałtowane. Dotyczy to kosztów jazd i dojazdów lokalnych, kosztów noclegowych (gdy pracownik nie przedstawił dokumentów – rachunku, faktury – potwierdzających poniesiony na nocleg wydatek). Ryczałtowy charakter ma również dieta, gdyż jej wysokość jest wyrażona w z góry określonej kwocie.

Zasadą jest, że pracownik otrzymuje świadczenia z tytułu podróży służbowych w postaci diet oraz zwrotu kosztów:

Nie przysługują one jedynie wówczas, gdy delegowany nie ponosi kosztów, na pokrycie których ryczałty te są przewidziane. Przy czym wyodrębnić należy tutaj dwie sytuacje:

Brak prawa do ryczałtów związany jest jedynie z drugą grupą przypadków.

Poszczególne ryczałty nie przysługują również w sytuacjach do nich odniesionych w przepisach. Ryczałt za nocleg krajowy nie przysługuje np. wtedy, gdy nocleg trwał krócej niż sześć godzin między 21 a 7. Ryczałtu na przejazdy lokalne nie wypłaca się np. wtedy, gdy pracownik spotyka się z klientem obok dworca kolejowego, na którym wysiadł z pociągu i na który wraca bezpośrednio po spotkaniu. Nie ma podstaw do otrzymywania ryczałtu przeznaczonego na pokrycie kosztów jazd lokalnych, gdyż takie przejazdy nie mają miejsca.

W art. 77

5

k.p. i rozporządzeniach wykonawczych wydanych na jego podstawie ustawodawca nie uzależnił wypłaty ryczałtu za noclegi od przedstawienia dowodów, że koszty te pracownik rzeczywiście poniósł

(wyrok Sądu Najwyższego z 19 lutego 2007 r., I PK 232/06, Pr.Pracy 2007/6/ 29).

Przykład

Brak dowodów

Pracownik po powrocie z delegacji nie przedstawił dokumentów potwierdzających poszczególne wydatki. Stwierdził, że chce otrzymać jedynie ryczałty. Miał opłacony z góry przelot, nie ponosił innych kosztów przejazdu. Czy należy się domagać dowodów potwierdzających poniesienie wydatków objętych ryczałtami?

Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty potwierdzające poszczególne wydatki, ale nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Nie można uzależnić wypłaty ryczałtów od przedstawienia dowodów potwierdzających wydatki. Nie przysługują dopiero wtedy, gdy pracodawca wykaże, że występowały ku temu przesłanki (np. pracownik miał opłacone noclegi).

Jeśli nie wystąpiły sytuacje powodujące brak prawa do poszczególnych ryczałtów, to w opisywanej sytuacji pracownik powinien je otrzymać.

Informacje z pisma

Zasadą jest dokumentowanie wydatków fakturami, rachunkami lub innymi dowodami. Jednak w razie braku możliwości przedstawienia dokumentu potwierdzającego wydatek, pracownik składa pisemne oświadczenie, w którym:

Oświadczenia te należy weryfikować w zakresie wysokości wskazanej kwoty, jak również ewentualnie okoliczności wyłączających prawo do danego świadczenia. Ponadto w miarę możliwości pracodawca powinien starać się uzyskać formalny dokument potwierdzający koszt (duplikat zgubionej faktury, wystąpić do hotelu o wystawienie faktury w przypadku braku możliwości uzyskania jej przez pracownika). Dotyczyć to może jednak jedynie dokumentów odtwarzalnych. Utracone bilety na przejazd, przy braku pobrania faktury na usługę przewozową oznaczają zwykle ich bezpowrotną stratę.

Wierzyć na słowo

W wielu przypadkach spora część rozliczenia opiera się na informacjach pozyskiwanych od pracownika. Dotyczy to np. faktu zapewnienia przez stronę zagraniczną bezpłatnych przejazdów niewynikających z wcześniejszych ustaleń czy też godziny przekroczenia granicy przy przejeździe lądowym.

Zgodnie z § 5 ust. 3 rozporządzenia delegacyjnego, w uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrotu innych kosztów podróży lub ich wysokość.

Przykład

Godzina przekroczenia granicy

Pracownik wrócił z zagranicznej podróży, w którą udał się samochodem. Pracodawca powinien od niego pobrać oświadczenie o godzinie przekroczenia granicy, bo ma to istotne znaczenie w zakresie ustalenie wysokości należnej mu diety. Często na podstawie oświadczenia pracownika można określić, czy przysługuje mu pełna dieta (informacja o wyżywieniu zapewnionym w cenie usługi noclegowej), czy ryczałty na jazdy lokalne (np. w razie zapewnienia darmowych przejazdów przez stronę zagraniczną).

Można sugerować pobieranie takich oświadczeń jako zasadę przy rozliczaniu każdego wyjazdu. Pracodawca w ten sposób uzyskuje zarówno informacje niezbędne do rozliczenia wyjazdu, jak i potwierdzenie dołożenia należytej staranności do dokonania prawidłowego rozliczenia. Tego rodzaju oświadczenie staje się dokumentem, który może stanowić podstawę do pociągnięcia pracownika do odpowiedzialności porządkowej i dyscyplinarnej (nawet wskazując na ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych) w razie, gdy pracodawca wykryje, że zawiera nieprawdę. W skrajnych przypadkach może nawet doprowadzić do zgłoszenia podejrzenia popełnienia przestępstwa związanego z wyłudzeniem kwoty nienależnych świadczeń.

Obowiązek składania tego typu oświadczeń można wprowadzić w regulacjach wewnętrznych. Przykładowy zapis może brzmieć następująco:

Stwarzając wzór oświadczenia obowiązujący pracowników pracodawca prowadzi do uzyskania wyczerpującego zakresu informacji niezbędnych do dokonania rozliczeń.

Przykład

Nieprawdziwe informacje

Pracownik był przez kilkanaście dni (15 noclegów) w Madrycie. Przy rozliczaniu delegacji zagranicznej złożył – zgodnie z wymogiem pracodawcy – oświadczenie, że hotel nie zapewniał w cenie noclegu śniadań i że musiał ponieść koszty dojazdów z lotniska i potem na lotnisko, a także przejazdów lokalnych.

Po przypadkowej rozmowie z kontrahentem zagranicznym okazało się, że pracownik miał zapewnione codzienne przejazdy na trasie hotel – siedziba kontrahenta (w której wykonywał pracę) – hotel. Nie ponosił kosztów innych jazd lokalnych. Po wejściu na stronę internetową hotelu pracodawca stwierdził również, że w ramach noclegu zapewnione było śniadanie w formie szwedzkiego stołu.

Pracownik na skutek swojego nieprawdziwego oświadczenia uzyskał nienależne świadczenia w kwocie:

Łącznie daje to znaczącą kwotę 192,50 euro.

W tej sytuacji pracownik niewątpliwie może zostać zwolniony dyscyplinarnie. Tego rodzaju fałszywe oświadczenie złożone w celu osiągnięcia korzyści majątkowej jest bowiem ciężkim naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych. Działanie to miało na celu wyłudzenie nienależnej kwoty pieniężnej, było celowym wprowadzeniem pracodawcy w błąd w celu uzyskania znacząco zawyżonych świadczeń. Mówimy zatem również o przestępstwie.

Trudno zakładać, że składając oświadczenie pracownik nie pamiętał (pomylił się), że miał codziennie śniadania, a codzienne przejazdy lokalne zapewniała mu strona zagraniczna. Taka pomyłka może się zdarzyć przy dłuższym wyjeździe z częstymi zmianami hoteli itp.

W zgodzie z treścią polecenia

Rozliczenie wyjazdu pracownika – złożone przez niego dokumenty, informacje oraz wypłacane na ich podstawie kwoty – powinno być zgodne z poleceniem wyjazdu służbowego (w odniesieniu do miejsc, czasu, środków transportu).

WSA w Gliwicach w wyroku z 9 grudnia 2009 r. (I SA/Gl 854/09)

wskazał, że w sytuacji, gdy z dokumentów wynikają takie nieprawidłowości jak wypłata diety czy ryczałtu innej osobie niż odbywająca podróż, inna trasa podróży, należy pominąć takie wydatki jako koszty, jeśli tych wadliwości nie da się usunąć innymi dowodami. Jednak np. w sytuacji, gdy w rozliczeniu wskazano dłuższy czas podróży niż wynika z dokumentów przewozowych, jako wydatek udokumentowany powinno się uwzględnić wysokość diet i ryczałtów za czas rzeczywistej podróży służbowej.

Koszty uzyskania przychodu

W interpretacji z 4 listopada 2010 r. (ITPB3/423-438/10/AW) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy odniósł się do pytania, czy wydatki udokumentowane paragonami fiskalnymi i oświadczeniami można zaliczyć do podatkowych kosztów uzyskania przychodów:

„w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, Wnioskodawca zleca swoim pracownikom wyjazdy służbowe na terenie kraju i za jego granicami. W trakcie delegacji pracownicy ponoszą wydatki na: paliwo, usługi gastronomiczne, opłaty za autostrady lub parkingi, przejazdy taksówkami i inne drobne wydatki (np. produkty do testowania).

Następnie, po odbyciu podróży służbowej, pracownicy dokonują zbiorczych rozliczeń poniesionych wydatków na wewnętrznym druku »rozliczenie podróży służbowej«. Zasadność poniesienia wydatków zostaje potwierdzona przez przełożonego pracownika. Do ww. rozliczenia dołączone są dowody poniesienia kosztu, takie jak: faktury, paragony fiskalne i sporadycznie oświadczenia (gdy dowód został np. zagubiony przez pracownika).

Skoro zatem przedmiotowe wydatki służą działalności gospodarczej Spółki, ponoszenie ich jest celowe i istnieje związek przyczynowy pomiędzy ich ponoszeniem a osiąganymi przez nią przychodami, to – co do zasady – mogą one stanowić koszty uzyskania przychodów, na podstawie art. 15 ust. 1 omawianej ustawy, o ile zostaną prawidłowo udokumentowane przez podatnika.

Co więcej, obowiązek wypłaty przez pracodawcę należności przysługujących pracownikowi wykonującemu na jego polecenie zadania służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową wynika z art. 775 § 1 k.p."

W sytuacji gdy zbiorcze miesięczne zestawienie delegacji odbytych przez konkretnego pracownika spełniać będzie warunki, o których mowa w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, to tym samym wydatki w ten sposób udokumentowane stanowić będą podstawę uznania za koszt uzyskania przychodu (Urząd Skarbowy w Krośnie, pismo z 10 października 2006 r., PDP 4211/IN/CIT/26/ 2006, S.Podat. 2007/2/5).