Polecenie wyjazdu a podróż służbowa

Prawidłowa kwalifikacja wyjazdów, które można uznać za delegacje, ma ogromne znaczenie praktyczne. Tylko takie podróże uprawniają pracowników do świadczeń, które są wolne od podatku i składek – przy zachowaniu zasad ich naliczania wskazanych w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z  29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU z 2013 r., poz. 167; dalej rozporządzenie).

Gdy pracodawca nieprawidłowo zakwalifikuje jako delegację wyjazd, który nie spełnia kryteriów uznania go za podróż służbową, i wypłaci za jego czas diety i inne należności bez odprowadzania od nich obciążeń publicznych, poniesie odpowiedzialność skarbowo-ubezpieczeniową.

W przepisach są obecnie dwa odrębne pojęcia podróży służbowej. Jedno dotyczy kierowców, a drugie – wszystkich innych pracowników.

Kilka warunków

Podróż służbowa polega na wykonywaniu na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się  stałe miejsce pracy pracownika lub siedziba pracodawcy. To ustawowa definicja wynikająca z art. 77

5

§ 1 kodeksu pracy.

Zatem aby wyjazd był podróżą służbową, musi – co podkreślił m.in. Sąd Najwyższy w wyroku z 22 lutego 2008 r. (I PK 208/07, OSNP 2009/11-12/134) – odbywać się:

- poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy,

- na polecenie pracodawcy,

- w celu wykonania określonego przez zwierzchnika zadania.

Poza miejsce pracy

Decydujące znaczenie ma to, czy pracownik wyjeżdża poza stałe miejsce pracy uzgodnione przez strony w umowie.  Jak wskazał Naczelny Sąd Administracyjny w Szczecinie w wyroku z 24 listopada 1999 r. (SA/Sz 1780/98), o podróży służbowej oraz o należnych z jej tytułu  należnościach – dietach, kosztach podróży – decyduje to, że delegowany realizuje zadanie poza wskazanym w umowie miejscem wykonywania pracy. Jeżeli jedzie do ustalonego miejsca wykonywania pracy, to nie odbywa podróży służbowej. Wypłacone mu wtedy dodatkowe wynagrodzenie nie jest zwolnione z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 361 ze zm.).

Przykład

Cel wyjazdu

Pracodawca kazał pracownikowi zawieźć dokumenty do kontrahenta, który ma siedzibę w miejscowości zamieszkania tego podwładnego. Szef uznał, że pracownik nie będzie musiał już wracać do pracy (wyjdzie z niej wcześniej), więc nie jest to dla niego podróż służbowa.

Jednak delegacja to również wykonywanie zadania w miejscowości zamieszkania pracownika, jeśli nie pokrywa się ona z miejscem jego pracy. Za czas takiego wyjazdu nie przysługują diety, ale w pozostałym zakresie – przede wszystkim w odniesieniu do kosztów przejazdów – stosować trzeba przepisy o podróżach służbowych.

Właściwe zapisy

W praktyce to, czy w danym przypadku pracownik faktycznie przebywał w podróży służbowej, zależy od sposobu określenia w umowie jego miejsca pracy. Trzeba je wskazać w sposób rzeczywisty, tzn. nie można go sztucznie rozszerzać ani zawężać w stosunku do tego,  co ma stanowić zwykły, powtarzalny zakres czynności pracownika w znaczeniu geograficznym.

Zapis zakreślający miejsce pracy zbyt wąsko, gdy w rzeczywistości pracownik świadczy obowiązki na pewnym obszarze i nie da się powiązać jego pracy z określoną miejscowością,  może zostać uznany za pozorny, który ma służyć obejściu przepisów o zwolnieniach z podatku i składek wypłaconych diet i innych należności za czas delegacji. Z kolei zbyt obszerne wskazanie miejsca pracy prowadzi do zablokowania wypłaty świadczeń, które zatrudniony powinien otrzymywać.

Jakkolwiek ma zostać określone miejsce pracy, zawsze trzeba się kierować rzeczywistym, faktycznym obszarem, po jakim będzie się poruszał podczas zwykłych, codziennych czynności. Warto kierować się tutaj powtarzalnością, regularnością świadczenia pracy w danym punkcie lub na danym obszarze.

Miejsce pracy powinno być także określone konkretnie. Sąd Najwyższy uznał w wyroku z 16 grudnia 2008 r. (I PK 96/08), że niedopuszczalne jest zawarcie w umowie zapisu, zgodnie z którym pracownik wyraża bezwarunkową zgodę na czasową zmianę miejsca pracy w każdym wypadku uzasadnionym potrzebami pracodawcy – tj. bez określenia miejscowości, w której miałby świadczyć obowiązki, jak i okresu, którego te zmiany dotyczą.

Przykładem niedopuszczalnego zapisu w umowie o pracę może być stwierdzenie „Pracownik zobowiązany jest do świadczenia pracy każdorazowo w miejscu, które wskaże pracodawca”. Taki zapis nie pozwala określić, do czego właściwie zobowiązuje się w tym zakresie podwładny. Nie ma tu żadnych konkretów, które pozwoliłyby na określenie stałego miejsca, czy nawet obszaru pracy. W takiej sytuacji za miejsce pracy należałoby uznać siedzibę pracodawcy (art. 454 k.c. w zw. z art. 300 k.p.).

Z inicjatywy szefa

Podróż służbowa odbywa się na polecenie pracodawcy. To realizacja pracowniczego podporządkowania, obowiązku świadczenia pracy pod kierownictwem, w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę.

Przykład

Zmiana miejsca pracy

Pracodawca podpisał z pracownikiem zatrudnionym na stałe w Warszawie porozumienie, na podstawie którego zatrudniony wyraził zgodę na pracę przez miesiąc w Gdańsku, za co ma otrzymać dodatek do pensji.

W tej sytuacji mamy do czynienia ze zgodą pracownika nie tylko na wyjazdy, ale na okresową zmianę miejsca pracy.

Gdańsk nie może być celem podróży służbowej. Wypłacony dodatek nie będzie stanowić świadczenia zwolnionego od podatku i składek na zasadach przypisanych dla świadczeń delegacyjnych.

Potwierdza to orzecznictwo sądowe. SN odniósł się do tej kwestii m.in. w uzasadnieniu wyroku z 20 lutego 2007 r. (II PK 165/06, OSNP 2008/7-8/97). Wskazał, że z przepisów regulujących podróż służbową nie wynika zakaz delegowania pracownika niemającego charakteru podróży służbowej.

W szczególności takim wyjazdem, który nie jest podróżą służbową, jest właśnie podjęcie się przez pracownika wyjazdu połączonego z wykonaniem określonej pracy na podstawie porozumienia zawartego z pracodawcą. W takim przypadku nie mają zastosowania przepisy określające należności przysługujące pracownikowi z tytułu podróży służbowej.

Dotyczą one bowiem jedynie delegowania, które ma charakter podróży służbowej, tj. delegowania narzuconego pracownikowi w drodze polecenia zobowiązującego go do odbycia takiego wyjazdu.

Przykład

Aneks do umowy

Pracodawca chce zlecić osobie na stałe zatrudnionej w Warszawie (pracownikowi biurowemu) wyjazd służbowy na pięć miesięcy do oddziału firmy znajdującej się we Wrocławiu. Tak długiego wyjazdu nie można jednak zlecić w ramach podróży służbowej. Wyjazd ten powinien być poprzedzony zmianą umowy, polegającą na wskazaniu czasowego innego miejsca pracy (Wrocław). Można jej dokonać, wypowiadając warunki pracy lub płacy. Jednak w praktyce najczęściej zawiera się w takim przypadku porozumienie z pracownikiem.

Zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego osoba, która dokonuje czynności prawnej, może  wyrazić swoją wolę przez jakiekolwiek zachowanie, które ujawnia ją w sposób dostateczny (art. 60 k.c.). Taką opinię zawiera m.in. uzasadnienie wyroku SN z 11 października 2005 r. (I PK 67/05, OSP 2007/3/36).

Przebywanie przez pracownika w delegacji dłużej niż trzy miesiące może zostać uznane za jego zgodę na czasową zmianę miejsca pracy. W konsekwencji takiego wyjazdu  nie można traktować jako podróży służbowej i przyznać mu świadczenia delegacyjne zwolnione ze składek i opodatkowania.

Zadanie służbowe

Jednym z elementów, które muszą wystąpić, żeby wyjazd można było zakwalifikować jako podróż służbową, jest cel wyjazdu. Musi nim być realizacja zleconego przez pracodawcę zadania służbowego.

To pojęcie należy traktować szeroko. Zadanie nie musi się ściśle wiązać z zakresem obowiązków pracownika, czy nawet rodzajem jego pracy. Wyjazd może być związany z realizacją także innej pracy, którą przełożony może zlecić na podstawie art. 42 § 4 k.p.

Cel wyjazdu powinien wiązać się z działalnością pracodawcy. Jednak w zdecydowanej większości przypadków trudno byłoby się tu spotkać z zarzutami. Działalność prowadzoną przez pracodawcę należy rozumieć bardzo szeroko. Obejmuje nie tylko to, co wskazane jest bezpośrednio w ewidencji działalności gospodarczej, innych rejestrach  i ewidencjach czy też wynika z przepisów kompetencyjnych dotyczących danego podmiotu. Zadanie służbowe może również obejmować działania jedynie pośrednio powiązane z głównym przedmiotem działalności pracodawcy.

Prywatne sprawy

Niekiedy pracodawca  nieoficjalnie nagradza zatrudnionego, umożliwiając mu wypoczynek na swój koszt w jakimś przyjemnym miejscu, opłacając dojazd, noclegi i wypłacając mu diety. Rozliczenie podróży, która w rzeczywistości była w całości albo w dużej części wyjazdem prywatnym pracownika, na pewno spotka się z zarzutami. Również uznanie wypłaconych pieniędzy za koszt uzyskania przychodu byłoby wtedy niezasadne.

Przykład

Adekwatne świadczenia

Pracownik jedzie z Warszawy do Berlina na dwudniową konferencję (poniedziałek – wtorek). Jednak wyleciał z Warszawy już w środę rano i wraca we wtorek wieczorem, po zakończeniu konferencji. W tej sytuacji pobyt w Berlinie od środy do niedzieli jest całkowicie oderwany od celu wyjazdu. Jeżeli nie da się uzasadnić konieczności na tyle wczesnego przyjazdu (byłoby tak np. wówczas, gdyby pracownik przygotowywał tę konferencję), to pobytu w tym czasie nie można traktować jako delegacji.