Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę, aby pojechał on w podróż służbową – zarówno krajową, jak i zagraniczną – samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem, który nie należy do firmy. Do końca lutego motocykl i motorower dozwolone były tylko przy krajowych wyjazdach. Przy wyjeździe zagranicznym dopuszczalny był tylko samochód osobowy.

Inicjatorem pracownik

Nie można narzucić pracownikowi, żeby wybrał się w podróż pojazdem, który nie należy do pracodawcy. Można wyłącznie zasugerować mu takie rozwiązanie.

Występuje tutaj następująca konstrukcja:

- pracownik wnioskuje o zgodę na przejazd swoim samochodem prywatnym, motocyklem lub motorowerem (lub pojazdem, którym dysponuje, a które nie należy do firmy),

- pracodawca wyraża na to zgodę (lub nie; wówczas określa inny środek transportu),

- pracodawca ustala kwotę zwrotu, kierując się zarówno regulacjami wewnętrznymi, jak i przepisami wskazującymi maksymalną kwotę zwrotu.

Przykład

Zgoda pod warunkiem

Pracodawca wyraził zgodę na przejazd wnioskowanym przez pracownika pojazdem warunkowo, tzn. z zastrzeżeniem, że ten zgodzi się przewieźć inną osobę udającą się wraz z nim w delegację. Pracodawca nie ma prawa zobowiązać pracownika, żeby przewiózł prywatnym samochodem inną osobę.

Może jednak to z nim uzgodnić. W przedstawionej sytuacji szef uzależnił wydanie zgody na przejazd samochodem od zgody pracownika na przewiezienie innej osoby. Jest to dopuszczalne. W takim przypadku koszty przejazdu rozliczy na podstawie tzw. kilometrówki, czyli według kosztów za kilometr przebiegu pojazdu. Pracownik będący pasażerem nie otrzyma żadnego zwrotu wydatków, bo ich nie poniósł.

Ryczałt za kilometr

Rozliczenie z pracownikiem, który wyjechał służbowo pojazdem niebędącym własnością pracodawcy, odbywa się na podstawie ryczałtu za każdy kilometr przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówka). Stawkę zwrotu za jeden przejechany kilometr ustala przy tym pracodawca. Jest jednak związany maksymalną stawką określoną w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 1265).

Kwoty te określa rozporządzenie ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (DzU nr 27, poz. 271 ze zm.) >patrz tabelka.

Kwoty wskazane przez ministra infrastruktury to stawki maksymalne. W razie ich przekroczenia nie ma możliwości zaliczenia nadpłaty do kosztów uzyskania przychodu. Ponadto od nadwyżki trzeba odprowadzić zarówno zaliczkę na podatek dochodowy, jak i składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. W sferze budżetowej stanowi to natomiast naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

Użytkowanie pojazdu można rozliczyć tylko w oparciu o przyjętą stawkę przemnożoną przez liczbę faktycznie przejechanych w delegacji kilometrów.

Przykład

Narzucone zasady

Pracodawca ustalił, że zwrot użytkowania samochodów prywatnych w przejazdach delegacyjnych następować będzie ryczałtowo, przy zastosowaniu cen biletów II klasy PKP TLK dla danej trasy przejazdu. Jest to nieprawidłowe. Użytkowanie samochodów prywatnych przez pracowników trzeba rozliczać według stawek za każdy kilometr przebiegu pojazdu.

Stosując inne stawki niż wskazane w przepisach rozporządzenia, pracodawca nadal musi odnosić się do stawki za kilometr przebiegu, dokonując rozliczenia na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu – brać musi pod uwagę faktyczną liczbę przejechanych kilometrów. Przyjęcie do rozliczenia użytkowania samochodu ceny biletu PKP na danej trasie jest nieprawidłowe.

Uwaga na dyskryminację

To, że pracodawca ustala wysokość zwrotu, kierując się maksymalną kwotą określoną przez ministra infrastruktury, nie może oznaczać ani tego, że pracownik w chwili uzgodnienia użytkowania pojazdu niebędącego własnością pracodawcy nie zna kwoty, ani też tego, że pracodawca różnicuje stawki zwrotu dla poszczególnych osób. To drugie oznaczać może bowiem niejednolite traktowanie pracowników w zatrudnieniu, a więc dyskryminację.

Przykład

Nierówne prawa

Pani Magda, jadąc w delegację swoim samochodem, otrzymała zwrot kosztów w wysokości 50 proc. stawki wynikającej z rozporządzenia ministra infrastruktury. Kilka dni później pan Michał jechał w podróż służbową, a pracodawca rozliczył ją według 100 proc. stawki wynikającej z tego rozporządzenia. Sytuacja pani Magdy została ukształtowana gorzej niż pana Michała.

Za naruszenie zasady równego traktowania w zatrudnieniu uważa się różnicowanie przez pracodawcę sytuacji pracownika z jednej lub kilku przyczyn wymienionych w art. 183a § 1 k.p., którego skutkiem jest m.in. niekorzystne ukształtowanie wynagrodzenia za pracę lub innych warunków zatrudnienia albo pominięcie przy awansowaniu lub przyznawaniu innych świadczeń związanych z pracą, chyba że pracodawca udowodni, że kierował się obiektywnymi powodami. Zatem kodeks pracy przerzuca ciężar dowodowy na pracodawcę, który musi wykazać, że kierował się obiektywnymi powodami takiego, a nie innego ukształtowania sytuacji.

Pracownik, który twierdzi, że jest nierówno traktowany, musi jedynie wykazać fakt odmiennego ukształtowania jego sytuacji w zakładzie pracy. Jeśli pracodawcy nie uda się odeprzeć tego zarzutu wykazując, że zróżnicowanie to nie ma charakteru dyskryminacyjnego, odpowie za naruszenia w tym zakresie.

Gdyby pani Magda z przykładu wskazała, że jej sytuacja została ukształtowana gorzej ze względu na płeć, pracodawca będzie musiał wykazać, że kierował się innymi, obiektywnymi kryteriami. Przy delegacjach odbywanych w bardzo bliskich odstępach czasu może to być trudne.

Najlepiej gdy pracodawca ustali wysokość zwrotu w przepisach wewnątrzzakładowych. Daje to stosunkowo dużą pewność i jasność sytuacji, a ponadto jest rozwiązaniem systemowym.

Konieczna ewidencja

Kilometrówkę należy rozliczać na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu. Prowadzi się ją, gdy:

Pamiętajmy, że liczba kilometrów wskazana w ewidencji przebiegu musi się wiązać bezpośrednio z realizacją zadania służbowego.

Bez prawa ruchu

Zmiany wysokości świadczeń z tytułu podróży służbowych w stosunku do tego, co wynika z rozporządzenia delegacyjnego, nie mogą występować u pracodawców należących do sfery budżetowej. W odniesieniu do nich bezpośrednio stosujemy przepisy rozporządzeń delegacyjnych.

Rozporządzenie stwarza jednak tutaj, jak już wyżej zaznaczono, pewien wyjątek od reguły ścisłego ustalania wysokości świadczeń (posługując się zwykle zwrotami jednoznacznymi jak „dieta wynosi", „ryczałt przysługuje w wysokości" itp.). Powoduje to, że określenia niższej kwoty za kilometr przebiegu pojazdu nie można uznać za „zmianę wysokości świadczeń" bezpośrednio narzuconych w rozporządzeniu delegacyjnym. Mamy tu raczej do czynienia z dookreśleniem warunków zwrotu kosztów, znajdującym oparcie w przepisach rozporządzenia.

Akurat w kontekście tego zwrotu możemy mieć do czynienia z pewną dowolnością także pracodawcy „budżetowego". O ile w sferze budżetowej nie można zmieniać wysokości diet ani innych należności delegacyjnych wskazanych w przepisach rozporządzenia, o tyle w odniesieniu do kilometrówki możliwe są rozliczenia na niższym poziomie niż maksymalny, wskazany w powszechnych przepisach.

Przykład

Uzasadnione wahania

Z miejscowości rozpoczęcia delegacji do miejscowości docelowej jest 100 km. W dwie strony będzie to zatem 200 km. Pracownik jedzie tylko na jednodniową delegację, na spotkanie z jednym kontrahentem. Zaparkował obok siedziby kontrahenta i nie wykonuje już żadnych innych zadań służbowych. Rozliczenie nie musi opiewać dokładnie na 200 km. Przepisy nie narzucają, że podróż musi się odbywać najkrótszą geograficznie trasą. Często wybiera się trasę o nieco dłuższej odległości, ale krótszą czasowo.

Mogą też wystąpić roboty drogowe czy objazdy, które powodują zwiększenie liczby kilometrów. Także w samej miejscowości docelowej pracownik przemieszcza się nadal służbowo. Różnica w tym przypadku może być jednak niewielka – rozliczenie dotyczyć może 220–230 km. Trudno byłoby jednak uzasadnić rozliczenie w tej sytuacji 400 przejechanych kilometrów. Osoba rozliczająca w imieniu pracodawcy koszty podróży powinna zareagować w razie otrzymania takiego rozliczenia.