Pracownik powinien przedłożyć rozliczenie kosztów podróży w ciągu 14 dni od dnia zakończenia wyjazdu. W praktyce chodzi o to, żeby złożył wszelkie informacje, które posłużą do naliczenia należnych mu świadczeń. Przy czym odpowiedzialność za prawidłowe naliczenie i wypłatę świadczeń ze stosunku pracy ponosi pracodawca. Oczywiście musi bazować na przekazanych przez pracownika dokumentach i oświadczeniach, ale samo naliczenie należności pozostaje już po jego stronie.
Termin 14 dni na złożenie przez pracownika tak rozumianego rozliczenia dotyczy zarówno delegacji krajowych, jak i zagranicznych.
Przykład
14-dniowy termin
Pracownik zakończył zagraniczną podróż służbową i przekroczył granicę niemiecko-polską 8 kwietnia o godz. 23. Do miejscowości zakończenia podróży (Poznań) dotarł 9 kwietnia o godz. 2. Delegacja zakończyła się zatem 9, a nie 8 kwietnia, wraz z przyjazdem do miejscowości zakończenia podróży. Za zakończenie delegacji nie można przyjąć zakończenia jej zagranicznej części.
Bieg 14-dniowego terminu liczy się od dnia zakończenia delegacji, ale przy jego ustaleniu nie bierze się pod uwagę tego dnia. Jeżeli początkiem terminu oznaczonego w dniach jest pewne zdarzenie, przy obliczaniu terminu nie uwzględnia się dnia, w którym to zdarzenie nastąpiło. Termin oznaczony w dniach kończy się z upływem ostatniego dnia (art. 111 k.c.). Pracownik powinien się zatem rozliczyć najpóźniej 23 kwietnia.
Niedotrzymanie przez pracownika terminu może być uzasadnione obiektywną sytuacją (np. chorobą). Jeśli takiego uzasadnienia nie ma, to za nierozliczenie się w terminie wskazanym w rozporządzeniu pracownik może ponieść odpowiedzialność porządkową, a z jego pensji pracodawca może potrącić kwotę udzielonej zaliczki. W żadnym jednak wypadku nie można przyjąć, że niezachowanie terminu oznacza utratę prawa do należności z tytułu podróży służbowej. Roszczenia pracownicze przedawniają się bowiem z upływem trzech lat od dnia, w którym stały się wymagalne (art. 291 § 1 k.p.).
Kara za nieterminowość
Za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy, pracodawca może stosować:
Rozporządzenie nakłada na pracownika obowiązek rozliczenia w ciągu 14 dni od zakończenia podróży. Dodatkowo taką informację zawiera druk polecenia wyjazdu służbowego. Niedotrzymanie rozliczenia w terminie może więc być – podobnie jak niewypełnianie innych obowiązków pracowniczych – podstawą do zastosowania odpowiedzialności porządkowej.
Przykład
Wbrew ustalonym regułom
W regulaminie wynagradzania / instrukcji dotyczącej podróży służbowych wskazano:
Takie zapisy w wewnętrznych przepisach firmy będą dodatkowo uświadamiały pracownikom konieczność rozliczenia w ciągu dwóch tygodni od powrotu z delegacji.
Gdy pracownik nie dotrzyma terminu na złożenie rozliczenia z delegacji, pracodawca ma prawo na podstawie art. 87 § 1 pkt 3 k.p. potrącić z należnego mu wynagrodzenia kwotę zaliczki udzielonej mu na wyjazd. Nie musi go przy tym pytać o zgodę.
Bez zgody pracownika z jego wynagrodzenia można potrącać jedynie należności wskazane w art. 87 k.p. należności (z pensji po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne i zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych).
Zaliczka do zwrotu
uzasadniona data niż rozliczenie, które może zostać dokonane faktycznie w bardzo różnych terminach po zakończeniu podróży.
Karta kredytowa
Pracodawca moż Wśród nich wymienia się m.in. zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi. Zaliczka wskazana w tym przepisie to kwota otrzymana przez pracownika od pracodawcy do rozliczenia się, przeznaczona na wydatki, które zatrudniony ma ponieść w związku z pracą. Obejmuje to więc także zaliczkę udzieloną na poczet kosztów związanych z wyjazdem w podróż służbową.
Jeżeli zatem pracownik nie rozliczy się we wskazanym powyżej terminie z zaliczki otrzymanej na niezbędne koszty podróży i pobytu w delegacji, pracodawca ma prawo potrącić ją z wynagrodzenia tej osoby, nawet jeśli nie wyrazi ona na to pisemnej zgody. Warto zastrzec od razu przy kwitowaniu zaliczki, że brak rozliczenia w terminie 14 dni wiązać się będzie z dokonywaniem potrąceń z przysługującej pracownikowi pensji, co pracownik podpisuje.
Ewentualne potrącenie jest jednak ograniczone kwotowo. W praktyce w wielu przypadkach – zwłaszcza przy dłuższych wyjazdach zagranicznych – nie będzie możliwe odzyskanie kwoty udzielonej zaliczki z jednej pensji pracownika, ponieważ potrącenie ograniczone są zarówno w odniesieniu do pensji pracownika (mogą stanowić tylko pewną jej część), jak i kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę.
Należy przy tym także pamiętać o kwotach wolnych od potrąceń. Przy potrącaniach zaliczki pieniężnej jest to równowartość 75 proc. minimalnego wynagrodzenia za pracę z tytułu zatrudnienia w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.
Po kursie NBP
Koszty podróży zagranicznej należy rozliczać w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia (§ 20 ust. 3 rozporządzenia). Przepisy odnoszą się tu zatem do kursu z dnia udzielenia zaliczki w stosunku do całego rozliczenia. Nie należy więc brać pod uwagę kursu walut z dnia dokonywania rozliczenia czy z dnia zakończenia podróży.
Przykład
Data dla kursu walut
Pracownik jadący w podróż zagraniczną odmówił przyjęcia zaliczki. Ostatecznie więc jej nie otrzymał. Jaki kurs należy przyjąć w takim przypadku do rozliczenia delegacji?
W przepisach przyjęto założenie, zgodnie z którym zaliczki w delegacjach zagranicznych są zawsze wypłacane. Mogą się jednak zdarzyć sytuacje, w których tak nie będzie – gdy konieczność wyjazdu powstanie w ostatniej chwili lub gdy pracodawca spotka się z odmową jej przyjęcia.
Skoro w przedstawionej sytuacji pracownik nie otrzymał zaliczki, to nie ma możliwości odniesienia się do kursu walut z dnia jej wypłaty. Nie można bowiem przyjąć, że dniem wypłaty jest określona data:
Jeśli nie było wypłaty zaliczki, to w zakresie przeliczeń można się odnieść do kursu z dnia rozliczenia zaliczki/dnia poprzedzającego rozliczenie. Dobrym rozwiązaniem jest także odniesienie się do tej kwestii w przepisach wewnętrznych i wprowadzenie w takich przypadkach jednolitej zasady, np. kursu z dnia zakończenia podróży. Jest to bardziej uzasadniona data niż rozliczenie, które może zostać dokonane faktycznie w bardzo różnych terminach po zakończeniu podróży.
Karta kredytowa
Pracodawca może udzielić delegowanemu zaliczki pieniężnej podlegającej rozliczeniu na podstawie art. 87 § 1 pkt 3 k.p. umożliwiając mu korzystanie z karty kredytowej. Z żadnych przepisów kodeksu pracy nie wynika bowiem, że zaliczka pieniężna musi mieć formę gotówkową (tak samo jak wypłata wynagrodzenia za pracę może następować w innej formie niż pieniężna – art. 86 § 2 i 3 k.p.).
Nie można więc wykluczyć udzielania zaliczki w formie przelewu bankowego lub przez umożliwienie korzystania z karty kredytowej. Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z 20 sierpnia 2008 r. (I PK 39/08, OSNP 2010/1-2/9).
Kilka przewinień podstawą do rozstania
Niezłożenie w terminie rozliczenia nie może jednostkowo być uznane za przyczynę uzasadniającą rozstanie z pracownikiem. Warto jednak zwrócić uwagę na to, że postawę zatrudnionych osób ocenia się łącznie.
Sąd Najwyższy w wyroku z 8 stycznia 2007 r. (I PK 187/06, M.P.Pr. 2007/5/251)
wskazał, że możliwa jest sytuacja, w której żadna z podanych przyczyn samodzielnie nie uzasadnia wypowiedzenia, lecz łącznie czynią one wypowiedzenie zasadnym.
Powtarzające się niedotrzymywanie terminu na złożenie rozliczenia, często wraz z innymi drobnymi „przewinieniami" (spóźnienia do pracy, nieterminowe wykonanie zadań) tworzą także pewien obraz „łączny" zaangażowania się pracownika w pracę. Konsekwentne stosowanie kar porządkowych może więc zmniejszyć zakres niedociągnięć odnośnie dotrzymywania tego terminu przez pracowników.
