Świadectwo pracy jest dla pracownika najistotniejszym dokumentem potwierdzającym jego staż pracy pod kątem m.in. prawa do emerytury. Wielu zatrudnionych przekonuje się o tym dopiero w momencie, gdy wnioskują o przyznanie tego świadczenia. Często okazuje się wówczas, że prawidłowość jego wystawienia budzi wątpliwości.

W praktyce problemy występują również przy codziennym wdrażaniu w życie postanowień rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (DzU nr 60, poz. 282 ze zm.).

Gdzie wskazać powód rozstania w trybie natychmiastowym

Wyjaśnienia stanowiące składową załącznika rozporządzenia zawierającego wzór świadectwa pracy wskazują, że w pkt 3 lit. a tego dokumentu należy wskazać tryb rozwiązania stosunku pracy określony w art. 30 § 1 kodeksu pracy. W przypadku rozwiązania umowy za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia, informację tę uzupełnia się, wskazując stronę stosunku pracy, która złożyła oświadczenie woli w tej sprawie.

Pracownik ma prawo rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia tylko w trybie uregulowanym w art. 55 kodeksu pracy. Zatem z tej perspektywy omawiana regulacja nie budzi wątpliwości. Inaczej jest w przypadku powodów leżących po stronie pracodawcy. Może on rozwiązać angaż w oparciu o art. 52 § 1 k.p. w razie:

- ciężkiego naruszenia podstawowego obowiązku pracowniczego (pkt 1),

- popełnienia w czasie trwania umowy przestępstwa uniemożliwiającego dalsze zatrudnienie (pkt 2) lub

- zawinionej utraty uprawnień koniecznych do wykonywania pracy (pkt 3).

Pracodawca może rozwiązać umowę z pracownikiem bez wypowiedzenia również w razie jego przewlekłej niezdolności do pracy spowodowanej chorobą, przekraczającej okres pobierania zasiłku wskazany w art. 53 k.p. Nie rozróżnia ich art. 30 § 1 pkt 3 k.p., a uzupełnienie tej informacji o wskazanie pracodawcy jako strony nie rozstrzyga, w którym z omawianych trybów rozwiązano umowę. Jest to niezmiernie istotne, gdyż zależy od tego prawo pracownika np. do zasiłku dla bezrobotnych.

Przykład

Pracownik zatrudniony w zakładzie od czterech lat miał wypadek samochodowy, w wyniku którego stał się niezdolny do pracy. Przez 182 dni przebywał na zwolnieniu lekarskim, a następnie ZUS przyznał mu świadczenie rehabilitacyjne na pół roku. Po pierwszych trzech miesiącach korzystania z niego, pracodawca rozwiązał stosunek pracy w trybie art. 53 § 1 pkt 1 lit. b k.p.

Wystawił pracownikowi świadectwo pracy, które w pkt 3 lit. a wskazuje jako tryb rozwiązania umowy jedynie art. 30 § 1 pkt 4 – przez pracodawcę. ZUS nie przyznał pracownikowi dalszego świadczenia rehabilitacyjnego ani renty, więc zarejestrował się on jako osoba bezrobotna.

Przez najbliższe trzy miesiące nie otrzyma jednak zasiłku dla bezrobotnych, gdyż treść świadectwa pracy sugeruje, że w okresie sześciu miesięcy przed zarejestrowaniem się w PUP spowodował rozwiązanie stosunku pracy ze swej winy (art. 75 ust. 1 pkt 3 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, tekst jedn. DzU z 2008 r. nr 69, poz. 415 ze zm.).

Nie ulega więc wątpliwości, że świadectwo pracy powinno zawierać podstawę prawną rozwiązania umowy, szczególnie jeśli inicjatywa wyszła od pracodawcy i miała ona natychmiastowy skutek. Wątpliwości dotyczą jedynie miejsca, w którym powinna znaleźć się taka adnotacja.

Można by uznać, że powinien to być pkt 3 lit. b, gdzie ustawodawca przewidział miejsce na szczególne przypadki rozwiązania stosunku pracy. Jednak wyjaśnienia, jak wypełniać to pole, wskazują, by wykazywać tam wyłącznie rzeczywiście wyjątkowe przypadki. Zamieszcza się w nim bowiem wzmiankę o:

- rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia, za siedmiodniowym uprzedzeniem, w ciągu dwóch miesięcy od przejęcia zakładu pracy przez nowego pracodawcę,

- rozwiązaniu umowy w wyniku odmowy przyjęcia nowych warunków pracy przez osoby zatrudnione na innej podstawie niż stosunek pracy, w ciągu siedmiu dni od przejęcia zakładu przez nowego pracodawcę (art. 231 § 4 i 5 k.p.).

- rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia za trzydniowym uprzedzeniem przez pracownika, który został przywrócony do pracy wyrokiem sądu, a uprzednio podjął zatrudnienie na rzecz innego podmiotu (art. 48 § 2 k.p.),

- rozwiązaniu umowy za miesięcznym wypowiedzeniem przez pracownika, który został powołany na stanowisko, gdy pozostawał w zatrudnieniu, w którym obowiązywał go trzymiesięczny okres wypowiedzenia (art. 683 k.p.),

- niezwłocznym rozwiązaniu umowy, gdy lekarz orzeknie, że dana praca zagraża zdrowiu młodocianego, a pracodawca nie może zmienić mu rodzaju pracy (art. 201 § 2 k.p.).

Skoro pkt 3 lit. b świadectwa pracy nie jest odpowiednim miejscem, aby zamieścić informację o trybie, w którym został rozwiązany stosunek pracy bez wypowiedzenia z inicjatywy pracodawcy, pozostaje wskazanie jej w lit. a tego punktu. W praktyce świadectwo pracy pracownika z przykładu mogłoby zatem zawierać zapis: „art. 30 § 1 pkt 3 k.p. w związku z art. 53 § 1 pkt 1 lit. a k.p. – przez pracodawcę w związku z przekroczeniem okresu zasiłkowego".

Podobny problem praktyczny wystąpi w przypadku rozwiązania umowy o pracę w trybie uregulowanym w art. 1 lub 10 ustawy z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (DzU nr 90, poz. 844 ze zm.).

Choć z rozporządzenia w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy nie wynika, by pracodawca miał obowiązek wskazać, że rozwiązał umowę w oparciu o przepis tej ustawy, może to mieć kluczowe znaczenie dla pracownika. Z jednej strony zapis ten warunkuje prawo do zasiłku dla bezrobotnych w przypadku rozwiązania umowy w trybie porozumienia stron, z drugiej może mieć istotny wpływ na prawo zwolnionego do świadczenia przedemerytalnego.

Przykład

Pracownik otrzymał wypowiedzenie uzasadnione likwidacją zakładu pracy. Miał wówczas ukończone 62 lata i posiadał staż pracy przekraczający 25 lat. Zarejestrował się w urzędzie pracy i przez sześć miesięcy pobierał nieprzerwanie zasiłek dla bezrobotnych. W tym czasie nie odrzucił żadnej oferty pracy, gdyż nikt nie był zainteresowany zatrudnieniem osoby w okresie ochronnym.

Po upływie sześciu miesięcy złożył wniosek o przyznanie świadczenia przedemerytalnego. To, czy uzyska do niego prawo zależy od tego, czy pracodawca wskazał w treści świadectwa pracy, że rozwiązanie umowy miało związek z likwidacją zakładu pracy.

Ten zapis mógłby brzmieć następująco: „art. 30 § 1 pkt 2 k.p. w związku z art. 1 ustawy z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (DzU nr 90, poz. 844 ze zm.) – przez pracodawcę w związku z całkowitą likwidacją zakładu pracy".

Czy możliwa jest praca po godzinach przez okrągły rok

Omawiane rozporządzenie nie przewiduje także obowiązku wskazania w treści świadectwa pracy informacji o stopniu wykorzystania rocznego limitu nadgodzin. A jest to niezwykle istotne dla nowego pracodawcy, który zatrudnia pracownika w trakcie roku kalendarzowego.

Limit wynikający z art. 151 § 3-4 k.p. jest bowiem przypisany do roku kalendarzowego, a co za tym idzie – niezależny od zmian pracodawców w trakcie jego trwania. W skrajnych przypadkach pracownik mógłby wypracować cały limit w poprzednim zakładzie, co uniemożliwiłoby polecanie mu nadgodzin wynikających ze szczególnych potrzeb nowego pracodawcy do końca tego roku.

Jedynym miejscem, w którym mogłaby znaleźć się taka informacja jest pkt 6 świadectwa pracy, czyli „informacje uzupełniające". W intencji ustawodawcy miejsce to miało jednak służyć umieszczeniu informacji o uznanych, a niewypłaconych z braku środków finansowych, należnościach ze stosunku pracy. Na żądanie pracownika pracodawca ma tam też wykazywać wysokość i składniki wynagrodzenia, uzyskane kwalifikacje oraz informacje o prawomocnym wyroku sądu przywracającym do pracy lub przyznającym odszkodowanie.

Uwaga!

Podobne problemy wiążą się z tym, że ustawodawca nie przewidział we wzorze świadectwa pracy rubryki, w której należy wykazać fakt skorzystania z urlopu ojcowskiego. Nieodnotowanie tego faktu może natomiast prowadzić do prób wyłudzenia drugiego urlopu przez pracownika – ojca, który zmienił miejsce pracy przed ukończeniem pierwszego roku życia dziecka.

Jakie znaczenie ma zmiana nazwy lub siedziby firmy

Poważne problemy z wypełnieniem druku świadectwa pracy mają służby kadrowe pracodawców, którzy zmienili np. nazwę zakładu lub formę prawną prowadzenia działalności (czego nie należy mylić z przypadkami przejęcia zakładu w trybie art. 231 k.p.). Wystawienie świadectwa pracy pracownikowi, który odchodzi z zakładu już po zmianie jego nazwy, rodzi poważne wątpliwości, jaka ma być treść tego dokumentu.

Jednak mimo braku odpowiednich regulacji nie należy wskazywać, że „pracownik był zatrudniony w okresie od ... do na rzecz jednego podmiotu, a następnie w okresie od ... do pracował na rzecz nowego podmiotu".

Taka procedura jest bowiem zastrzeżona dla przypadków przejęcia zakładu pracy przez nowego pracodawcę. Jest on bowiem następcą prawnym poprzedniego pracodawcy, dzięki czemu – mimo zmiany podmiotu zatrudniającego – nie doszło do rozwiązania stosunku pracy. Wobec tego w zatrudnieniu pracowników występują dwa okresy, które powinny znaleźć odzwierciedlenie w treści tego dokumentu. Jeśli jednak zmiana nie dotyczy podmiotu jako takiego, a jedynie jego nazwy czy siedziby, pracodawca wystawiając świadectwo powinien posługiwać się aktualnymi danymi.

Przykład

Pracodawca rozpoczął działalność jako spółka jawna. W miarę rozwoju firmy wspólnicy podjęli decyzję o zmianie formy organizacyjno-prawnej na spółkę kapitałową z o.o. W takim przypadku świadectwa pracy wystawiane pracownikom o dłuższym stażu pracy, którzy pracowali zarówno w sp. j., jak i sp. z o.o., po przekształceniu formy prawnej powinny być wystawiane pod nową firmą.

W ich treści nie trzeba wskazywać faktu, że zakład pracy nosił wcześniej inną nazwę. Przyjęcie odmiennych zasad i wyróżnienie obu okresów zatrudnienia mogłoby bowiem sugerować, że pracownicy zostali przejęci z częścią lub całością zakładu przez nowy podmiot w trybie art. 231 k.p.

Czy odpis dokumentu musi być na nowym druku

Powyższe zasady mają również zastosowanie przy wydawaniu byłym pracownikom odpisu świadectwa pracy w sytuacji, gdy w czasach ich aktywności zawodowej przedsiębiorstwo nosiło inną nazwę, miało inny zarząd, formę prawną lub siedzibę.

Przepisy prawa nie regulują co prawda sposobu wystawiania odpisów świadectwa pracy. Przyjmuje się jednak, że należy go wystawiać na aktualnym druku, nawet jeśli oryginał został sporządzony pod rządami nieobowiązujących już przepisów.

Zgodnie bowiem z definicją słownikową, odpis to kopia dokumentu sporządzona przez jego przepisanie. To oznacza, że nie można go zastąpić skanem czy kserokopią dokumentu, nawet gdyby je poświadczyć za zgodność z oryginałem. Od zwykłego świadectwa pracy odpis odróżnia to, że umieszcza się na nim dopisek „DUPLIKAT z dnia..." oraz fakt, że obok informacji o osobach, które wystawiły niegdyś oryginał świadectwa, znajduje się także podpis aktualnego pracodawcy lub osoby, która sporządzając duplikat działa w jego imieniu.

Przykład

Pan Karol był zatrudniony w przedsiębiorstwie państwowym X, którego następcą prawnym jest spółka Y. Po wielu latach zwrócił się do firmy Y o wystawienie duplikatu świadectwa pracy.

Spółka powinna poświadczyć okres zatrudnienia na aktualnym wzorze, przepisując na dokument dane ze świadectwa wystawionego przez firmę X, przechowywanego w aktach osobowych pracownika. Pod tym dokumentem należy jednak umieścić pieczęć aktualnego pracodawcy, gdyż nie ma on prawa posługiwać się znakiem przejętego i nieistniejącego już przedsiębiorstwa.

Problematyczna bywa nawet kwestia osób uprawnionych do wystawienia świadectwa pracy. Nie muszą to być pracownicy zakładu. Pracodawca może bowiem upoważnić do wystawiania takich dokumentów osoby trzecie, np. zatrudnione w firmie świadczącej na rzecz pracodawcy usługi kadrowo-płacowe. Wystarczy do tego zwykłe pełnomocnictwo w formie pisemnej, które nie musi być załączone do przesłanego czy wręczonego pracownikowi dokumentu.

Uwzględniając jednocześnie to, że świadectwo pracy jest oświadczeniem wiedzy, w którym najistotniejsze znaczenie odgrywa treść, a nie forma, kontrola dokumentu sprowadza się do weryfikacji danych ujętych w jego pkt 1-6, a nie umocowania danej osoby do jego podpisania. Jest to wewnętrzna sprawa pracodawcy, w którą nie ingeruje ZUS ani sądy pracy.

Autorzy są byłymi pracownikami PIP, aktualnie wspólnikami w firmie doradczo – szkoleniowej Pogotowie Kadrowe Sp. j.