Pensję za urlop szkoleniowy pracodawca kalkuluje jak płacę za urlop wypoczynkowy z zastrzeżeniem dotyczącym ruchomych składników (§ 5 rozporządzenia MPiPS z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy, DzU nr 62, poz. 289 ze zm. w związku z rozporządzeniem MPiPS z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop, DzU nr 2, poz. 14 ze zm., dalej rozporządzenie urlopowe).
Przy obliczaniu wynagrodzenia za urlop szkoleniowy uwzględniamy wyłącznie wynagrodzenia i inne świadczenia ze stosunku pracy, z wyjątkiem:
- jednorazowych i nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź konkretne osiągnięcie, np. nagrody,
- wynagrodzenia za czas gotowości do pracy i niezawinionego przez pracownika przestoju,
- gratyfikacji (nagrody) jubileuszowej,
- wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy i inną usprawiedliwioną absencję w pracy,
- pieniężnego ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy,
- wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
- wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
- kwoty wyrównania wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia,
- nagrody z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
- odpraw emerytalnej, rentowej i innych pieniężnych,
- odszkodowania należnego w razie rozwiązania stosunku pracy i wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy dla osoby przywróconej do pracy,
- należności przysługujących pracownikowi zgodnie z tzw. ustawą antykryzysową w przestoju ekonomicznym lub obniżonym wymiarze czasu pracy (§ 2 nowelizacji z 8 października 2009 r. rozporządzenia urlopowego, DzU nr 174, poz. 1353).
Elementy płacy w stałej stawce miesięcznej (najczęściej wynagrodzenie zasadnicze i dodatki, rzadziej premie) przyjmuje się w stałej kwocie miesięcznej należnej podwładnemu w miesiącu wystąpienia urlopu szkoleniowego. Podstawę wymiaru pensji za ten urlop tworzą wyłącznie zmienne składniki za okresy nie dłuższe niż miesiąc – w sumie wypłaconej podczas miesiąca, kiedy przypadł urlop. Sumę tę dzieli się przez liczbę godzin faktycznie przepracowanych w miesiącu wystąpienia urlopu szkoleniowego, a wynik mnoży przez liczbę godzin, jakie zatrudniony powinien przepracować podczas takiego urlopu na podstawie jego grafiku.
Szacując płacę za urlop szkoleniowy, należy pamiętać o naczelnej zasadzie przyświecającej liczeniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy – należą się takie pieniądze, jakie podwładny dostałby w tym czasie za pracę. Z podstawy wymiaru trzeba wyłączyć ruchome składniki, do których pracownik zachowuje prawo podczas urlopu szkoleniowego.
Przykład
Pan Ludwik, zatrudniony w równoważnym systemie czasu pracy, wziął w grudniu 2012 r. 10 dni urlopu szkoleniowego na przygotowanie pracy dyplomowej na studiach (miał umowę o podnoszenie kwalifikacji za zgodą zakładu). Podczas urlopu przypadają mu według harmonogramu czasu pracy 92 godziny robocze. Otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze 2450 zł brutto miesięcznie i zmienne premie od 10 do 50 proc. pensji zasadniczej wyłącznie za czas przepracowany w miesiącu. W grudniu 2012 r. dostał premię w wysokości 20 proc. podstawy wymiaru. Należne mu wynagrodzenie za urlop szkoleniowy w grudniu 2012 r. ustalamy tak:
- podstawa wymiaru 2450 zł x 10 proc. = 245 zł
- stawka godzinowa pensji za urlop szkoleniowy ze składnika zmiennego
245 zł : 60 godzin faktycznej pracy w grudniu = 4,08 zł
- finalna kwota pensji za urlop szkoleniowy ze składnika zmiennego
4,08 zł x 92 godziny = 375,36 zł.
W grudniu 2012 r. pan Ludwik powinien uzyskać 2450 zł brutto pensji zasadniczej, 245 zł premii za czas przepracowany oraz 375,36 zł wynagrodzenia za urlop szkoleniowy ze składnika zmien- nego, czyli łącznie 3070,36 zł.
Przykład
Pani Zofia, zatrudniona w podstawowym systemie czasu pracy, uczy się z inicjatywy szefa. Wzięła sześć dni urlopu szkoleniowego w listopadzie 2012 r., aby przystąpić do egzaminu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe.
Podczas urlopu szkoleniowego powinna przepracować 48 godzin. Dostaje 1700 zł brutto miesięcznie pensji zasadniczej i dodatki motywacyjne w wysokości od 100 do 500 zł miesięcznie. Regulamin wynagradzania zastrzega, że urlop szkoleniowy traktuje się na poczet dodatków jak czas faktycznie przepracowany. W listopadzie 2012 r. pracownica uzyskała dodatek w wysokości 300 zł.
Oznacza to, że za listopad 2012 r. powinna otrzymać 1700 zł wynagrodzenia zasadniczego i dodatek 300 zł, które w sobie zawierają już pensję za urlop szkoleniowy. Dodatku nie wlicza się do podstawy wynagrodzenia za urlop szkoleniowy ze zmiennych składników, ponieważ przysługuje też za czas tego urlopu.
Do podstawy nie przyjmuje się zaś składników płacy, które zatrudniony i tak uzyskałby w trakcie urlopu szkoleniowego.
Wyjątkiem jest szkoleniowy urlop doktorancki, z tytułu którego wynagrodzenie ustala się jak pensję za urlop wypoczynkowy (art. 23 ust. 2 ustawy o stopniach naukowych i tytule naukowym oraz o stopniach i tytule w zakresie sztuki).
Składniki zmienne za okresy nie dłuższe niż miesiąc kwalifikować należy zatem do podstawy wymiaru w łącznej wysokości uiszczonej w ciągu trzech miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Gdy składniki te znacznie się wahają, okres referencyjny wolno wydłużyć do 12 miesięcy przypadających przed miesiącem rozpoczęcia urlopu szkoleniowego.
