Każdy szef ma obowiązek prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe zatrudnionych. Wynika to z art. 94 pkt 9a kodeksu pracy.

Pod ochroną

To niejedyna powinność pracodawcy związana z depozytem dokumentacji ze stosunku pracy. Trzeba jeszcze ją przechować w takich warunkach, aby nie groziło to uszkodzeniem lub zniszczeniem (art. 94 ust. 9b k.p.). Jeżeli pracodawca nie prowadzi dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych załogi lub naraża te papiery na utratę, grozi mu za to grzywna od 1 tys. zł do 30 tys. zł (art. 281 pkt 6 i 7 k.p.).

Wymóg przechowywania dokumentacji zatrudnieniowej tak, aby się nie zniszczyła, wynika także z ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm., dalej ustawa). Pracodawca jako administrator danych osobowych musi zastosować środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych.

Przede wszystkim powinien strzec ich przed udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem (art. 36 ust. 1 ustawy). Jednocześnie ma prowadzić dokumentację opisującą sposób przetwarzania danych osobowych załogi.

Jak długo

Okres przechowywania dokumentów związanych ze stosunkiem pracy reguluje ustawa z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn. DzU z 2011 r. nr 123, poz. 698 ze zm., dalej ustawa o archiwach) oraz ustawa o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych z 17 grudnia 1998 r.  (tekst jedn. DzU z 2009 r. nr 153, poz. 1227 ze zm., dalej ustawa emerytalna).

30 tys. zł

to maksymalna kara dla pracodawcy, który naraża dokumenty związane ze stosunkiem pracy na utratę

Dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana przez 50 lat, licząc od dnia zakończenia stosunku pracy u tego pracodawcy, a płacowa także 50 lat, ale liczy się to od dnia jej wytworzenia (art. 51u ust. 1 ustawy o archiwach).

Jednocześnie płatnik składek musi trzymać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których ustala się podstawę wymiaru emerytury lub renty przez 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego pracy u płatnika (art. 125a ust. 4 ustawy emerytalnej).

Dokumenty nie znikają

Jeżeli pracodawca kończy działalność, ma obowiązek powierzyć prowadzenie dokumentacji podmiotom, które zajmują się tym profesjonalnie. Chodzi tu o osoby prawne lub jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które prowadzą działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania. Prowadzenie takiego biznesu wymaga uzyskania wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych. Działalnością taką mogą też się zajmować archiwa państwowe i Stowarzyszenie Archiwistów Polskich.

Gdzie rejestr

To marszałek województwa prowadzi rejestr przechowawców akt osobowych i płacowych. Na podstawie informacji uzyskanych od marszałków województw i przedsiębiorców Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych prowadzi jawną ewidencję przechowawców akt osobowych i płacowych. Pracownik może zatem dowiedzieć się, kto przechowuje dokumentację osobową i płacową zlikwidowanej lub upadłej firmy w archiwum państwowym.

Odpłatny magazyn

Podobnie dzieje się, gdy firma zostanie postawiona w stan likwidacji lub sąd ogłosi wobec niej upadłość. Wówczas pracodawca wskazuje przechowawcę dokumentacji pracowniczej. Musi na to zapewnić pieniądze na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania papierów liczonego od dnia:

- zakończenia pracy u tego pracodawcy dla dokumentacji osobowej,

- wytworzenia dla dokumentacji płacowej (art. 51u ustawy o archiwach).

Pracodawca ma prawo zgłosić do sądu rejestrowego, że nie ma pieniędzy na dalsze przechowywanie papierów. Jeżeli sąd stwierdzi, że tak jest, dokumentację tę przejmuje archiwum państwowe. Przed wydaniem postanowienia o przejęciu papierów przez archiwum państwowe sąd rejestrowy zasięga opinii naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla siedziby pracodawcy o jego stanie majątkowym. Chodzi o to, aby ustalić, czy rzeczywiście firma nie ma za co trzymać dokumentów. Przekazując zasoby do depozytu w archiwum państwowym, pracodawca powinien je także uporządkować.

Także naczelny dyrektor archiwów państwowych może nakazać złożenie dokumentacji, która należała do pracodawcy wykreślonego z Krajowego Rejestru Sądowego lub z ewidencji działalności gospodarczej, na odpłatne przechowanie we wskazanym archiwum państwowym. Robi tak, jeżeli istnieje ryzyko jej zniszczenia, w szczególności wskutek czynników atmosferycznych lub bezprawnego działania osób trzecich, a nie ma podstaw, aby ją przekazać innemu podmiotowi do dalszego przechowania.

Koszty przejęcia, zewidencjonowania, przechowania i konserwacji dokumentacji przez archiwa państwowe ponoszą solidarnie osoby zarządzające lub pełniące funkcje organu zarządzającego pracodawcy  w dniu jego wykreślenia z KRS lub ewidencji działalności.