Zdalna praca pod kontrolą szefa

- Zatrudniamy handlowców w zadaniowym systemie czasu pracy. Fizycznie nie są oni w firmie, co nie oznacza, że nie pracują w tym czasie. Czy mogą zgłaszać telefonicznie, że przystąpili do pracy? W jaki sposób możemy ich kontrolować?

– pyta czytelnik.

Nie ma przeciwwskazań, by telefonicznie czy e-mailowo zgłaszać obecność w pracy. W biurze można wprowadzić np. rejestr zgłoszeń pracownika. Jeżeli firma zatrudnia większą liczbę osób zatrudnionych zadaniowo (np. w redakcji), wygodniejsze jest jednak zdalne zgłaszanie/logowanie się z użyciem urządzenia przenośnego.

W stosunku do osób objętych systemem zadaniowego czasu pracy, zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej, nie ewidencjonuje się godzin pracy. Dla tych osób prowadzi się jednak ewidencję w pozostałym zakresie. Konieczne jest spisywanie ich dni pracy oraz nieobecności. Dlatego też szef, zatrudniając zadaniowo, musi określić firmowe standardy potwierdzania obecności w  pracy.

Ustalić zasady

Powszechne przepisy nakazują szefowi określić „przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przybycia i obecności w pracy”. Nie precyzują jednak, jakimi metodami tego dokonać. Skoro szef ma wolną rękę w tym względzie, to wybór zasad potwierdzania pracowniczej aktywności uzależniony jest tylko i wyłącznie od jego suwerennej decyzji.

Najczęściej stosowaną formą potwierdzenia przybycia do  pracy jest lista obecności. Ten sposób nie sprawdza się jednak w odniesieniu do niektórych stanowisk. Dotyczy to zwłaszcza pracowników, którzy swoje zadania wykonują zadaniowo, na większym terenie, nie mając przy tym obowiązku codziennego stawiennictwa w zakładzie pracy.

Czasem warto zainwestować i sięgnąć po udogodnienia techniczne pozwalające monitorować na odległość pracę podwładnych. Oczywiście nie naruszając przy tym ich prawa do prywatności.

Pomocne nowinki techniczne

Możliwe jest zatem potwierdzanie obecności poprzez zdalne zgłoszenie się/zalogowanie w systemie czy ustalanie obecności pracownika na podstawie lokalizatora miejsca zainstalowanego w służbowym aucie. Tego typu rozwiązanie jest szczególnie wskazane w  stosunku do pracowników mobilnych, jakimi są handlowcy.

Na szczególną uwagę zasługują przede wszystkim sposoby polegające na zdalnym przekazywaniu informacji do systemu komputerowego firmy za pośrednictwem mobilnego urządzenia elektronicznego używanego przez pracownika. Odpowiednią aplikację instaluje się przeważnie w telefonie komórkowym podwładnego. Rozpoczynając pracę, zatrudniony w sposób zdalny przekazuje informacje do firmy o podjęciu aktywności zawodowej. W taki sam sposób do szefa trafi wiadomość o zakończeniu dniówki. Przy bardziej zaawansowanych technologicznie rozwiązaniach wspomniane aplikacje łączone są z funkcją raportowania pracy.

Telefoniczne zgłaszanie obecności w pracy (przystąpienia do wykonywania zadań lub ich zakończenia, a także meldowanie się w czasie dniówki) sprawdzi się w przypadku kilku osób zatrudnianych zadaniowo czy sporadycznie wykonujących zadania poza firmowym budynkiem. W siedzibie zakładu można wprowadzić np. rejestr zgłoszeń pracownika, w którym każdorazowo jest odnotowywany fakt zgłoszenia obecności przez pracownika, wraz z datą i godziną informacji oraz podpisem osoby przyjmującej zgłoszenie.

Uciążliwy telefon

Jednak to rozwiązanie – mimo że wydaje się oszczędne – ma sporo mankamentów. Wyjdą one na jaw, szczególnie gdy chodzi o większą grupę podwładnych. Przyjmowanie telefonicznych zgłoszeń oznacza dodatkowy nakład pracy dla wyznaczonej osoby czy osób. Poza tym zawsze może nastąpić problem ze zwykłym dodzwonieniem się do firmy, szczególnie gdy wielu pracowników będzie starało się w tym samym czasie „zameldować” szefowi.