Przepisy wprost nakazują przeprowadzenie takich działań matematycznych, aby nie pokrzywdzić pracownika. Dotyczy to zarówno zatrudnionych na część etatu, jak i pełnowymiarowców (art. 155
2a
i art. 155
3
).
Proporcjonalna matematyka
Takie wyliczenia najczęściej się zdarzają, gdy trzeba określić tzw. urlop proporcjonalny, czyli gdy pracownik podejmuje w trakcie roku zatrudnienie lub je kończy.
Tu w grę wchodzi właściwe ustalenie kalendarzowych miesięcy pracy. A jeden odpowiada 1/12 wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi zgodnie z jego stażem oraz wielkością etatu. Tak wynika z art. 155
2a
k.p.
Nakazuje on też niepełny kalendarzowy miesiąc pracy zaokrąglić w górę do pełnego miesiąca. Zatem za miesiąc pracy jest to 1/12 urlopu pracownika, za dwa miesiące przepracowane będą to 2/12, a za trzy miesiące – 3/12 itd. Nawet jednodniowe wejście w miesiąc kalendarzowy oznacza konieczność zaliczenia go do pełnych 30 dni pracy.
Przykład 1
Panią Julię zatrudniono na okres próbny od 25 maja na trzy miesiące. Już po tygodniu okazało się, że nie radzi sobie z wypełnianiem nałożonych obowiązków służbowych i pracodawca wypowiedział jej angaż 2 czerwca.
W ten sposób pracownica ma urlop w wymiarze 2/12 z 26 dni (pięć dni), mimo że ani maja, ani czerwca nie przepracowała w całości.
Bardziej skomplikowanych wyliczeń musi dokonać ten szef, którego pracownik ma w zatrudnieniu lukę w swojej dotychczasowej firmie, spowodowanej np. urlopem bezpłatnym, wychowawczym czy tymczasowym aresztem (patrz dalej).
Przykład 2
Pan Jaromir, pracownik z długoletnim stażem, po przerwie wynikającej z urlopu bezpłatnego trwającego od 25 stycznia wrócił do firmy 10 marca i pozostał w niej do końca kwietnia, bo przechodził wówczas na emeryturę.
Należał mu się urlop za 3/12 liczone z 26 dni. W styczniu nie korzystał z wakacji, choć za ten miesiąc – nawet nie w pełni przepracowany – mu one przysługiwały, a po trwającej co najmniej miesiąc nieobecności spowodowanej urlopem bezpłatnym (art. 155
2
k.p.) uwzględnia się tylko okresy aktywności zawodowej.
Po proporcjonalnym wyliczeniu daje mu to siedem dni wypoczynku za ten okres pozostawania w zatrudnieniu.
Nowy szef w nowej pracy Jeszcze trudniejsze obliczenia czekają pracodawców przy zmianie zakładów.
Przykład 3
Panią Agatę spółka zatrudniała od stycznia do 20 maja 2012 r. na cały etat. Przepracowała pięć miesięcy i za ten okres należy się jej 5/12 urlopu liczonego z 26 dni, czyli po zaokrągleniu 11 dni, bo to osoba z 13-letnim doświadczeniem zawodowym.
Kolejną pracę rozpocznie w połowie lipca i będzie to etatowa umowa terminowa trwająca do połowy listopada. Także i w tym wypadku należą się jej wakacje za pięć miesięcy (choć zajęcie zacznie się i skończy w połowie miesiąca) i potraktować je trzeba jako 5/12, czyli 11 dni. Do końca 2012 r. pani Agata już nie będzie miała innego etatowego zajęcia.
Gdyby jednak pani Agata kończyła i rozpoczynała wykonywanie obowiązków służbowych w tym samym miesiącu, np. w maju, to zaokrąglenia miesiąca do pełnego przy wyliczeniu urlopu wypoczynkowego mógłby dokonać tylko dotychczasowy szef (z pierwszej firmy).
Tak stanowi art. 155
2a
§ 3 k.p. Dzięki temu tacy podwładni nie korzystają na zmianie pracodawcy w stosunku do zatrudnionych w sposób ciągły, bo dwukrotnie nie dostają urlopu za ten sam miesiąc. Ponadto kolejnej firmie ubywa problemów z rozliczeniami.
Na część etatu z zaokrągleniem
Podwyższanie wyniku miesięcznego działa przy urlopie proporcjonalnym, ale i przy tych przykładach ujawniła się następna ważna zasada. Chodzi o zaokrąglanie rezultatu wakacyjnych obliczeń do pełnego dnia. Z niej korzysta się też u niepełnowymiarowców. Im trzeba zaokrąglać niecały dzień urlopu w górę do pełnego dnia.
Jednak po przeliczeniu tych wartości przysługujący podwładnemu wypoczynek za dany rok nie może przekroczyć limitów 20 i 26 dni dla pełnoetatowców lub odpowiednio obliczonych (zmniejszonych) dla zaangażowanych w niepełnym wymiarze czasu pracy. Taki sposób postępowania wymusza art. 1553 k.p. >patrz przykład 4.
Kłopot z debiutantami
Tak precyzyjne zasady zaokrągleń wakacji nie obowiązują u osób pierwszy raz podejmujących etatowe zatrudnienie w karierze zawodowej. Mimo kilku nowelizacji kodeksu pracy nie ma przepisów, które zezwalałyby na taki krok pracodawców u takich pracowników.
Art. 153 k.p. wskazuje, że ten, kto podejmuje pierwsze w życiu zatrudnienie, to w roku kalendarzowym, w którym to nastąpiło, nabywa prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku. Może zatem wypoczywać z upływem każdego przepracowanego miesiąca, bo pierwszy urlop w karierze należy się z dołu.
Po miesiącu zatrudnienia dla debiutanta liczbę dni wakacji stanowi iloczyn 1/12 (odpowiadający miesiącowi pracy) i 20 dni (wymiar urlopu, bo najczęściej tyle przysługuje debiutantom w skali roku): 1/12 x 20 dni = 1,66 dnia za każdy miesiąc zatrudnienia.
Nie ma jednak przepisu, który nakazywałby czy pozwalałby zaokrąglać w górę ten wynik (1,66 – za jeden miesiąc) do pełnego dnia. Dlatego najlepiej połączyć te wakacje z kolejnymi miesiącami. Jeśli jednak debiutant zechce wypocząć po miesiącu pracy, to 1,66 dnia urlopu zapewni mu wolne w godzinach.
Przykład 5
Pan Jacek rozpoczął etatowe zatrudnienie 2 maja.
Już z upływem 1 czerwca mógł mieć urlop trwający 1,66 dnia, czyli 13 godzin i 17 minut, jeden cały dzień, a drugiego dnia – 5 godzin i 17 minut.
1,66 dnia x 8 godzin (bo dzień urlopu odpowiada 8 godzinom – art. 1542 § 2 k.p.) = 13,28 godziny. Końcówkę tego działania (0,28) należało jeszcze pomnożyć przez 60, bo jedna godzina to 60 minut: 0,28 x 60 = 16,8 minuty.
W podobny sposób oblicza się urlop za każdy miesiąc zatrudnienia debiutanta do końca tego roku kalendarzowego, w którym wystartował w etatowym zajęciu, gdyby podwładny chciał go mieć oddzielnie po każdych 30 przepracowanych dniach.
Uprzywilejowani na starcie
Ponieważ nie ma odpowiedniego przepisu pozwalającego na zaokrąglenia u debiutantów, pracodawcy mogą pójść na rękę pracownikowi i samowolnie podnieść im wymiar urlopu do dwóch dni (po miesiącu zatrudnienia).
Zezwala im na to art. 18 k.p., ustanawiający tzw. zasadę uprzywilejowania pracownika. Z niej wynika, że nie można mu umniejszyć praw w stosunku do tego, co gwarantują przepisy, ale zawsze można mu dodać. I taki przywilej ma każdy szef.
Przykład 4Pan Alfred pracuje na pół etatu i przysługuje mu 26 dni urlopu. W pierwszej firmie był zatrudniony od początku tego roku do 20 maja. Od 23 maja zaangażował go kolejny zakład w tym samym wymiarze czasu pracy do końca 2012 r. Jak obliczyć mu należny urlop w tym roku kalendarzowym u obu pracodawców?
KROK 1
Należny wymiar urlopu wypoczynkowego
26 dni x 1/2 etatu = 13 dni
Ponieważ pracownik jest zatrudniony na pół etatu, to zgodnie z art. 154 § 2 k.p. należy mu ustalić wymiar urlopu proporcjonalnie do wymiaru jego czasu pracy. U półetatowca zatrudnionego tak przez cały rok będzie to 13 dni wypoczynku.
KROK 2
Urlop proporcjonalny u pierwszego pracodawcy
13 dni x 5/12 = 5,4, a po zaokrągleniu
6 dni (zgodnie z art. 155
3
k.p.)
Mimo że pracownik był zatrudniony w pierwszej firmie do 20 maja, to jego pracodawca liczy ten miesiąc jako pełny zgodnie z art. 1552 k.p.
W sumie uwzględnia mu 5/12 w jego wymiarze urlopu, czyli u pierwszego pracodawcy należało mu się za ten okres sześć dni wakacji.
KROK 3
Urlop proporcjonalny u drugiego pracodawcy
13 dni x 7/12 = 7,6, a po zaokrągleniu 8 dni
Choć pracownik rozpoczął pracę w drugiej firmie 23 maja, to jego szef nie uwzględnia już tego miesiąca. Na podstawie art. 155
2a
§ 3 k.p. zrobił to pierwszy pracodawca.
Oblicza więc należny urlop dopiero od czerwca do końca grudnia, bo niepełnoetatowiec ma umowę terminową do końca 2012 r.
KROK 4
Należny wypoczynek
6 dni + 8 dni = 14 dni
Przysługujące pracownikowi wakacje nie mogą przekroczyć wymiaru wynikającego z art. 154 § 1 i 2 k.p. Nie oznacza to jednak, że wolno obciąć mu urlop. Przepis ten odnosi się do wielkości wypoczynku osoby zatrudnionej na cały etat, czyli 20 lub 26 dni.
Miesiąc to Łącznie 30 dni
Wynika to z § 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (DzU nr 2, poz. 14 ze zm.).
Dotyczy to szczególnej sytuacji przy ustalaniu urlopu proporcjonalnego w związku z okresową nieobecnością w pracy. Jeżeli absencje obejmują części miesięcy kalendarzowych, to przy obniżeniu wymiaru urlopu wypoczynkowego zgodnie z art. 155
2
§ 2 k.p. za miesiąc uważa się łącznie 30 dni.
