Spór z pracodawcą: pracownik musi mieć dowody

Gdy szef niespodziewanie wręczy wypowiedzenie, pracownik nie powinien działać pochopnie. Jeśli uważa, że przełożony nadużył swojego prawa i jego uzasadnienie pożegnania jest mocno naciągane, bo naprawdę chodzi tylko o to, aby się pozbyć niewygodnej osoby, ma prawo zaskarżyć to do sądu pracy. Przyczyna wypowiedzenia umowy bezterminowej czy zwolnienia dyscyplinarnego musi być rzeczywista, konkretna i prawdziwa, a ponadto podana w sposób jasny i zrozumiały dla zatrudnionego. Tak uznał Sąd Najwyższy w wyroku z 11 stycznia 2011 r. (I PK 152/10).

Pracownik powinien jednak pamiętać o terminach oraz o tym, że musi przedstawić swoje racje przed sądem i poprzeć je dokumentacją potwierdzającą jego punkt widzenia. Nikt inny za niego tego nie zrobi.

Ile czasu na skierowanie sprawy

Zwolniony za wypowiedzeniem ma siedem dni na złożenie pozwu (art. 264 k.p.). Natomiast osoba, której szef wręczył dyscyplinarkę, może 14 dni zastanawiać się, czy iść do sądu.

Termin ten liczy się od następnego dnia, w którym szef wręczył pracownikowi pismo w sprawie zwolnienia (art. 111 § 2 kodeksu cywilnego). Zgodnie z art. 30 § 4 i 5 k.p. oświadczenie pracodawcy o wypowiedzeniu umowy bezterminowej czy dyscyplinarce musi być sporządzone na piśmie i podawać przyczynę rozstania wraz z jego uzasadnieniem, a także pouczeniem o możliwości odwołania do sądu.

Coraz częściej zdarza się zwolnić pracownika e-mailem, esemesem czy nawet ustnie. Co prawda wirtualny list czy wiadomość tekstowa spełniają warunek formy pisemnej, ale muszą być jeszcze podpisane w sposób wiarygodny. Przy wiadomości przesyłanej Internetem musi to być bezpieczny podpis elektroniczny, który legalizuje takie wypowiedzenie. Inaczej takie nieformalne wiadomości o zwolnieniu są niezgodne z prawem.

Choć są wbrew przepisom, to jednak staną się skuteczne, jeśli pracownik w terminie nie odwoła się do sądu. Sąd zawsze sprawdzi, czy pracownik zmieścił się w czasie na wniesienie powództwa, a jeśli go przekroczy, oddali spóźniony pozew.

Sąd może dopuścić nielegalnie zdobyty dowód, gdy jego prawne uzyskanie mogłoby być niemożliwe

- Prowadzimy spór z byłym pracownikiem. Zwolniliśmy go jakiś czas temu, a on czując się pokrzywdzony, postanowił szukać sprawiedliwości w sądzie. Ostatnio zwrócił się do jednego z naszych pracowników o pomoc. Poprosił go o przesłanie mu korespondencji e-mailowej między nimi, która ma – jego zdaniem – potwierdzić jego wersję wydarzeń. Pracownik uległ namowom kolegi i podesłał mu wiadomości z firmowej skrzynki. Naszym zdaniem w ten sposób pracownik działał na szkodę pracodawcy. Przeprowadziliśmy z nim rozmowę wyjaśniającą, pracownik przeprosił i poinformował, że uległ presji kolegi, który go straszył, że jeśli nie dostanie od niego żądanych informacji, to wezwie go na świadka do sądu, a ten zmusi go do udostępnienia zawartości poczty. Czy możemy zwolnić dyscyplinarnie pracownika, który przekazał firmowe dane osobie do nich nieuprawnionej, z którym prowadzimy spór sądowy (wiedział o nim pracownik przekazujący wiadomości)? Czy zebrane w ten sposób dane mogą być pełnowartościowym materiałem dowodowym w sprawie, w której będzie wyrokował sąd? A jaka byłaby reakcja sądu, gdyby zwolniony pracownik sam dokonał „włamania internetowego"? Czy sąd wziąłby pod uwagę te materiały, skoro zostały zebrane z naruszeniem prawa? Czy te okoliczności mogą rzutować na dopuszczalność przeprowadzenia dowodu z uzyskanego w ten sposób dokumentu?

– pyta czytelnik.

Nawet natychmiastowe rozstanie z zatrudnionym, który pomagał dawnemu koledze, byłoby uzasadnione. Jego naganne zachowanie polega na przekazaniu informacji drogą elektroniczną osobie nieuprawnionej, postronnej (z taką mamy tu do czynienia), a do tego skonfliktowanej z szefem. Usprawiedliwieniem nie jest to, że w przeszłości listy były do niego adresowane. Takie postępowanie w oczywisty sposób uderza w pracodawcę, który może je zakwalifikować jako działanie na szkodę firmy. To koleżeńskie wsparcie szef może uznać za ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i pożegnać się z podwładnym w trybie dyscyplinarnym. Oprócz pozbawienia go z dnia na dzień zatrudnienia i prawa do wynagrodzenia takie zwolnienie ma w sobie dodatkową sankcję. Jest nią informacja o trybie zwolnienia (art. 52 k.p.) zawarta w świadectwie pracy. A to z pewnością utrudnia poszukiwanie nowego zajęcia.

Szef narzuca reguły

Zarówno komputer, jak i jego całe oprogramowanie – w tym także pracownicza skrzynka e-mailowa – stanowią własność pracodawcy. Ten użycza sprzęt podwładnemu na czas wykonywania przez niego obowiązków wynikających z łączącego strony stosunku pracy, ale tylko w zakresie niezbędnym do wykonania umówionej pracy. Jakiekolwiek inne wykorzystanie sprzętu pracodawcy – bez jego uprzedniej wiedzy i zgody – może być dla pracownika brzemienne w skutkach.

To pracodawca jest właścicielem adresu firmowego, a pracownik działa i prowadzi korespondencję niejako w jego imieniu. E-maile wysyłane z firmowej skrzynki również stanowią własność firmy. Można zatem je kontrolować. Szef ma prawo wglądu w ich treść, aby sprawdzić np., czy pracownik nie wysyła informacji, które mogą naruszyć tajemnicę handlową. Powinien jednak uprzedzić o możliwości sprawdzenia korespondencji, zwłaszcza gdy zezwala na korzystanie ze służbowej skrzynki do celów prywatnych.

Zasady korzystania z poczty służbowej ustala pracodawca. Odpowiednie regulacje o używaniu firmowego adresu powinny znaleźć się w umowie o pracę czy regulaminie pracy. Pracodawcy wolno też jednostronnie wprowadzić regulamin korzystania z poczty elektronicznej. Przykładowo określi w nim, że używanie służbowej skrzynki jest dopuszczalne tylko w niezbędnych sytuacjach rodzinnych, a korzystanie z sieci w prywatnych celach nie może kolidować z wykonywaniem służbowych obowiązków.

Niekiedy szef zdecyduje się na całkowity zakaz korzystania z poczty służbowej w celach prywatnych. Ma do tego prawo i to jego suwerenna decyzja. Może też nakazać wyraźne oznaczanie poczty o treści innej niż służbowa. Ułatwi to kontrolę wychodzących e-maili, a pracownicy nie będą mogli zarzucić zatrudniającemu działań uderzających w ich dobra osobiste.

Kto dba, ten ma

Osoba, która utraciła dotychczasowe zajęcie wskutek niezgodnego z prawem lub nieuzasadnionego wypowiedzenia umowy o pracę, może dochodzić swoich racji przed sądem. Sama jednak powinna zadbać o to, aby we właściwy sposób – nie łamiąc przy tym prawa i nie nakłaniając innych do jego naruszenia – zgromadzić niezbędne dowody w sprawie.

Nawet będąc w okresie wypowiedzenia angażu, nic nie stoi na przeszkodzie, aby zebrać dokumentację, którą w przyszłości posłuży się do udowodnienia swoich racji przed sądem. Wtedy pracownik może wydrukować wysyłane przez siebie czy otrzymywane od adresatów e-maile potwierdzające jego wersję wydarzeń. W ten sposób oszczędzi później trudnych wyborów pozostającym w pracy, którzy nie będą musieli wykazywać się koleżeństwem czy lojalnością wobec pracodawcy.

Jeśli natomiast szef chciałby szybciej odciąć pracownika od jego stanowiska, skrzynki i kontaktów, zazwyczaj w okresie wymówienia zwalnia go z obowiązku świadczenia pracy. Musi jednak pamiętać o tym, że choć najczęściej jest to jego jednostronna decyzja, podwładny nie musi się na to godzić. Jeśli jej nie zaakceptuje, a pracodawca nie wyśle go na „przymusowy" urlop wypoczynkowy w okresie wypowiedzenia (a do tego akurat ma prawo), pracownik normalnie przychodzi w tym okresie do pracy i wykonuje swoje dotychczasowe zajęcia.

Opornych przymuszą

Choć to głównie firma dysponuje pełną dokumentacją pracowniczą, zatrudniony nie jest bez szans na jej wykorzystanie, aby wygrać spór. Sąd ma prawo nakazać pracodawcy dostarczenie odpowiednich pism. Trzeba je tylko właściwie wskazać i poprosić skład orzekający, aby ten nakazał pozwanemu je dostarczyć, a były pracodawca nie wywinie się łatwo z tego wymogu. Jeśli nie będzie chciał ujawnić żądanych pism czy e-maili, zasłaniając się np. tym, że ich nie archiwizuje, zawsze można prosić sąd, aby ten powołał na świadka firmowego kolegę. Jeśli tego pracownika sędzia zobowiąże do przedstawienia zakładowej korespondencji, będzie on mógł ją ujawnić bez obawy o jakiekolwiek negatywne dla siebie konsekwencje.

Także pracodawca nie może liczyć na pobłażliwość wymiaru sprawiedliwości. Jednym z jego podstawowych obowiązków jest prowadzenie dokumentacji pracowniczej i wprost nakłada go art. 94 pkt 9a k.p. Musi on więc prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i akta osobowe pracowników oraz je przechowywać (art. 94 pkt 9b k.p.) w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Kierując do sądu pozew przeciwko pracodawcy, pracownik nie będzie miał dostępu do większości papierów. Dlatego powinien wnosić o zobowiązanie szefa do złożenia określonych dowodów, precyzując przy tym, że to on je wyłącznie posiada.

Powód musi także pamiętać o wskazaniu, co chce udowodnić przez przeprowadzenie dowodu z konkretnego dokumentu. Sąd zazwyczaj przychyli się do wniosku pracownika domagającego się złożenia przez szefa określonych dokumentów. Na opornych pracodawców, którzy nie są skorzy do podporządkowania się poleceniom i ukrywają cenne w sprawie dowody, jest sposób. To art. 475 kodeksu postępowania cywilnego (to przepis szczególny, obowiązujący wyłącznie w sprawach z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych). Jeżeli strona bez usprawiedliwionych powodów nie wykona w czasie postępowania postanowień lub zarządzeń, sąd może skazać ją na grzywnę nawet do 5 tys. zł.

Krnąbrny pracodawca, który mimo zastosowania przez sąd kary finansowej nadal nie będzie przedstawiał żądanych papierów, niewiele zyska. W wyroku z 3 marca 1971 r. (II PR 453/70) SN stwierdził, że w orzecznictwie można uznać za ukształtowany pogląd, że ilekroć jedna ze stron swoim postępowaniem spowoduje uniemożliwienie lub poważne utrudnienie wykazania okoliczności przeciwnikowi, na którym spoczywał ciężar ich udowodnienia, to na tę stronę przechodzi ciężar dowodu, że okoliczności takie nie zachodziły.

Jacek Olma, radca prawny GWW Legal

Kodeks postępowania cywilnego, który reguluje prowadzenie postępowania dowodowego m.in. w sprawach z zakresu prawa pracy, w ogóle nie porusza dopuszczalności przeprowadzenia dowodu pozyskanego w sposób sprzeczny z prawem. Z kolei konstytucyjna zasada państwa prawnego (art. 2) sugeruje niedopuszczalność respektowania przez sądy dowodów pozyskanych z naruszeniem przepisów. Zwłaszcza wtedy, gdy zostały zdobyte w drodze przestępstwa. W praktyce jednak stanowiska sądów są różne – od rygorystycznych, z których wynika, że co do zasady dowodów uzyskanych w sposób sprzeczny z prawem nie wolno dopuścić w postępowaniu cywilnym, po całkowite ignorowanie pochodzenia dowodu i swobodną jego obecność.

Uwzględniając specyfikę spraw przed sądami pracy, w których – inaczej niż w postępowaniu gospodarczym lub nawet zwykłym postępowaniu cywilnym – istotnie zwiększa się rola sądu w pozyskiwaniu materiału dowodowego, należy przyjąć, że w obu przedstawionych w artykule sytuacjach dowody takie – korzystne dla pracownika i dotyczące istotnych dla sprawy okoliczności – zostaną dopuszczone. Co więcej, gdy dowody te nie będą dla sądu pracy wystarczające, aby wyjaśnić spór (np. z uwagi na wątpliwości dowodowe wydruków korespondencji z poczty elektronicznej), sąd może, a nawet powinien zweryfikować je także na podstawie innych źródeł. Może to być przesłuchanie w charakterze świadka osoby, która przekazała wydruki lub dowód z opinii biegłego informatyka na okoliczność oryginalności wydruków oraz faktycznego przesłania korespondencji między nadawcą a adresatem. Takie dowody sąd pracy mógłby przeprowadzić nawet z urzędu.

W konsekwencji w obu tych wypadkach sposób pozyskania dowodu nie będzie miał kluczowego znaczenia dla uczynienia go podstawą rozstrzygnięcia sądu. Wskazane byłoby jednak, aby w uzasadnieniu odniósł się on do pochodzenia dowodu i wskazał na przyczyny jego dopuszczenia.