Pracodawcy mają nowy kłopot z rozliczaniem podróży służbowych. Chodzi o oddawane pracownikom wydatki na jedzenie.

– Firmy często zapewniają pracownikom udającym się w podróż służbową całodzienne wyżywienie. Wtedy nie wypłacają diet, a wydatki rozliczają na podstawie faktur i rachunków. Często jest to wymuszone koniecznością zagwarantowania pracownikom optymalnych warunków wykonywania obowiązków służbowych poza stałym miejscem pracy – mówi Anna Misiak, doradca podatkowy, szef zespołu ds. podatków osobistych w kancelarii MDDP. – Rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej w sprawie podróży służbowych pozwalają na takie rozwiązanie. Ustawa o PIT natomiast zwalnia z podatku świadczenia do wysokości określonej właśnie w tych przepisach.

23 zł wynosi dieta za dobę dla zatrudnionego przebywającego w delegacji krajowej

Co na to fiskus? Generalnie akceptuje taki sposób rozliczenia (m.in. interpretacje Izby Skarbowej w Katowicach, nr IBPBII/1/415-392/10/ASz, czy IS w Łodzi, nr IPTPB2/415-325/ 11-3/MP).

Wyłamała się Izba Skarbowa w Warszawie. Z jej najnowszych interpretacji (np. nr IPPB2/415-551/11-2/MG) wynika, że jeśli zwracane pracownikom koszty wyżywienia w czasie wyjazdu służbowego przekraczają kwotę diety, to trzeba je opodatkować.

Limity tylko na diety

– Trudno się zgodzić z takim stanowiskiem – komentuje doradca podatkowy Krzysztof Kaczmarek, partner w kancelarii TPA Horwath.

– Rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej nie ograniczają wydatków na wyżywienie. Określają tylko limity diety, jeśli jednak pracodawca jej nie wypłaca, może zwrócić pracownikowi wydatki w dowolnej wysokości. Powinny być zwolnione z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

– Świadczenia związane z wyżywieniem powinny być opodatkowane tylko w dwóch sytuacjach – dodaje Krzysztof Kaczmarek. – Jeśli pracodawca przyznaje dietę powyżej limitu określonego w przepisach i jeśli oprócz diety zwraca faktycznie poniesione koszty jedzenia. Jeżeli nie wypłaca diet, tylko oddaje koszty wyżywienia, nie musi, moim zdaniem, potrącać podatku.

– Zmiana stanowiska warszawskiej Izby Skarbowej może mocno utrudnić życie przedsiębiorcom – podsumowuje Anna Misiak. – Okazuje się, że sposób rozliczenia zależy od tego, pod jaką izbę skarbową podlega pracodawca.

Przypomnijmy, że zasady rozliczania podróży służbowych w prywatnej firmie ustala jej właściciel. Inaczej jest w sferze budżetowej. Tutaj obowiązują rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej w sprawie podróży krajowych i zagranicznych.

Inaczej w budżetówce

Określone w nich zasady przyznawania świadczeń mogą także stosować inni pracodawcy, nie tylko z budżetówki. To ułatwia rozliczenie, gdyż do rozporządzeń odwołuje się ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych określająca zasady zwolnień podatkowych.

Pracodawcy, którzy zdecydują się na przyjęcie własnych reguł rozliczania służbowych wyjazdów, muszą jednak pamiętać, że dieta nie może być mniejsza niż 23 zł za dobę (tyle, ile wynosi obecnie dieta za delegację w Polsce).