Jakie firmowe dokumenty trzeba archiwizować

Archiwizowanie dokumentów to wcale nieprosta sprawa. Często nie wystarczy kolejno wkładać je w skoroszyty i ustawiać na półkach. Jednocześnie niewielu przedsiębiorców wie o tym, że powinni realizować niektóre przepisy ustaw o ochronie danych osobowych czy o archiwach.

Dzisiaj zajmiemy się przede wszystkim dokumentami papierowymi, a elektronicznymi w najbliższej przyszłości.

Jedno jest pewne: w każdej firmie – mimo informatyzacji – przybywa papierów w zatrważającym tempie, a powierzchnia wynajmowana w dobrych punktach jest kosztowna.

Archiwizowanie w firmie wiąże się też z zatrudnieniem specjalistów, którzy mają umiejętność zarządzania dokumentacją.

Archiwista albo outsourcing

Dlatego warto się zastanowić, czy nie scedować tego obowiązku na wyspecjalizowanego przedsiębiorcę, koszt zatrudnienia wyspecjalizowanych pracowników i wynajmu dodatkowych pomieszczeń na akta może się bowiem okazać wyższy niż zlecenie usługi przechowania akt na zewnątrz.

Ważne jest, aby podmiot wybrany do  współpracy w tym zakresie dysponował odpowiednimi warunkami przechowania dokumentów i miał konieczne doświadczenie, a także spełniał wszystkie niezbędne wymogi prawne. Trzeba pamiętać, że choćby papiery personalne z mocy prawa muszą być przechowywane we właściwych warunkach, zgodnych z zasadami bezpieczeństwa i wymogami ustawy o ochronie danych osobowych.

Nie można też zapomnieć, że wiele akt trzeba przechowywać nawet po likwidacji zakładu pracy. I w takim wypadku profesjonalne archiwum wydaje się niezłym rozwiązaniem.

Co trzeba przechowywać? Lista dokumentów jest bardzo długa i zależy od specyfiki firmy. Ale większość firm musi trzymać przez kilka lat papiery podatkowe, a znacznie dłużej dokumenty z danymi osobowymi i płacowymi.

Nie jest obojętne, komu firma przekazuje niektóre papiery. Działalność gospodarcza w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców jest regulowana zgodnie z przepisami ustawy o swobodzie działalności gospodarczej (tekst jedn. DzU z 2010 r. nr 220, poz. 1447 ze zm.).

Sprawdź wpis

Wymaga wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych. Prowadzą go marszałkowie województw właściwi ze względu na miejsce wykonywania działalności objętej wpisem.

Dlatego osoby, które chciałyby przekazać swoje dane w odpowiednie ręce, powinny sprawdzić, czy firma, której chcą powierzyć swoje dokumenty, posiada taki wpis; często można to sprawdzić w Internecie. Można też poprosić prowadzącego archiwum o okazanie odpowiedniego zaświadczenia.

Klimat dla papieru

Od prowadzącego profesjonalne archiwum należy żądać odpowiednich warunków przechowywania kwitów. Dla akt personalnych określa to rozporządzenie ministra kultury z 15 lutego 2005 w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (DzU z 2005 r. nr 32, poz. 284).

W tym wypadku budynki, w których przechowuje się akta, powinny znajdować się na suchym gruncie niegrożącym osunięciem, do tego położonym nie na terenie zalewowym. Takie miejsce ma mieć dogodny dojazd dla pojazdów służb porządkowych i ratowniczych.

Pomieszczenie do przechowywania dokumentacji nie może być wilgotne ani znajdować się w nieprzystosowanej piwnicy lub na strychu budynku.

Dodatkowo powinno być

• wyposażone w ognioodporne drzwi i przeciwpożarową instalację sygnalizacyjno-alarmową,

• zabezpieczone przed włamaniem.