Sporządzone i przekazane do ZUS przez płatnika składek kopie dokumentów rozliczeniowych – raportów i deklaracji (na drukach RCA, RSA, RZA i DRA) – musi on przechowywać obecnie przez dziesięć lat. Tak wynika z brzmienia art. 47 ust. 3c ustawy z 13 października 1998 o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.).
Chodzi zarówno o te złożone jako pierwszorazowe, jak i dokumenty korygujące. Termin dziesięciu lat liczymy od dnia przekazania tych dokumentów do ZUS w formie pisemnej lub elektronicznej.
Nie ulega wątpliwości, że przedmiotowy obowiązek jest dość kłopotliwy, a przy dużej liczbie przekazywanych druków również kosztowny. Stąd też nie dziwi, że w dobie ograniczania przez ustawodawcę uciążliwych dla obywateli i przedsiębiorców obowiązków publicznoprawnych podjęto i ten temat.
W ustawie z 19 sierpnia 2011 o redukcji niektórych obowiązków obywateli i przedsiębiorców (DzU nr 232, poz. 1378) art. 11 zakłada, że od 1 stycznia 2012 zmieni się przywołany art. 47 ust. 3c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Wskazany w nim okres przechowywania kopii deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty będzie wynosił pięć lat, licząc od dnia ich przekazania do ZUS.
Przez nowy, krótszy okres będzie można przechowywać nie tylko kopie dokumentów rozliczeniowych przekazanych do ZUS po 31 grudnia 2011, ale i tych złożonych wcześniej. Ustawa o redukcji niektórych obowiązków obywateli i przedsiębiorców nie zawiera bowiem przepisu przejściowego, na mocy którego druki złożone w ZUS przed 1 stycznia 2012 trzeba by nadal trzymać w firmie przez dziesięć lat.
Zmiana ta niewątpliwie jest powiązana też ze skróceniem od 1 stycznia 2012 terminu przedawnienia należności z tytułu składek z dziesięciu do pięciu lat. A to oznacza, że od przyszłego roku po upływie takiego właśnie okresu będą przedawniać się zarówno składki niewpłacone do ZUS, jak i prawo do żądania od ZUS zwrotu nadpłaconych składek.