Jak firma może uwierzytelnić dokument w postępowaniu sądowym

Od 1 stycznia 2010 na podstawie ustawy z  23 października 2009 o zmianie ustaw w zakresie uwierzytelniania dokumentów (DzU nr 216, poz. 1676) reprezentujący stronę radcowie prawni i inni pełnomocnicy profesjonalni (adwokaci, rzecznicy patentowi, doradcy podatkowi oraz radcowie Prokuratorii Generalnej Skarbu Państwa) mają uprawnienie do poświadczania kopii dokumentów za zgodność z oryginałem w postępowaniu cywilnym, administracyjnym, sądowoadministracyjnym i podatkowym.

Celem regulacji było przede wszystkim odformalizowanie wymienionych postępowań poprzez racjonalizację istniejącego obowiązku dołączania do akt sprawy dokumentów, na które strona się powoływała w oryginale lub notarialnie poświadczonym odpisie. Wcześniej profesjonalni pełnomocnicy stron nie mieli uprawnień do poświadczania za zgodność z oryginałem dokumentów, z wyjątkiem własnego pełnomocnictwa i określonych dokumentów w postępowaniu nakazowym.

Z tego względu na przykład pełnomocnik substytucyjny nie mógł poświadczyć pełnomocnictwa podstawowego, a poświadczanie za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających umocowanie osób udzielających pełnomocnictwa do występowania w imieniu strony budziło wątpliwości.

Wymóg dołączania do akt sprawy oryginałów dokumentów znacznie utrudniał przedsiębiorcom dochodzenie swoich praw w sądzie z uwagi na stosunkowo wysokie koszty uzyskania notarialnych poświadczeń dokumentów lub składania oryginałów, np. odpisu pełnego z KRS. Koszty te były wysokie  nawet w  małych firmach prowadzących windykację swoich należności.

Urzędowy charakter

Nowe przepisy umożliwiły m.in. radcom prawnym uwierzytelnianie dokumentów w szerszym zakresie. Oprócz odpisu udzielonego im pełnomocnictwa radcowie prawni mogą teraz bez żadnych wątpliwości poświadczać inne dokumenty wykazujące ich umocowanie i odpisy dokumentów strony, którą reprezentują w sprawie w charakterze pełnomocnika.

Zgodnie z przepisami zawartemu w odpisie dokumentu poświadczeniu zgodności z oryginałem nadany został charakter dokumentu urzędowego. Należy przy tym zaznaczyć, że regulacja przewiduje również możliwość zażądania przez sąd (z urzędu lub na wniosek) w każdym czasie przedstawienia oryginału dokumentu, który został przedłożony w formie kopii poświadczonej za zgodność.

Nawet godzina czynności

W ustawie z 6 lipca 1982 o radcach prawnych (tekst jednolity DzU z 2002 r. nr 123, poz. 1059 z późn. zm.) i innych przepisach korporacyjnych  sprecyzowano, jak powinno wyglądać poświadczenie.

Przede wszystkim powinno zawierać podpis radcy prawnego, datę i oznaczenie miejsca jego sporządzenia, na żądanie również godzinę dokonania czynności. Jeżeli dokument zawiera cechy szczególne (dopiski, poprawki lub uszkodzenia), radca prawny stwierdza to w poświadczeniu.

Do tej pory zwyczajowo radca prawny stemplował dokument pieczątką imienną i pieczątką „za zgodność z oryginałem” oraz opatrywał swoim podpisem. Niestety, taka praktyka była kontynuowana przez profesjonalnych pełnomocników również po zmianie przepisów o uwierzytelnianiu dokumentów.

Sąd nie odpowiedział

Kwestia skuteczności „poświadczenia” dokonanego bez podania daty i miejsca jego dokonania została już przedstawiona Sądowi Najwyższemu do rozstrzygnięcia. Sąd okręgowy, który sformułował pytanie dotyczące poświadczania dokumentów, zastanowiło, czy sposób poświadczania dokumentów opisany w ustawie o radcach prawnych dotyczy pełnomocnictwa.

Niestety w postanowieniu z 5 stycznia 2011 (III CZP 110/10, niepubl.) Sąd Najwyższy odmówił podjęcia uchwały z powodów proceduralnych.

W każdym razie niejako przy okazji Sąd Najwyższy zwrócił w tej sprawie uwagę na istotne znaczenie przepisu intertemporalnego zawartego w art. 10 ustawy o uwierzytelnianiu dokumentów, według którego w sprawach wszczętych przed dniem wejścia w życie ww. ustawy stosuje się, do czasu zakończenia postępowania w pierwszej instancji, dotychczasowe przepisy w zakresie uwierzytelniania dokumentów .

Z orzecznictwa NSA

Odpowiedź na pytanie skierowane do Sądu Najwyższego można znaleźć worzecznictwie Naczelnego Sądu Administracyjnego. Ukształtowały się tutaj dwie linie orzecznicze.

Zgodnie z pierwszą NSA zwracał skargi kasacyjne do wojewódzkich sądów administracyjnych w celu usunięcia dostrzeżonych braków, z uwagi na braki formalne dołączanych do akt pełnomocnictw procesowych udzielanych radcom prawnym, które były opieczętowane imienną pieczątką radcy prawnego i opatrzone jego podpisem, brakowało natomiast daty lub miejsca dokonanej czynności (postanowienie NSA z 24 marca 2010, I FSK 297/2010, postanowienie NSA z 19 października 2010, II OSK 1993/2010).

Naczelny Sąd Administracyjny stwierdzał w takich wypadkach, że poświadczony za zgodność z oryginałem odpis pełnomocnictwa powinien odpowiadać wymogom przewidzianym w art. 6 ust. 3 ustawy o radcach prawnych, a więc zawierać podpis radcy prawnego, datę i oznaczenie miejsca jego sporządzenia, a także na żądanie godzinę dokonanej czynności.

Przed tym samym sądem ukształtowała się również druga linia orzecznicza, zgodnie z którą wymogi poświadczenia za zgodność zoryginałem odpisu dokumentów strony wykorzystywanych wpostępowaniu (określenie daty, miejsca poświadczenia) nie mają zastosowaniado odpisu pełnomocnictwa radcy prawnego.

Zgodnie z postanowieniem Naczelnego Sądu Administracyjnego z 27 października 2010 (II OSK 1389/2010) uwierzytelnienie odpisu pełnomocnictwa i innych dokumentów wskazujących umocowanie nie ma na celu nadania odpisowi dokumentu poświadczonemu przez profesjonalnego pełnomocnika charakteru dokumentu urzędowego. Poświadczenie pełnomocnictwa ma jedynie na celu wykazanie istnienia umocowania do reprezentowania strony w postępowaniu

sądowoadministracyjnym. Umieszczanie na poświadczeniu tego rodzaju zapisów jak stwierdzenie miejsca i daty sporządzenia odpisu nie ma w przypadku pełnomocnictwa istotnego znaczenia, skoro jego poświadczony odpis nie musi mieć cech dokumentu urzędowego w rozumieniu art. 48 § 3 i 4 prawa o postępowaniu przez sądami administracyjnymi z związku z art. 6 ust. 3 ustawy o radcach prawnych.

NSA uznał więc za niecelowe wzywanie pełnomocnika strony do uzupełnienia braków w postaci złożenia uwierzytelnionego odpisu pełnomocnictwa, które odpowiadałoby warunkom przewidzianym w art. 6 ust. 3 ustawy o radcach prawnych.

W postanowieniu z 27 lipca 2010 (II FZ 331/2010) Naczelny Sąd Administracyjny wyraźnie wskazał, że zmiany wprowadzone na mocy ustawy o uwierzytelnianiu dokumentów nie miały na celu zmiany sposobu uwierzytelniania pełnomocnictw przez profesjonalnych pełnomocników. Zgodnie z argumentacją NSA samo uwierzytelnianie co do zasady nie ma na celu zrównania dokumentu pełnomocnictwa zdokumentem urzędowym, lecz jedynie wykazanie istnienia umocowania do działania.

Łagodna linia

Chociaż wypada się zgodzić z przedstawioną  w ramce „łagodną” linią orzeczniczą, to, jak  widać, akceptacja poświadczenia bez podania daty i miejsca zależy od składu orzekającego. Z tego względu z ostrożności zalecane jest stosowanie wymogów z ustawy o radcach prawnych również w przypadku pełnomocnictw.

Dalej idącym skutkiem uprawnienia radców prawnych do uwierzytelniania dokumentów jest możliwość wykazania przejścia uprawnień lub obowiązków za pomocą dokumentów poświadczonych za zgodność z oryginałem przez zawodowego pełnomocnika, ustanowionego przez wnioskodawcę w sprawie o nadanie klauzuli wykonalności w celu uzyskania klauzuli wykonalności na rzecz lub przeciwko następcy prawnemu wierzyciela i dotychczasowego dłużnika na podstawie art. 788 § 1 kodeksu postępowania cywilnego.

Została ona potwierdzona w orzeczeniach: Sądu Apelacyjnego we Wrocławiu z 23 września 2010 (I ACz 1229/2010, Biuletyn Sądu Apelacyjnego we Wrocławiu  2011/1, poz. 208) i Sądu Najwyższego w uchwale z  21 grudnia 2010 (III CZP 98/2010, OSNC 2011/9, poz. 92).

Jest bezsporne, że taki dokument musi być poświadczony zgodnie z wymogami przewidzianymi w ustawie o radcach prawnych i analogicznych przepisach korporacyjnych.

Zmiany wprowadzone do k.p.c. powodują, że również  dokumenty, z których ma być w tym postępowaniu przeprowadzony dowód, mogą być poświadczone za zgodność z oryginałem przez radcę prawnego lub innego pełnomocnika profesjonalnego. Również w tym wypadku zaleca się zastosowanie do wymogów poświadczania dokumentów określonych w ustawie o radcach prawnych (i analogicznie w innych ustawach korporacyjnych).

Nieprawidłowość takiego poświadczenia będzie się mogła wiązać w postępowaniu gospodarczym z reakcją drugiej strony w postaci żądania oddalenia wniosku dowodowego o przeprowadzenie dowodu z takich dokumentów ze względu na nieprawidłowość poświadczenia za zgodność z oryginałem i w związku z tym niemożność przeprowadzenia takiego dowodu.

Ponieważ jednak k.p.c. wymaga powołania się na dokument, nie jego przedstawienia, a także nie ogranicza postępowania dowodowego do dokumentów urzędowych, wydaje się, że w rzeczywistości nieprawidłowe poświadczenie powinno prowadzić do wniosku przeciwnika o złożenie oryginału dokumentu w sądzie jeszcze przed rozprawą na podstawie art. 129 k.p.c.

Jeśli sądy przychylą się do takiego rozwiązania, w najlepszym razie nieprawidłowo poświadczony dokument spowoduje przedłużenie postępowania.

Violetta Wysokradca prawny i partner w kancelarii  Wysok i Wysok Radcowie prawni

Jak widać z przedstawionego obok przeglądu praktycznych aspektów obowiązywania nowych przepisów o poświadczaniu dokumentów, ewentualne zakwestionowanie prawidłowości poświadczenia za zgodność zoryginałem może mieć negatywne skutki procesowe dla przedsiębiorcy.