Komórka nadzoru w firmie musi zachować niezależność

Działalność maklerska obejmuje  wykonywanie na rzecz klientów wielu czynności, które ze względu na swoją istotę wymagają zapewnienia szczególnego bezpieczeństwa.

Powoduje to znaczące zwiększenie stosowania wymogów prawnych, wobec czego niezbędne stało się wyodrębnienie w ramach struktury organizacyjnej firmy stanowiska realizującego zadania zapewnienia zgodności prowadzonej działalności z prawem (compliance).

Wyzwaniem dla osób zarządzających firmą inwestycyjną pozostaje jednak odpowiednia organizacja pracy komórki compliance, uwzględniająca zarówno bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa, jak też efektywność codziennej działalności operacyjnej.

Co w regulaminach wewnętrznych

Przepisy rozporządzenia do ustawy o obrocie instrumentami finansowymi ustanawiają obowiązek opracowania i wdrożenia systemu nadzoru zgodności działalności z prawem, określając jego podstawowe cele i wymogi organizacyjne.

Należy przy tym podkreślić, że wskazane jest, aby ogólnie opisany cel, czyli ujawnianie i zapobieganie naruszania przez firmę inwestycyjną obowiązków wynikających z przepisów prawa regulujących prowadzenie działalności maklerskiej, został doprecyzowany w ramach regulaminów wewnętrznych.

Przede wszystkim powinna zostać dokonana identyfikacja otoczenia regulacyjnego, czyli ustalenie, które przepisy są kluczowe dla prowadzonej działalności i muszą być stale uwzględniane w bieżącej ocenie prawidłowości postępowania domu maklerskiego.

Obszerność regulacji, konieczność systematycznego badania zgodności działania oraz często wysoki stopień skomplikowania przepisów sprawiają, że swoista mapa regulacyjna jest niezbędnym narzędziem na etapie określania zadań komórki nadzoru wewnętrznego a następnie w bieżącym wykonywaniu poszczególnych funkcji.

Najpierw akty prawne

Opracowanie powinno  zawierać kilka poziomów regulacyjnych. W pierwszej kolejności uwzględniane są powszechnie obowiązujące akty prawne tworzące ramy regulacyjne. W przypadku domów maklerskich będzie to przede wszystkim ustawa o obrocie instrumentami finansowymi wraz z przepisami wykonawczymi regulującymi działalność maklerską.

Na kolejnym poziomie dokonywana jest selekcja przepisów wybranych aktów prawnych, uwzględniająca zakres prowadzonej działalności. Oczywiście jest to czynność niezwykle istotna, bo pominięcie jakiejkolwiek regulacji może mieć daleko idące, negatywne skutki dla zgodności działania.

Wybrane przepisy powinny następnie zostać powiązane z jednostkami organizacyjnymi, w których mają zastosowanie (np. departament sprzedaży, back office etc.) oraz z czynnościami wykonywanymi w ramach stanowisk funkcjonujących w tych jednostkach.

Nieocenione pozostaje przy tym wskazanie również sposobu praktycznego stosowania poszczególnych regulacji, powiązanych z określonymi czynnościami, co jest przydatne zarówno dla oceny zgodności działania, jak i zwiększenia świadomości obowiązków prawnych osób wykonujących nadzorowane czynności.

Niezbędne narzędzia i niezależność

Osoby wykonujące zadania z zakresu nadzoru zgodności działalności z prawem powinny mieć niezbędne narzędzia oraz przygotowanie merytoryczne.  Powinny również działać w warunkach niezależności.

Przepisy omawianego rozporządzenia wprost zobowiązują firmę inwestycyjną do zapewnienia, aby osoby nadzorujące dysponowały stosownymi uprawnieniami, środkami, kwalifikacjami oraz dostępem do wszelkich niezbędnych informacji.

„Środki i uprawnienia”  określone są przede wszystkim w regulaminie nadzoru zgodności z prawem, którego zapisy powinny przyznawać inspektorowi nadzoru możliwie najszersze kompetencje kontrolne w zakresie prowadzonej działalności maklerskiej (m.in. możliwość stałego nadzoru nad poszczególnymi czynnościami, uzyskiwanie pisemnych wyjaśnień).

Odpowiednie kwalifikacje

Kolejnym wymogiem szczególnym jest dysponowanie odpowiednimi kwalifikacjami. Należy przy tym podkreślić, że wszechstronna ocena kwalifikacji danej osoby może być znacząco utrudniona. Inspektor nadzoru powinien bowiem mieć wiedzę i doświadczenie umożliwiające efektywne wsparcie całego zespołu.

Zatem w przypadku rekrutacji prowadzonej wyłącznie przez osoby niemające kwalifikacji w zakresie nadzoru wewnętrznego  zasadne jest wsparcie doradcy zewnętrznego, który przy wykorzystaniu odpowiednich narzędzi dokona obiektywnej oceny poziomu kwalifikacji danego kandydata.

Obowiązki raportowe

Przepisy rozporządzenia wskazują również na objęcie osób wykonujących zadania nadzoru wewnętrznego obowiązkami raportowymi.

Regulacje wewnętrzne powinny więc przewidywać zarówno przekazywanie sprawozdań okresowych, jak też określać okoliczności, które wymagają niezwłocznego raportowania do zarządu lub rady nadzorczej domu maklerskiego. Skuteczna realizacja obowiązków raportowych będzie jednak możliwa wyłącznie przy jednoczesnym spełnieniu przesłanek niezależności.

Podstawowe wymogi w tym zakresie to zapewnienie, aby funkcja nadzoru zgodności działalności z prawem nie była łączona z wykonywaniem czynności, które są przedmiotem sprawowanego nadzoru, oraz ustalenie takiego sposobu wynagradzania, który nie wpłynie na obiektywizm realizowanych zadań.

Komentuje:

Przemysław Szpytka, partner zarządzający Compliance Partners

Opracowanie zasad funkcjonowania komórki nadzoru wewnętrznego wymaga  szczególnego podejścia, które powinno być poprzedzone dogłębną analizą czynności wykonywanych w ramach prowadzonej działalności maklerskiej.

Należy pamiętać, że wypełnienie przedstawionych obok wymogów powinno być systematycznie oceniane w ramach audytu wewnętrznego. Pomocne w tym wypadku są szczegółowe ankiety wskazujące precyzyjne kryteria oceny w ramach wymienionych obszarów.

Warto przy tym zadbać, aby wyniki audytu służyły nie tylko do oceny prawidłowości i skuteczności systemu nadzoru zgodności działalności z prawem, ale także były analizowane pod kątem ogólnej efektywności operacyjnej komórki nadzoru wewnętrznego.

Bez wątpienia zasygnalizowane aspekty stanowią zaledwie wycinek wymogów prawnych, o których należy pamiętać przy organizowaniu funkcji compliance w firmie inwestycyjnej.

Istotne jest nie tylko zapewnienie formalnej zgodności z przepisami rozporządzenia, ale również wdrożenie takich rozwiązań, które będą gwarantowały wysoką efektywność wykonywanych zadań z zakresu nadzoru wewnętrznego.

- Podstawa prawna: