Firma musi wiedzieć, co się zmieniło w dokumentach

Jeszcze rok temu zmiany w specyfikacji nie mogły dotyczyć warunków stawianych przedsiębiorcom chcącym się ubiegać o zamówienie i kryteriów oceny ofert. Od 23 października 2008 r. zamawiający może modyfikować również je. Musi jednak wtedy zamieścić ogłoszenie o zmianie ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych (jeżeli wartość zamówienie jest niższa od progów unijnych) lub przesłać je Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich (od progów unijnych).

[srodtytul]Kiedy przedłużenie terminu[/srodtytul]

Jeśli ogłoszenie jest zmieniane, zamawiający powinien rozważyć, czy nie jest konieczne przedłużenie terminu składania ofert. Gdy dojdzie do wniosku, że tak – musi go wydłużyć o czas niezbędny do wprowadzenia zmian w ofertach.

Jeśli zmiana ogłoszenia jest istotna, to wydłużenie terminu składania ofert jest obligatoryjne. O tym, jaką zmianę należy uznać za istotną, decyduje zamawiający. Jednak już z samej ustawy wynika kilka zmian, które muszą prowadzić do przedłużenia terminu składania ofert. Chodzi o te, które dotyczą przedmiotu zamówienia, wielkości lub jego zakresu, kryteriów oceny ofert oraz warunków udziału w postępowaniu lub sposobu oceny ich spełniania. Termin składania ofert musi wówczas być przedłużony o tyle, aby wykonawcy mieli czas na uwzględnienie zmian w swych ofertach.

[ramka][b]Przykład[/b]

Zarówno z ogłoszenia, jak i specyfikacji istotnych warunków zamówienia wynikało, że chodzi o dostawę 100 komputerów. Okazało się jednak, że w wyniku redukcji etatów zamawiający będzie potrzebował o cztery komputery mniej. Chociaż mogłoby się wydawać, że zmiana ta nie jest istotna, to wymaga przedłużenia terminu składania ofert, gdyż doprowadziła do zmiany wielkości zamówienia.[/ramka]

Jeśli wartość zamówienia przekracza tzw. progi unijne (w zależności od tego, kto organizuje przetarg i czego on dotyczy, jest to 133 tys., 206 tys. lub 5,15 mln euro), to termin składania ofert nie może być krótszy niż 22 dni od przekazania zmiany ogłoszenia UOPWE (w przetargu nieograniczonym).

[srodtytul]Gdy ogłoszenie nie było modyfikowane[/srodtytul]

Co jednak w sytuacji, gdy treść specyfikacji jest zmieniona, ale nie pociąga za sobą konieczności modyfikacji ogłoszenia? Wówczas wszystko zależy od sytuacji. Jeśli wymaga to dodatkowego czasu na uwzględnienie zmian w ofertach, to zamawiający powinien przedłużyć termin składania ofert i poinformować o tym wykonawców. Decyzję musi podjąć zamawiający.

[ramka][b]Przykład[/b]

W przetargu na roboty budowlane zamawiający doprecyzował informacje dotyczące grubości prętów zbrojeniowych. Uczynił to trzy dni przed upływem terminu składania ofert. Modyfikacja ta wymaga korekt w ofertach, które w znacznej mierze były już przygotowane przez przedsiębiorców. Dlatego zamawiający powinien przedłużyć termin składania ofert.[/ramka]

[srodtytul]Śledź zmiany w Internecie[/srodtytul]

W przetargu nieograniczonym specyfikacja zawsze musi być opublikowana w Internecie. I stamtąd właśnie najczęściej jest pobierana przez przedsiębiorców. Muszą oni jednak mieć świadomość, że oznacza to konieczność nieustannego śledzenia strony internetowej, na której opublikowano specyfikację. To na niej zostaną odnotowane zmiany.

Firmy, które pobiorą specyfikację w tradycyjnej formie, zostaną odrębnie poinformowane przez zamawiającego o dokonanych modyfikacjach. Pozostałe jednak nie mogą się tego domagać.

Potwierdza to orzecznictwo Krajowej Izby Odwoławczej. – Art. 38 ust. 4 zdanie drugie [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=A7340328C8AC118FF6CA95E772746DA0?id=247401]prawa zamówień publicznych[/link] stanowi, że dokonaną modyfikację specyfikacji „zamawiający przekazuje niezwłocznie wszystkim wykonawcom, którym przekazano specyfikację istotnych warunków zamówienia, a jeżeli specyfikacja jest udostępniana na stronie internetowej, zamieszcza ją także na tej stronie”. Z treści wspomnianego przepisu jednoznacznie więc wynika, iż zamawiając o zmianie treści specyfikacji, poza umieszczeniem stosownej informacji na stronie internetowej, niezwłocznie informuje jedynie tych wykonawców, którym przekazano specyfikację – napisano w uzasadnieniu [b]wyroku z 12 lutego 2009 r. (sygn. KIO/UZP 84/08)[/b].

[srodtytul]Domagaj się wyjaśnień[/srodtytul]

Nie wszystkie postanowienia specyfikacji są oczywiste dla wykonawców. Jeśli zrozumieją coś źle, może to oznaczać, że ich oferty zostaną odrzucone. Dlatego ustawodawca przewidział możliwość zadawania pytań.

Mówi o tym art. 38 ust. 1 pzp. Zgodnie z nim wykonawca może się zwrócić do zamawiającego o wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Zamawiający jest obowiązany niezwłocznie udzielić wyjaśnień, chyba że prośba o wyjaśnienie treści specyfikacji wpłynęła do niego mniej niż sześć dni przed terminem składania ofert, a w przypadku przetargu ograniczonego oraz negocjacji z ogłoszeniem, jeżeli zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia – mniej niż cztery dni przed terminem składania ofert.

Treść pytań wraz z wyjaśnieniami zamawiający przekazuje wykonawcom, którym przekazał specyfikację. Ci, którzy pobrali ją ze strony internetowej, muszą śledzić zachodzące na niej zmiany. Publikując pytania, zamawiający nie może ujawniać, kto je zadał.

[ramka][b]Będą zmiany w przepisach[/b]

[b]Uchwalona już przez Sejm nowelizacja prawa zamówień publicznych ograniczy przedsiębiorcom możliwość zadawania pytań do specyfikacji. [/b]Zamawiający będą musieli odpowiedzieć na pytania, ale tylko na te, które wpłyną do nich nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert. Wnioski o wyjaśnienia złożone później będą mogły, ale już nie musiały, zostać uwzględnione. Decyzję będzie podejmował sam zamawiający.

Prace nad nowelizacją prowadzi teraz Senat, ale nic nie zapowiada, by w zakresie pytań do specyfikacji miało się coś zmienić.[/ramka]