[b]Przeczytałam w [link=http://www.rp.pl/artykul/225927.html]DF z 28 listopada[/link], że od nowego roku firmy mogą przechowywać listy płac wyłącznie na nośnikach elektronicznych. Okazało się, że przywilej ten uzyskali jednak najwięksi przedsiębiorcy prowadzący pełną księgowość. Co z pozostałymi, czy muszą nadal gromadzić listy płac w formie papierowej przez 50 lat? Czy tym dużym wolno zniszczyć dotychczasowe, papierowe listy?[/b]
Rzeczywiście, [b]z udogodnienia tego skorzystają wyłącznie przedsiębiorcy prowadzący księgi rachunkowe, czyli spółki z o.o., akcyjne oraz pozostali, pod warunkiem osiągnięcia obrotów na poziomie 1200 tys. euro.[/b] Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok mogą oni zapisać listy płac tylko na nośnikach elektronicznych, niszcząc papierowe za ten rok.
Zmianę taką wprowadziła [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=291278]nowelizacja z 10 października br. ustawy o rachunkowości (DzU nr 214, poz. 1343)[/link], która ma obowiązywać właśnie od 1 stycznia 2009 r.
To nie tylko duże ułatwienie, ale też oszczędność. Tradycyjne listy płac mamy bowiem obowiązek trzymać przez 50 lat od dnia zakończenia przez zatrudnionego u nas pracy. Wynika tak z art. 125a [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=172511]ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU nr 39, poz. 353 ze zm.)[/link]. W razie postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości owe 50 lat biegnie od dnia wytworzenia konkretnej listy płac.
Teraz listy płac nawet większe zakłady muszą przechowywać w dokumentach papierowych. Pozostaje zatem trafne pytanie: co z mniejszymi firmami, czyli nieprowadzącymi ksiąg rachunkowych? Wynika z tego, że nie mają one prawa stosować wyłącznie listy płac elektronicznej. Mają obowiązek sporządzać je na piśmie, a dla wygody wolno im jednocześnie prowadzić je dodatkowo w komputerze. Zawsze jednak, gdy zjawi się inspektor pracy, są zobowiązane wylegitymować się papierowymi listami. Inaczej dostaną grzywny.
[ramka][b]Komentuje Agnieszka Muller-Grządka biegły rewident [/b]
Nowela do ustawy o rachunkowości nie zawiera żadnych norm przejściowych, które precyzowałyby kwestie międzyczasowe na pograniczu zmiany przepisów. Skoro tak, to nowe regulacje stosujemy dopiero od 1 stycznia 2009 r. Wynika to z zasady, że prawo nie działa wstecz.
Dlatego listy płac sporządzone do końca bieżącego roku muszą mieć formę papierową i, co więcej, trzeba je przechowywać w ten sposób przez 50 lat.
Oprócz tego mamy, oczywiście, możliwość zarchiwizowania ich na nośniku elektronicznym. Dopiero w nowym roku wskazane spółki mogą przechowywać listy płac na nośniku informatycznym po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego. Dodam, że nie mają takiego obowiązku, ale tylko możliwość.[/ramka]
