Szczególne obowiązki samorządowców określa ustawa z 22 marca 1990 r. o pracownikach samorządowych (tekst jedn. DzU z 2001 r. nr 142, poz. 1593 ze zm.). Nie oznacza to jednak, że ogólne obowiązki pracownicze wynikające z kodeksu pracy w ogóle nie dotyczą samorządowców.
Każdy pracownik ma obowiązek sumiennie i starannie wykonywać pracę oraz stosować się do poleceń przełożonych. Warunek: polecenia te nie mogą być sprzeczne z prawem lub umową o pracę. Zgodnie z art. 100 k.p. pracownik musi przestrzegać:
- czasu pracy ustalonego w zakładzie pracy,
- regulaminu pracy i ustalonego w zakładzie pracy porządku,
- przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów przeciwpożarowych,
- tajemnicy, jeżeli taką objęty jest pracodawca,
- zasad współżycia społecznego.
Dodatkowo, niezależnie od stanowiska, jakie zajmuje, każdy pracownik ma dbać o dobro zakładu pracy, chronić jego mienie oraz zachować w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
Ze względu na szczególny charakter pracy pracownicy samorządowi mają dodatkowe obowiązki. Samorządowiec powinien bowiem dbać o wykonywanie zadań publicznych oraz środki publiczne, którymi pośrednio dysponuje. Obowiązany jest również uwzględniać dobry interes państwa oraz indywidualne interesy obywateli (art. 15 ustawy). Do szczególnych obowiązków samorządowca zalicza się:
- przestrzeganie prawa,
- wykonywanie zadań urzędu sumiennie, sprawnie i bezstronnie,
- informowanie organów, instytucji i osób fizycznych oraz udostępnianie dokumentów znajdujących się w posiadaniu urzędu, jeżeli prawo tego nie zabrania,
- zachowanie tajemnicy państwowej i służbowej w zakresie przez prawo przewidzianym,
- uprzejme i życzliwe zachowanie w kontaktach ze zwierzchnikami, podwładnymi, współpracownikami oraz w kontaktach z obywatelami,
- zachowanie się z godnością w miejscu pracy i poza nim.
Pracownicy samorządowi też muszą sumiennie i starannie wypełniać polecenia przełożonych (art. 16 ustawy). Zaniechanie udzielenia informacji lub udzielenie informacji niepełnej albo nieprawdziwej przez samorządowca należy uznać za naruszenie jego obowiązków. Dodatkowo jest to podstawa pociągnięcia go do odpowiedzialności porządkowej i dyscyplinarnej.
Na samorządowcach ciąży konieczność złożenia dwóch oświadczeń. Jedno dotyczy informacji o prowadzeniu przez niego działalności gospodarczej, a drugie – jego stanu majątkowego. Brak tych pism w wymaganym 30-dniowym terminie powoduje odpowiedzialność dyscyplinarną pracownika.
Przepisy ustawy o pracownikach samorządowych dotyczące odpowiedzialności porządkowej i dyscyplinarnej adresowane są tylko do mianowanych samorządowców. Podlegają im zatem pracownicy zajmujący stanowiska określone w statucie gminy lub związku międzygminnego. Tylko tacy samorządowcy zatrudniani są bowiem na podstawie mianowania.
Upomnienie – jako karę porządkową – stosuje się za przewinienia mniejszej wagi, czyli takie, które nie wpływają negatywnie na społeczny charakter sprawowanych przez samorządowca funkcji, nie naruszają poważnie podstawowych obowiązków pracownika i nie pociągają do odpowiedzialności samego pracodawcy.
Upomnienie wymierza pracodawca, informując o tym pisemnie pracownika. Ukarany w ten sposób może w ciągu trzech dni od doręczenia mu zawiadomienia o karze odwołać się od tej decyzji do osoby zajmującej się czynnościami z zakresu prawa pracy w imieniu pracodawcy.
Wymierzanie kary dyscyplinarnej jest bardziej skomplikowane, bo dotyczy poważniejszych przewinień pracownika. Karami dyscyplinarnymi dla samorządowca są:
- nagana,
- nagana z ostrzeżeniem,
- nagana z pozbawieniem możliwości awansowania przez okres do dwóch lat do wyższej grupy wynagrodzenia lub na wyższe stanowisko,
- przeniesienie na niższe stanowisko,
- wydalenie z pracy w urzędzie.
O nałożeniu na mianowanego samorządowca kary dyscyplinarnej decyduje komisja dyscyplinarna I instancji. Gdy któraś ze stron (pracodawca albo pracownik) odwoła się od orzeczenia I instancji, ostateczną decyzję podejmuje komisja II instancji.
Zanim jednak pracownik zostanie ukarany, ustala się okoliczności naruszenia obowiązków przez pracownika oraz to, czy zasadnie wszczęto przeciwko niemu postępowanie dyscyplinarne. Na tym etapie samorządowiec ma prawo składać wyjaśnienia. Postępowanie wyjaśniające może zakończyć się zaniechaniem dalszego postępowania dyscyplinarnego, nałożeniem na pracownika kary porządkowej lub skierowaniem sprawy do komisji dyscyplinarnej. Ta po przeprowadzeniu postępowania wymierza karę. Uwzględnia przy tym stopień winy, szkodliwość społeczną i skutki czynu, a także zachowanie obwinionego przed naruszeniem obowiązków i po popełnieniu czynu niedozwolonego. Gdy dopuścił się on kilku naruszeń, wymierza karę łączną. Niewykluczone jest też uniewinnienie pracownika, umorzenie postępowania dyscyplinarnego albo odstąpienie od ukarania, jeżeli jego przewinienie nie jest poważne.
Pozostali pracownicy samorządowi, czyli zatrudnieni na innej podstawie niż mianowanie, odpowiadają według kodeksu pracy. Ale ponoszą pełną odpowiedzialność za dodatkowe szczególne obowiązki z racji pełnionych funkcji w organach samorządu.
Gdy pracownik nie przestrzega ustalonej organizacji i porządku pracy, przepisów bhp, przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności, przełożony może zastosować karę upomnienia lub nagany (porządkową). Dodatkowo wolno nałożyć na niego karę pieniężną.
Natomiast kodeksową karą dyscyplinarną jest zwolnienie pracownika z pracy bez zachowania przysługującego mu okresu wypowiedzenia. Musi to jednak wynikać m.in. z ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych.