Zasady prowadzenia teczek reguluje rozporządzenie MPiPS z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286, ze zm.).
Akta osobowe załogi składają się z trzech części i obejmują:
A
– dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
B
– dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika,
C
– dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.
Dokumentami związanymi z nawiązaniem i przebiegiem zatrudnienia są m.in.:
1. Umowa o pracę.
2. Dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się.
3. Dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej.
W razie ukarania pracownika karą porządkową w jego aktach powinny się znaleźć:
- odpis zawiadomienia o wymierzeniu kary porządkowej,
- protokół z wysłuchania pracownika przed zastosowaniem kary,
- sprzeciw złożony przez pracownika.
Odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa się z akt pracownika, a karę uznaje za niebyłą po roku nienagannej pracy bądź wcześniej – z inicjatywy samego pracodawcy lub reprezentującej zatrudnionego zakładowej organizacji związkowej, a także wskutek uwzględnienia jego sprzeciwu i wydania przez sąd pracy orzeczenia o uchyleniu kary.
4. Pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego, wychowawczego lub bezpłatnego.
5. Korespondencja z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy.
Przy przejściu zakładu na innego pracodawcę dotychczasowy szef musi nowemu przekazać całą dokumentację pracowniczą. Akta powinny być podzielone na trzy części (A, B i C). Szef powinien też przechowywać odpisy lub kopie pism składanych przez pracowników.
Jeśli pracodawca nie prowadzi dokumentacji pracowniczej, popełnia wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Oznacza to, że ten, który nie prowadzi teczek w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych, naraża się na grzywnę. Nie dostanie jej natomiast, gdy dokumentację załogi oraz tę związaną ze stosunkiem pracy prowadził w sposób niepełny.
Akta osobowe, podobnie jak i pozostała dokumentacja pracownicza, nie mogą znajdować się w miejscu dostępnym dla osób nieupoważnionych. Muszą być też odpowiednio chronione przed uszkodzeniem lub zniszczeniem.
precyzuje, w jakich pomieszczeniach oraz w jakich warunkach dokumenty powinny być przechowywane. Dodatkowo zgodnie z § 6 – 8a
rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej z 28 maja 1996 r.
dokumentacja powinna mieć postać fizyczną, a nie elektroniczną. Jeśli więc pracodawca prowadzi dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej, co jest coraz częstsze, powinien jej towarzyszyć wydruk.
Wykroczenie pracodawcy polega także na tym, że nie wyda zatrudnionemu świadectwa pracy. Natomiast wydanie wadliwego takiego dokumentu, w którym np. brakuje wymaganych danych lub zamieszczone informacje są niezgodne z faktami, nie jest już tak oceniane.
Pracownikowi przysługuje roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek tego, że nie wydał mu w terminie lub wydał niewłaściwe świadectwo pracy (art. 99 § 1 k.p.). I to za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłużej jednak niż sześć tygodni. Oblicza się je według zasad obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop.
Pracownik musi jednak udowodnić, że pozostawał bez pracy i poniósł wymierną stratę (w konkretnej kwocie), bo szef uchybił terminowi wydania świadectwa. Jeżeli nie wypłaci odszkodowania, podwładny ma prawo skierować sprawę do sądu pracy.
