Zwolniona z podatku jest cała kwota wypłacona pracownikowi tytułem zwrotu kosztów noclegu w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym. Wynika to z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej updof). Zwalnia on z podatku należności z tytułu podróży służbowej "do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy". Takie przepisy zawiera rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (DzU nr 236, poz. 1991 ze zm.).
Możliwość wyrażenia przez pracodawcę - w uzasadnionych wypadkach - zgody na zwrot kosztów za nocleg w wysokości przekraczającej określone limity przewidziana jest w § 9 ust. 3 tego rozporządzenia. Koszty noclegu w hotelu w kwocie przekraczającej limit zostały zatem pracownikowi zwrócone zgodnie z tymi przepisami i są w całości objęte zwolnieniem przewidzianym w art. 21 ust. 1 pkt 16 updof. Pracownik musi jednak przedstawić rachunek stwierdzający wysokość tych wydatków.
Dla pracodawcy zwrot tego wydatku, tak samo jak innych poniesionych na rzecz pracownika delegowanego do odbycia podróży służbowej, jest kosztem uzyskania przychodu.
