Na zawarcie umowy założycieli najczęściej decydują się przyszli wspólnicy spółek handlowych. W praktyce obrotu nierzadko zdarzają się sytuacje, gdy pojawia się pomysł na wspólne przedsięwzięcie, ale brak skonkretyzowanych ram jego prowadzenia.
Czytaj także: Rejestrowanie działalności gospodarczej: jak założyć własną firmę
Dobry punkt startu
W takiej sytuacji umowa założycieli może się okazać dobrym punktem wyjścia do określenia zasad prowadzenia biznesu zanim wspólnicy wybiorą odpowiadającą im formę prawną. Taka umowa może stanowić podstawę sporządzenia umowy spółki. W sytuacji natomiast, gdy wspólnicy rozpoczynają pracę nad założeniem wspólnego biznesu od sporządzenia umowy spółki, founders' agreement może stanowić uzupełnienie tej umowy.
Founders' agreement jest umową nienazwaną, nieuregulowaną wprost w przepisach co do jej treści. Zawarcie takiej umowy jest dopuszczalne zgodnie z obowiązująca w naszym porządku prawnym zasadą swobody umów. Należy jednak pamiętać o jednej podstawowej zasadzie, przy sporządzaniu tej umowy. Jej postanowienia dla swej ważności a także wywołania pożądanego skutku, nie mogą naruszać natury stosunku prawnego spółki, powszechnie obowiązujących przepisów prawa ani zasad współżycia społecznego.
Jaka forma
Umowa dla swojej skuteczności nie wymaga szczególnej formy, zasadniczo wystarczy jej zawarcie w zwykłej formie pisemnej. Niemniej w niektórych sytuacjach zasadne może być zawarcie jej w formie szczególnej. Tak będzie chociażby w sytuacji, gdyby na podstawie postanowień samej umowy miało dojść w przyszłości do przeniesienia udziałów w spółce z o.o., do czego przepisy wymagają formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi.
Jakie zalety
Może się wydawać, że w sytuacji, w której wspólnicy celem sformalizowania swojej współpracy i tak muszą zawrzeć umowę spółki, umowa założycieli jest zbędna. Tak jednak nie jest. Oczywiście, kwestie regulowane zazwyczaj w umowie założycieli mogą znaleźć się w samej umowie spółki, także jako postanowienia fakultatywne, niewymagane dla skuteczności umowy spółki. Należy jednak pamiętać, że w przypadku spółek handlowych, ich umowy są jawne a dostęp do nich jest powszechny. Każdy może bowiem, bez wykazywania szczególnego interesu prawnego przejrzeć akta rejestrowe spółki prawa handlowego. Founders' agreement jako umowa wewnętrzna, niebędąca umową spółki nie podlega natomiast ujawnieniu wraz z aktami rejestrowymi spółki. Żaden przepis nie nakłada bowiem na wspólników czy spółkę obowiązku złożenia takiej umowy do akt rejestrowych. Poufność takiej umowy jest zatem jej niewątpliwą zaletą.
Ograniczanie ryzyka na przyszłość
Prace nad founders' agreement dla osób, które dopiero myślą o prowadzeniu wspólnego biznesu mogą być doskonałym sposobem na usystematyzowanie założeń przyszłej współpracy i ustalenie już na początku jej zasad. Spisanie wspólnych ustaleń na wczesnym etapie może się okazać także niezwykle istotne w toku dalszej współpracy. Pamiętajmy, że umowę tę (jak zasadniczo wszystkie umowy zawierane w obrocie gospodarczym) zawierać się powinno na tzw. czas wojny.
Oznacza to, że founders' agreement powinna zawierać takie postanowienia, które pozwolą uniknąć późniejszych sporów pomiędzy wspólnikami oraz, w razie gdy takie spory się pojawią, pomogą je rozwiązać. Często bowiem zdarza się chociażby, że wspólnicy zapominają w toku prowadzonej działalności o pierwotnych ustaleniach lub też wyobrażenie o kształcie tych ustaleń zniekształca się z czasem. Taka sytuacja może natomiast rodzić wśród wspólników konflikty wpływające niekorzystnie na prowadzoną działalność. W sytuacji, gdy wspólnicy zdecydują się na zawarcie umowy odzwierciedlającej ich ustalenia, takie ryzyko nie powstanie. W każdym momencie będzie można bowiem sięgnąć do umowy i zweryfikować kształt poczynionych ustaleń. Oczywiście, spory między wspólnikami pojawić się mogą, nawet jeśli wcześniej zawarli oni umowę założycieli. Jednak prawidłowo skonstruowana umowa powinna taką sytuację uwzględniać i przewidywać sposób rozwiązania pojawiających się sporów.
Co warto uregulować
Wśród obszarów, jakie należałoby uwzględnić w ustaleniach wspólników, szczególną uwagę należy zwrócić na:
- jasne określenie wkładów wnoszonych przez każdego wspólnika do spółki,
- rolę poszczególnych wspólników w funkcjonowaniu spółki, np. w sytuacji, gdyby wspólnicy mieli wykonywać w ramach spółki określone zadania, istotne dla jej funkcjonowania,
- określenie sposobu podziału pomiędzy wspólników zysku spółki i sposobu pokrycia strat spółki (np. czy wspólnicy chcą w sposób równy uczestniczyć w zyskach i stratach, czy też któremuś ze wspólników przyznany zostanie większy udział w zysku),
- przedmiot działalności spółki,
- zakaz konkurencji wspólników w czasie trwania spółki ale także po wystąpieniu wspólnika ze spółki (np. aby nie mógł on szkodzić spółce jako jej konkurent),
- możliwość i warunki przystąpienia do przedsięwzięcia nowego wspólnika a także sposób wystąpienia wspólnika ze spółki,
- procedurę rozwiązywania sporów wspólniczych. ?
Zdaniem autorki
Karolina Durbacz, radca prawny
W zależności od tego czy umowa założycieli stanowić będzie podstawę do sporządzenia umowy spółki czy też będzie jej uzupełnieniem, różny może być zakres jej regulacji. Zasadniczo jednak wspólnicy powinni zadbać, aby umowa założycieli wraz z umową spółki w sposób kompleksowy regulowała wszystkie kwestie istotne dla wspólników i funkcjonowania spółki, w tym kwestie niezbędne dla zawiązania spółki. Umowa może regulować nie tylko kwestie prawne, ale także czysto praktyczne.