[b]– Nasza firma podpisała umowę z osobą prywatną o umieszczenie reklamy na terenie jej posesji. W umowie określono termin płatności oraz numer rachunku bankowego, na który powinny być przekazywane płatności. W tych terminach dokonujemy przelewu (zaliczając do rozliczeń międzyokresowych). Jednak, według urzędu skarbowego, nie możemy odpisać w koszty raty wynajmu tylko na podstawie umowy i przelewu. Musimy mieć rachunek wystawiony przez otrzymującego należność. Czy rzeczywiście taki rachunek jest konieczny?[/b] – pyta czytelniczka DF.

Z punktu widzenia firmy czytelniczki, która chce wrzucić wydatek w koszty, rachunek nie jest potrzebny. Obowiązek dotyczący rachunku ciąży na tym, kto ten dokument wystawia, a zatem na świadczącym usługę (w tym wypadku na osobie, która wynajmuje własną posesję pod reklamę).

[srodtytul]Obowiązek dla usługodawcy...[/srodtytul]

Zgodnie z art. 87 § 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=A2547B9DBB98C6791FB85EA2C29AFF97?id=176376]ordynacji podatkowej (op)[/link] podatnicy prowadzący działalność gospodarczą muszą na żądanie kupującego lub usługobiorcy wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi (chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej).

Czy osoba fizyczna, która zawiera umowę na umieszczenie reklamy na swojej posesji, prowadzi działalność gospodarczą? W świetle ordynacji podatkowej – tak. Warto bowiem pamiętać, że dla celów ordynacji działalnością gospodarczą jest „każda działalność zarobkowa w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej, w tym wykonywanie wolnego zawodu, a także każda inna działalność zarobkowa wykonywana we własnym imieniu i na własny lub cudzy rachunek, nawet gdy inne ustawy nie zaliczają tej działalności do działalności gospodarczej lub osoby wykonującej taką działalność – do przedsiębiorców” (art. 3 pkt 9 op).

Zatem, nawet jeśli ktoś nie prowadzi działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym czy ustawy o VAT, w świetle ordynacji podatkowej ma obowiązek wystawienia rachunku.

[srodtytul]...ale nie dla usługobiorcy[/srodtytul]

[b]Z obowiązku wystawienia rachunku nie wynika natomiast wymóg drugiej strony transakcji – dokumentowania rachunkiem wydatków wrzucanych w koszty uzyskania przychodu.[/b]

Dlaczego więc urząd skarbowy czytelnika wymaga tego od firmy, która korzysta z usługi wynajmu nieruchomości pod reklamy?

Najprawdopodobniej urząd wyciąga taki wniosek nie z ustaw podatkowych, lecz z [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=9E413D2E0FB621A698244A2C797EEA4C?id=324433]ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (uor)[/link]. Firma stosuje tę ustawę, skoro – jak pisze czytelniczka – dokonuje rozliczeń międzyokresowych.

Przypomnijmy, że zgodnie z art. 20 ust. 2 uor podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe:

- zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów,

- zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom,

- wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

[srodtytul]Co na dowodzie księgowym[/srodtytul]

Dowód księgowy – zgodnie z art. 21 ust. 1 – powinien zawierać co najmniej:

1. określenie rodzaju dowodu i jego numer identyfikacyjny,

2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą, także datę sporządzenia dowodu,

5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Wprawdzie można nie zamieszczać danych, o których mowa w pkt 5 i 6 (gdy wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych), ale nie zwalnia to przedsiębiorcy z samego obowiązku uzyskania dowodu księgowego.

Czasami też można dokumentować operacje gospodarcze za pomocą księgowych dowodów zastępczych, jednak taki wyjątek jest przewidziany tylko w szczególnych sytuacjach, gdy nie można uzyskać zewnętrznych obcych dowodów źródłowych.

[srodtytul]Umowa nim nie jest[/srodtytul]

Czy umowa cywilnoprawna nie spełnia warunków dowodu księgowego? Nie znamy szczegółów umowy zawartej przez firmę czytelniczki, ale zasadniczo nie ma przeszkód, by takie wymogi spełniała. Nie ma też powodu, by umowa wraz z dowodem bankowym nie mogła być podstawą zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu >patrz opinia eksperta.

Jest to tym bardziej dopuszczalne, że dowodem księgowym może być nawet paragon (co potwierdziła [b]Izba Skarbowa w Bydgoszczy w interpretacji z 20 maja 2009 r., ITPB3/423-121/09/MT[/b]: „Jeżeli na gruncie przepisów o rachunkowości, paragony fiskalne potwierdzające przedmiotowe wydatki, opisane przez pracowników w sposób wskazany przez wnioskodawcę, stanowią dowody księgowe, będące podstawą wprowadzenia tych wydatków do ksiąg rachunkowych, taki sposób udokumentowania faktu ich poniesienia jest wystarczający również dla celów podatku dochodowego od osób prawnych”).

[srodtytul]Skąd ta wątpliwość[/srodtytul]

Również art. 15 ust. 4e ustawy o PIT przewiduje możliwość zarachowania kosztu na innej podstawie niż faktura czy rachunek. Mówi bowiem: „na dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem ust. 4a i 4f – 4h, uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku)”.

Wprawdzie na końcu tego przepisu jest zastrzeżenie („z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów”), ale – zarówno moim zdaniem, jak i zdaniem ekspertów, których o to pytaliśmy – zastrzeżenie to dotyczy momentu poniesienia kosztu, a nie sposobu jego księgowania (rachunkiem czy innym dowodem?).

[ramka][b]Kiedy umowa nie jest dowodem[/b]

Chociaż zasadniczo umowa cywilnoprawna jest dokumentem potwierdzającym – wraz z dołączonym dowodem bankowym lub kasowym – poniesienie wydatku i zarachowanie go w koszty, to jednak czasami tak nie będzie. Trzeba bowiem pamiętać, że umowa musi spełniać podstawowe warunki. Przykładowo brak podpisów dyskwalifikuje ją jako dowód księgowy.

Potwierdziła to [b]Izba Skarbowa w Bydgoszczy w interpretacji z 20 kwietnia 2009 r. (ITPB1/415-82/08/WM)[/b]. Sprawa dotyczyła wprawdzie podatnika prowadzącego księgowość uproszczoną – podatkową księgę przychodów i rozchodów, jednak to samo można odnieść do dowodów księgowych w rozumieniu ustawy o rachunkowości.

„Wskazane dokumenty potwierdzają istnienie transakcji, a mianowicie potwierdzają strony umowy, datę zawarcia umowy, dokonanie zakupu, kwotę i przedmiot transakcji. Jednakże na wskazanych umowach cywilnoprawnych nie ma własnoręcznych ani elektronicznych podpisów stron, a w szczególności podpisów osób uprawnionych do sprzedaży nabywanych towarów – stwierdziła izba. – Ewentualne złożenie podpisu tylko przez przyjmującego towar – kupującego, jest niewystarczające, w świetle cytowanego przepisu, aby uznać ten dokument za dowód księgowy. W świetle powyższego wskazane przez pana dokumenty nie stanowią dowodów księgowych będących podstawą do zaksięgowania poniesionych wydatków w podatkowej księdze przychodów i rozchodów”.[/ramka]

[ramka][b]Zdaniem eksperta[/b]

[b]Piotr Przemysław Żak biegły rewident współpracujący z TPA Horwath Horodko Audit[/b]

Umowa cywilnoprawna oraz bankowy lub kasowy dowód uiszczenia należnych opłat jest oczywistym dowodem potwierdzającym istnienie stosunku cywilnoprawnego między stronami. Samo „techniczne” ujęcie operacji w księgach, tj. zarachowanie kosztu, powinno nastąpić na podstawie dowodu wewnętrznego (polecenia księgowania). Zarachowujemy tym dowodem zobowiązanie wobec wynajmującego za dany okres (w tym momencie powstaje koszt), które następnie jest uregulowane przelewem.

Dodajmy, że jest to prawidłowe tylko wtedy, gdy wynajmujący nie jest czynnym podatnikiem VAT. W przeciwnym razie jedynym dozwolonym dowodem jest otrzymana faktura VAT.

Jeśli firmy wymagają od swoich kontrahentów, którzy nie prowadzą działalności gospodarczej, wystawiania rachunków, to jest to podyktowane raczej przyjętą przez nie polityką rachunkowości (czy, uściślając, wewnętrznymi procedurami w zakresie dokumentacji zdarzeń gospodarczych) niż przepisami prawa podatkowego.[/ramka]