[b]Wynagrodzenia i zasiłki wypłacamy pracownikom do 10 następnego miesiąca za miesiąc poprzedni. Za pobierających zasiłki macierzyńskie nie składaliśmy raportu RCA z kodem 12 40 00, gdy osoba w danym miesiącu przebywała na urlopie macierzyńskim, ale świadczenie nie zostało jej wypłacone. Przykładowo gdy pracownica urodziła dziecko 20 listopada, ale w tym miesiącu zasiłek nie był jej wypłacany, to za listopad nie składaliśmy też raportu RCA z kodem 12 40 00. Raport ten złożyliśmy, gdy doszło do wypłaty zasiłku. Czy takie rozwiązanie jest dopuszczalne?[/b] – pyta czytelniczka DOBREJ FIRMY.
Osoba pobierająca zasiłek macierzyński podlega z tego tytułu ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, jeżeli nie ma ustalonego prawa do emerytury lub renty oraz innych tytułów do ubezpieczeń. Jeżeli te dwa warunki są spełnione, to płatnik wykazuje za nią składki na te ubezpieczenia. Płatnikiem składek za osoby pobierające zasiłek macierzyński jest podmiot wypłacający zasiłek macierzyński, a więc pracodawca, gdy jest uprawniony do wypłaty zasiłków, lub ZUS, gdy zasiłek wypłaca organ. Płatnik ma wyłącznie wykazać należne składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w raporcie ZUS RCA. Płatnik składek tych nie wpłaca do ZUS, gdyż finansuje je budżet państwa. Wykazywane są one w raporcie ZUS RCA z kodem 12 40 00.
Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za osobę pobierającą zasiłek macierzyński stanowi kwota wypłaconego zasiłku.
Jeżeli w danym miesiącu osoba przebywa na urlopie macierzyńskim, ale w tym miesiącu nie otrzymuje zasiłku, płatnik powinien złożyć za nią raport ZUS RCA z kodem 12 40 00 z zerową podstawą wymiaru i zerowymi kwotami składek na te ubezpieczenia. Raport RCA składa się po to, aby wykazać, że w tym okresie osoba ta podlegała ubezpieczeniom.
Jeżeli płatnik nie złożył raportu zerowego za listopad, musi skorygować dokumenty rozliczeniowe za ten miesiąc. Przykładowo gdy prawo do zasiłku powstało od 20 listopada 2008 r., za listopad płatnik powinien złożyć raport ZUS RCA w trybie korekty i wykazać zerową podstawę wymiaru i zerowe kwoty składek. Oczywiście oprócz korekty raportu płatnik powinien złożyć korektę deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA. Oba dokumenty należy oznaczyć tym samym identyfikatorem raportu, tj. 02.11.2008, jeżeli płatnik wcześniej nie korygował dokumentów rozliczeniowych złożonych za listopad.
Oczywiście gdy płatnik nie składał raportu RCA z kodem 12 40 xx za inne miesiące, to również w podany sposób musi skorygować dokumenty.
Natomiast zasiłek macierzyński, który wypłaca pracodawca, należy wykazać w raporcie ZUS RSA składanym za miesiąc, w którym doszło do wypłaty zasiłku. Jeżeli pracownica urodziła dziecko 20 listopada, ale w listopadzie zasiłek nie został jej wypłacony, pracodawca nie składa za ten miesiąc raportu ZUS RSA. Złoży go i kwotę wypłaconego zasiłku wykaże w grudniu. Przykładowo gdy w grudniu wypłaci zasiłek za okres od 20 listopada do 31 grudnia, w raporcie RSA z kodem tytułu do ubezpieczeń 01 10 xx wykaże okres, za który zasiłek wypłacił 20.11–31.12, liczbę dni zasiłkowych (52) kod świadczenia/przerwy (311) oraz kwotę wypłaconego zasiłku.
