Wdrożenie nowej wersji programu Płatnik jak zwykle spowodowało wiele kłopotów dla firm, które muszą się nim posługiwać. Jeszcze nie wszystkie zapowiadane funkcje zostały uruchomione, a już czytelnicy zgłosili szereg problemów. W pierwszej kolejności dotyczą one etapu aktualizacji.

W pierwszym etapie wdrożenia w programie Płatnik 9.01.001A wprowadzono automatyczną weryfikację ?i aktualizację komponentów programu (czyli m.in. wartości wspólnych dla wszystkich parametrów wyliczeniowych, słowników merytorycznych będących podstawą do wykonania weryfikacji dokumentów, zasad i reguł weryfikacji, listy błędów, certyfikatu klucza publicznego ZUS, adresów węzłów internetowych). Są one konieczne do prawidłowej weryfikacji dokumentów przekazywanych do ZUS. Program porównuje też, czy podmiot z danymi identyfikacyjnymi, które figurują w kartotece programu Płatnik, jest zarejestrowany w ZUS. Jeśli tak, to po uruchomieniu funkcji Aktualizuj komponenty i dane płatnika w oknie Aktualizacja komponentów i danych płatnika przy pozycji Dane w rejestrze płatnika widnieje informacja „nie dotyczy". W raporcie z przebiegu aktualizacji pojawi się wtedy informacja „Dane płatnika nie są pobierane". Aktualizacja w pierwszym etapie nie polega bowiem na pobieraniu danych płatnika, tylko na prostym sprawdzeniu – figuruje czy nie.

Brak w bazie

Zdarza się, że po wykonaniu aktualizacji w pozycji Dane w rejestrze płatnika pojawił się wpis „niezidentyfikowano".

Na początku pracy w nowej wersji programu podczas aktualizacji danych podmiotu program Płatnik wysyła – po poprawnym skomunikowaniu się z serwerem ZUS – dane z kartoteki płatnika. Sprawdza zatem, czy płatnik z takimi danymi istnieje w bazie ZUS. Jeśli go tam nie ma, pojawia się komunikat „niezidentyfikowano".

W raporcie z Przebiegu aktualizacji, w pozycji Sprawdzanie aktualności danych płatnika w ZUS...  znajduje się adnotacja: „Płatnik nie został zidentyfikowany w ZUS. Żadne dane płatnika nie zostaną pobrane". Oznacza to, że dane tego podmiotu znajdujące się w kartotece programu Płatnik nie identyfikują się ?z danymi żadnego płatnika z bazy ZUS. Może to oznaczać, że dane identyfikacyjne w kartotece są niepoprawne albo że płatnik taki nie został jeszcze skutecznie zgłoszony (np. zgłoszenie zostało wysłane do ZUS, ale jeszcze nie zostało założone konto płatnika).

Przy weryfikacji danych płatnika należy zwrócić uwagę na wszystkie znaki – w tym spacje – znajdujące się w kartotece. Częstym błędem są nadmiarowe spacje w numerze REGON.

Uwaga! Skutkuje to niemożnością wysyłania dokumentów do ZUS, dlatego zawsze należy doprowadzić do zgodności danych płatnika z bazą ZUS.

Problem na łączach

Po wykonaniu aktualizacji w pozycji Komponenty ?i słowniki programu może się pojawić wpis „Błąd pobierania".

Jeżeli przy ściąganiu komponentów pojawi się informacja o błędzie pobierania, to należy zapoznać się z raportem z Przebiegu aktualizacji. W pozycji Pobieranie plików aktualizacji... będzie w nim podana informacja o występującym problemie.

Może on wynikać np. z braku aktualnych list CRL lub nieprawidłowego ustawienia komunikacji z serwerem ZUS. Należy zwłaszcza zwrócić uwagę na to, aby w sytuacji, gdy do komunikacji jest wykorzystywany serwer proxy, były odblokowane porty 443 i 8080. Należy też sprawdzić, czy są ustawione maksymalne wartości parametrów dla HTTP i URL oraz dla pola w nagłówku HTTP. (standardowo w urządzeniach zarządzających siecią są one niższe) >patrz tabela.

Kłopot z parametrami

Aktualizacja parametrów programu Płatnik przez Internet była funkcją oczekiwaną przez użytkowników. Ale jej wdrożenie przysporzyło im wielu kłopotów.

Usługa aktualizacji danych i komponentów programu Płatnik jest wywoływana przy uruchomieniu programu oraz z menu Administracja. Gdy w ZUS są dostępne aktualizacje, program informuje o tym użytkownika.

Gorzej, gdy użytkownik oczekuje takiej aktualizacji, a w ZUS nie jest ona dostępna. Przykład takiej sytuacji mieliśmy w styczniu 2014 r. Do sporządzenia dokumentów rozliczeniowych za grudzień niezbędne było wprowadzenie parametru ograniczającego wysokość podstawy wymiaru składki na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe. Bez niego program zerował podstawę składki chorobowej i nie dało się zrobić poprawnie dokumentów. Dotychczas parametr ten wprowadzano do programu ręcznie, a obecnie pochodzi ?z bazy ZUS i jest wczytywany do programu podczas wykonywania funkcji „Aktualizuj komponenty i dane płatnika".

Plik zawierający aktualne parametry do wyliczania ubezpieczenia chorobowego był co prawda dostępny dopiero 31 grudnia 2013 r., jednak przypadło to przed najwcześniejszym terminem składania dokumentów rozliczeniowych za grudzień (do 5 stycznia – obowiązującym jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe). Zgodnie bowiem z art. 41 ust. 1 oraz 47 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2013 r., poz. 1442), płatnik składek przekazuje imienne raporty miesięczne wraz z deklaracją rozliczeniową za poprzedni miesiąc po jego zakończeniu. Zatem dokumenty za grudzień 2013 r. należało złożyć nie wcześniej niż w styczniu 2014 r.

Zaktualizowanie w programie Płatnik tego parametru, który był niezbędny do prawidłowej weryfikacji dokumentów za grudzień 2013 r., nastąpiło w terminie umożliwiającym przekazanie do ZUS poprawnych dokumentów rozliczeniowych. Jednak dla wielu użytkowników, zwłaszcza dla biur rachunkowych, przygotowujących więcej niż jeden komplet dokumentów rozliczeniowych, było to uciążliwe.

Ominąć błąd krytyczny

Użytkownicy skarżą się również, że przy weryfikacji dokumentów pokazują się komunikaty: „Dokument ma niepotwierdzone dane płatnika w ZUS" albo „Dokument ma niepotwierdzone dane ubezpieczonego w ZUS". W tych przypadkach błędy mają status krytycznych i nie można wysłać dokumentów do ZUS.

W tych przypadkach należy wybrać funkcję Aktualizuj komponenty programu i dane płatnika. ?W pierwszym etapie wdrożenia programu Płatnik przy pobieraniu danych płatnika pojawi się wprawdzie informacja, że pobieranie „Nie dotyczy" tego płatnika (jeśli figuruje on w bazie ZUS). Jednak po wykonaniu tej operacji nie będą uruchamiane reguły odnoszące się do danych płatnika i ubezpieczonych (docelowo pobieranych z ZUS) i weryfikacja dokumentów nie będzie wykazywała błędów.

Deska ratunku

Jeśli status danych płatnika jest inny niż „Nie dotyczy", to dokumentów nie będzie można poprawnie zweryfikować i wysłać do ZUS. Przed ustaleniem przyczyny niezgodności danych płatnika z bazą ZUS, może minąć termin na złożenie dokumentów. Dlatego warto pamiętać o istnieniu aplikacji e-Płatnik na Platformie Usług Elektronicznych. Nawet jeśli na co dzień korzystamy z programu kadrowo-płacowego ?i programu Płatnik, to warto zapewnić sobie dostęp do dodatkowego narzędzia. E-płatnik działa na danych ?z ZUS, nie wymaga więc potwierdzania danych płatnika, tylko pokazuje takie, jakie faktycznie figurują ?w ZUS. Jeśli mija nam termin na sporządzenie np. dokumentu zgłoszeniowego, można go wysłać z e-Płatnika.

Uwaga! Dostęp do e-Płatnika mają firmy zatrudniające do 100 ubezpieczonych. Trzeba mieć założone konto na PUE i pełnomocnictwo od danego płatnika zarejestrowane w ZUS.

Przy rozliczaniu składek za styczeń wskazana cierpliwość

Płatnicy powinni się przygotować, że również dokumenty rozliczeniowe za styczeń będą musieli przygotować na ostatnią chwilę. Wynika to ze zmiany zasad ustalania niektórych parametrów i braku możliwości pobrania nowych ze strony ZUS.

Od nowego roku zmieniła się zasada ustalania ograniczenia podstawy wymiaru składek na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe dla niektórych grup ubezpieczonych. Będzie ustalana ?z góry na cały rok (zamiast od trzeciego miesiąca każdego kwartału) w wysokości 250 proc. prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na ten rok kalendarzowy. Od tego miesiąca zmieniła się też podstawa wymiaru składek ?na ubezpieczenie zdrowotne dla niektórych grup ubezpieczonych.

Przy próbie sporządzenia dokumentów za styczeń 2014 r. ?Płatnik 9.01.001A wykazuje błąd w nieoczekiwanych sytuacjach. ?Do poprawnego działania program potrzebuje kompletu parametrów, a wartości wielu ?z nich – potrzebnych do poprawnej weryfikacji oraz wyliczenia kwot podstaw i składek – kończą się z datą 31 grudnia 2013 r. Dlatego program zgłasza błąd. Użytkownikom pozostaje czekać na udostępnienie przez ZUS aktualizacji słowników do instalacji. Jeszcze nie wiadomo, kiedy to nastąpi. Wiadomo jednak, ?że parametr dotyczący weryfikacji podstawy zdrowotnej będzie znany dopiero po 20 stycznia, więc można się spodziewać powtórki z grudniowych kłopotów.