Od listopada 2013 r. obowiązywać zaczną zmienione wzory druków ubezpieczeniowych – zgłoszeniowych i rozliczeniowych. Zmienią się też niektóre kody wykorzystywane przy wypełnianiu tych dokumentów. Te modyfikacje związane są przede wszystkim z wprowadzeniem urlopów rodzicielskich oraz urlopów w związku ze sprawowaniem opieki nad dzieckiem przez okres 3 lat. Inna nowość to wprowadzenie pól do wykazania należnych składek według wszystkich źródeł ich finansowania w dokumentach rozliczeniowych.

Nowe formularze i kody wprowadza rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z  9 września  2013 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (DzU z 2013 r., poz. 1101). Zasadniczo wejdzie ono w życie 1 listopada 2013 r. Równocześnie wprowadza jednak okres przejściowy, umożliwiający składanie dotychczasowych formularzy do 31 grudnia 2013 r. oraz wcześniejszy okres obowiązywania dla niektórych kodów tytułu ubezpieczenia.

Celem wprowadzanych zmian jest umożliwienie płatnikom składek prawidłowego wypełniania dokumentów ubezpieczeniowych, a tym samym właściwego zgłaszania do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego oraz rozliczania składek. Nowe formularze umożliwią także zwiększenie weryfikacji dokumentów rozliczeniowych, dokonywanej w ZUS-owskich narzędziach informatycznych (program Płatnik, aplikacja e-Płatnik).

Wzory zgłoszeń

Rozporządzenie wprowadza nowe i zmienione wzory formularzy ubezpieczeniowych. Po pierwsze dostosowuje wzory dokumentów zgłoszeniowych: ZUS ZUA, ZUS ZCNA, ZUS ZZA, ZUS ZIUA, ZUS ZWUA, ZUS ZSWA do zmian wprowadzonych ustawą z 29 lipca 2011 r. o zmianie ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników oraz niektórych innych ustaw (DzU nr 171, poz. 1016).

Zmiany te polegają przede wszystkim na usunięciu etykiety (opisu) dla pól, w których wpisywany był numer NIP ubezpieczonego. Pola te zaciemniono i nie należy ich wypełniać. Powyższa ustawa wprowadziła bowiem przepisy, zgodnie z którymi odstąpiono od obowiązku posiadania numeru NIP przez osoby fizyczne objęte rejestrem PESEL, jeżeli nie prowadzą działalności gospodarczej lub nie są zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług. Płatnicy składek nie są zobowiązani do podawania numeru NIP osoby ubezpieczonej już od 1 września 2011 r., ale dopiero teraz rozporządzenie dostosowano do zmienionego stanu prawnego.

Po drugie w dokumentach rozliczeniowych inaczej należy wykazywać składki i źródło ich finansowania >> patrz ramka.

Po trzecie uchylono wzór formularza ZUS RMUA. W jego miejsce wprowadzono druk „Informacja miesięczna dla osoby ubezpieczonej" i „Informacja roczna dla osoby ubezpieczonej". Zmiany te wynikają z nowelizacji art. 41 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, dotyczącej przekazywania informacji zawartych w raportach imiennych raz na rok lub na żądanie ubezpieczonego nie częściej niż raz na miesiąc.

Kody po zmianach

Wykorzystywane przy wypełnianiu dokumentów ubezpieczeniowych kody znajdują się w załączniku nr 18 do rozporządzenia. Wprowadzone zmiany wiążą się z modyfikacją niektórych przepisów dotyczących podlegania ubezpieczeniom. Dla większości płatników składek realne znaczenie ma jednak jedynie wprowadzenie kodów świadczeń używanych przy rozliczaniu urlopów rodzicielskich.

Od 1 stycznia 2013 r. weszły w życie zmiany do art. 7 i 10 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Powodują one brak konieczności różnicowania kodów tytułu ubezpieczenia w przypadku osób podlegających dobrowolnie ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Skutkuje to zmianą opisu kodu 19 00, dodaniem kodu 19 10 oraz usunięciem kodów 10 40, 15 00, 16 10, 17 00, 18 10.

Kod tytułu ubezpieczenia 19 00 otrzymał zmieniony opis: „osoba podlegająca dobrowolnie ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, na podstawie art. 7 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych".

Nowy kod 19 10 oznacza osobę podlegającą dobrowolnie ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym w okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej.

Uprawnienia rodziców

Od 1 stycznia 2013 r. weszła w życie ustawa z 28 maja 2013 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw. Jej konsekwencją jest zmiana opisów dwóch kodów (311, 315) oraz wprowadzenie nowych kodów (319, 320, 325, 326, 327, 328). Używają ich płatnicy rozliczający osoby korzystające z urlopów macierzyńskich i rodzicielskich.

Dodatkowo w związku z wejściem w życie od 1 września 2013 r. ustawy o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw, wprowadzającej nowe grupy ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniom społecznym lub  zdrowotnemu w związku ze sprawowaniem opieki nad dzieckiem przez okres 3 lat, wprowadzono nowe kody tytułu ubezpieczenia. Kody te są używane wyłącznie przez ZUS, który tworzy dokumenty ubezpieczeniowe za te osoby. Weszły one w życie 19 września 2013 r.

Od kwietnia 2014 r.

Od 1 kwietnia 2014 r. będą obowiązywać odrębne kody tytułu ubezpieczeń dla osób pobierających emeryturę pomostową i nauczycielskie świadczenie kompensacyjne, zamieszkałych w Polsce oraz w innym niż Polska państwie członkowskim UE lub państwie członkowskim EFTA. Wynika to z konieczności prawidłowej identyfikacji osób uprawnionych do świadczeń zdrowotnych, mając na uwadze postanowienia rozporządzenia WE nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Kodów tych używać będzie wyłącznie ZUS.

Przejrzyście o kwotach i finansowaniu

Wprowadzono zmiany we wzorach dokumentów rozliczeniowych ZUS DRA, ZUS RCA, ZUS RZA. Polegają one na wprowadzeniu pól do wykazania należnych składek według wszystkich źródeł ich finansowania. Zmiana ta ułatwi poprawne wypełnianie dokumentów rozliczeniowych przez płatników. W raportach ZUS RCA i ZUS RZA dodano pola uwzględniające wszystkie źródła finansowania składek (m.in. przez budżet państwa oraz Fundusz Kościelny). W deklaracji ZUS DRA i raporcie ZUS RCA rozdzielono podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe i wypadkowe na dwie odrębne podstawy. Zapewni to jednoznaczność ewidencjonowania należnych składek w systemie informatycznym ZUS na kontach płatników składek oraz na kontach ubezpieczonych. Pozwoli również na wprowadzenie do programów informatycznych nowych mechanizmów weryfikacji, jeszcze w trakcie ich wypełniania u płatnika składek.

Okres przejściowy do końca roku

Wszystkich dotychczasowych formularzy papierowych płatnicy składek mogą używać  do wyczerpania zapasów, nie dłużej jednak niż do 31 grudnia 2013 r.

Również oprogramowanie interfejsowe, używane przez płatników do przekazywania dokumentów do ZUS, może zawierać dotychczasowe wzory formularzy. Nowe wzory będą musiały pojawić się w tym oprogramowaniu od 1 stycznia 2014 r. Jeśli jednak płatnicy będą używali dotychczasowych druków lub oprogramowania, muszą także używać dotychczasowych kodów tytułu ubezpieczenia i kodów świadczenia/przerwy.

Obowiązek używania nowej wersji programu Płatnik będzie bezwzględny dopiero od 1 stycznia 2014 r. Inaczej jest z aplikacją e-Płatnik, która nie jest oprogramowaniem interfejsowym, tylko usługą elektroniczną, umożliwiającą składanie dokumentów ubezpieczeniowych za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej ZUS.