Przez lata płatnicy i ubezpieczeni uskarżali się na kolejki i sztywne godziny pracy ZUS. Mimo to głośne narzekania słychać było również w momencie, gdy instytucja ta, jako pierwsza, wprowadziła na tak dużą skalę możliwość, a potem obowiązek, przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych przekazem elektronicznym.

Uznano to za zmuszanie do zakupu komputera, Internetu i oprogramowania. Jednak po kilku miesiącach przesyłania dokumentów w tej postaci nikt nie wróciłby już do gigantycznych kolejek, jakie w okolicach 5–15 każdego miesiąca dominowały w placówkach. W ten sposób, trochę niechcący, ZUS wniósł własny wkład w rozwój świadomości internetowej, zwłaszcza w pokoleniu 40-letnich i starszych pracowników księgowości.

Konieczny e-podpis

Jeszcze do niedawna każdy płatnik, który przekazywał dokumenty ubezpieczeniowe przez Internet, musiał mieć zainstalowaną aktualną wersję programu Płatnik. Przekaz mógł zautoryzować pod warunkiem, że posiadał bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany ważnym certyfikatem kwalifikowanym.

Minus tego rozwiązania był taki, że za taki certyfikat należało zapłacić jego wystawcy, czyli odpowiedniemu centrum certyfikacji. Koszt wydania certyfikatu to 200–300 zł w zależności od tego, czy był ważny rok, czy dwa. Jego odnowienie to kolejne 100–150 zł.

Kilka miesięcy temu ZUS udostępnił jednak swój najnowszy projekt internetowy – PUE, czyli Platformę Usług Elektronicznych (http://pue.zus.pl).

Elektroniczny dostęp

Portal szybko zdobywa sieciową popularność. Częściowo do sukcesu przyczyniła się elektroniczna postać kobiety – wirtualnego doradcy. Jednak z drugiej strony sama PUE zaczęła oferować dostęp m.in. do zapisów na indywidualnych kontach ubezpieczonych. Obecnie bowiem każdy pracownik może sobie w domu sprawdzić np.:

- czy został zgłoszony do ZUS przez swojego pracodawcę,

- czy data zgłoszenia jest właściwa i dane na zgłoszeniu aktualne,

- od jakiego wynagrodzenia pracodawca rozlicza składki,

- w jakiej wysokości wpływają środki na subkonto emerytalne,

- stan konta emerytalnego,

- poprawność zgłoszenia do OFE oraz wysokość składek przekazanych na konto w funduszu,

- czy pracodawca zgłosił członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego i ewentualnie zweryfikować poprawność tych danych,

- jaką będzie miał prognozowaną wysokość świadczenia emerytalnego po osiągnięciu odpowiedniego wieku.

Łatwa wysyłka

Również płatnikom składem PUE otworzyła nowe możliwości. Wchłonęła Elektroniczny Urząd Podawczy (ten projekt przestał być przez ZUS wspierany) znacznie rozszerzając dostępne tam wcześniej funkcjonalności.

Obecnie dzięki PUE każdy płatnik siedząc przed komputerem z dostępem do Internetu może m.in.:

- zweryfikować prawidłowość dokonywanych wpłat na poszczególne fundusze,

- sprawdzić poprawność danych osób zgłaszanych do ubezpieczeń,

- przekazać do ZUS jeden z kilkudziesięciu dostępnych wniosków, oświadczeń czy informacji,

- umówić się na wizytę w określonym terminie w dowolnej jednostce ZUS.

Z kolei dzięki zintegrowanym z PUE programem ePłatnik, płatnicy mogą przekazywać do ZUS dokumenty ubezpieczeniowe – analogicznie jak w przypadku wciąż funkcjonującego programu Płatnik. Różnica jest jednak taka, że do korzystania z ePłatnika wystarczy tzw. zaufany profil na platformie ePUAP, który jest przyznawany nieodpłatnie.

Aby uzyskać zaufany profil, należy zarejestrować się na platformie Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji ePUAP (http://epuap.gov.pl) i złożyć wniosek. Jego potwierdzenie, czyli inaczej zaufanie profilu, odbywa się osobiście w jednym z blisko dziewięciuset urzędów skarbowych, wojewódzkich, jednostek ZUS itp. (lista na stronie ePUAP).

Natomiast każda osoba dysponująca ważnym certyfikatem kwalifikowanym może sobie sama „zaufać profil", bez konieczności dodatkowej wizyty w urzędzie.

Obsługa ePłatnika

Już na wstępie ePłatnik ma pierwszą przewagę nad tradycyjnym programem Płatnik. Wszelkie aktualizacje odbywają się automatycznie. Nie trzeba pilnować, czy posługujemy się aktualną wersją ani uzupełniać co kwartał kwot przeciętnego wynagrodzenia itd. EPłatnik zawsze jest aktualny i nie wymaga od użytkownika zaangażowania w tym temacie.

Poza tym ta aplikacja w dużym stopniu jest podobna do tradycyjnego programu Płatnik. Można w niej bowiem rozpoznać dwie fundamentalne usługi katalogowe:

- kartotekę płatnika, zawierającą dane wybranego do kontekstu płatnika składek,

- rejestr ubezpieczonych, zawierający kartoteki osób zgłoszonych przez płatnika do ubezpieczeń.

Ale uwaga!

Jest pewna różnica, która znowu zapewnia ePłatnikowi przewagę. Program ten bezpośrednio bazuje na danych zapisanych w bazie centralnej systemu ZUS. Dzięki temu użytkownik programu, przeglądając kartotekę płatnika bądź kartoteki poszczególnych ubezpieczonych, w każdym momencie widzi, jak wyglądają aktualne zapisy w systemie ZUS. Może też śledzić, jak te zapisy zmieniają się po przekazaniu do ZUS odpowiednich dokumentów ubezpieczeniowych. Program pozwala m.in. na ręczną synchronizację pojedynczej kartoteki z rejestrami centralnymi - patrz rys. 1.

Kolejną ważną zaletą ePłatnika, która znacząco  ułatwia pracę z dokumentami, jest zastosowanie kreatorów tworzenia dokumentów. Są one znane również z tradycyjnego programu Płatnik, ale w ePłatniku są zaskakująco czytelne. Widać to zwłaszcza przy tworzeniu dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych. Użytkownik obsługujący program nie musi nawet znać nazw tych formularzy. Program wypełni i przygotuje do wysłania odpowiedni typ druku na podstawie wprowadzanych danych. Płynnie i sprawnie działa to w przypadku rozliczania kilkunastu czy nawet kilkudziesięciu osób - patrz rys. 2.

Kreatory dostępne w ePłatniku obsługują dokumenty:

- rozliczeniowe (również komplety korygujące),

- zgłoszeniowe dotyczące płatnika, ubezpieczonego i członków rodziny ubezpieczonego,

- raporty ZUS RMUA dla ubezpieczonego,

- informacje ZUS IWA niezbędne do ustalenia stopy procentowej składki wypadkowej,

- płatniczych,

- zgłoszeń ZUS ZSWA dotyczących danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.

Każdy, kto miał choć odrobinę styczności z programem Płatnik, poradzi sobie z tworzeniem dokumentów w jego młodszym odpowiedniku zintegrowanym z Platformą Usług Elektronicznych.

Omówione zalety ePłatnika – czyli synchronizacja kartotek płatników i ubezpieczonych z bazą centralną ZUS, brak konieczności aktualizacji programu, czy w końcu darmowa autoryzacja dokumentów przy pomocy profilu zaufanego, z pewnością przekonają dużą część dotychczasowych użytkowników programu Płatnik do przestawienia się na ten system.

Jednak przewagą starego Płatnika cały czas pozostaje obsługa dokumentów dużych i bardzo dużych firm. Przygotowanie w nim i kontrola stu, tysiąca, czy kilku tysięcy dokumentów są bowiem łatwiejsze, a przede wszystkim szybsze.