Kilka dni temu dostałem informacje z ZUS, że zalegam ze składkami za 2000 r. Do takiego wniosku ZUS doszedł na podstawie informacji z urzędu skarbowego, że w tym czasie prowadziłem działalność gospodarczą. Tymczasem ZUS nie ma żadnych moich druków zgłoszeniowych ani rozliczeniowych za ten okres. Co gorsza tych dokumentów ani dowodów wpłat i ja nie mam. ZUS żąda złożenia zaległych deklaracji zgłoszeniowych i rozliczeniowych i opłacenia składek wraz z odsetkami, tj. ok. 12 tys. zł. Działalność prowadziłem także przed tym okresem i po nim, a w 2006 r. ZUS wezwał mnie, aby wyjaśnić pewne wątpliwości dotyczące 2002 r. Wszystko było w porządku, dlaczego wtedy ZUS nie wykazał braków? Ponieważ oddział nie ma żadnych deklaracji rozliczeniowych, na podstawie których mógłby dochodzić roszczeń, czy mogę się w ten sposób bronić?
– pyta czytelnik DOBREJ FIRMY.
Płatnik składek musi przechowywać kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty. Tak stanowi art. 47 ust. 3c ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm., dalej ustawa o sus). Ma to robić co najmniej dziesięć lat od dnia ich przekazania do wskazanej przez ZUS jednostki organizacyjnej – w formie pisemnej lub elektronicznej. Przepis ten jednak wprowadzono do ustawy o sus dopiero 1 stycznia 2003 r. Wcześniej płatnik nie miał obowiązku przechowywania dokumentów ubezpieczeniowych prócz zgłoszeniowych.
Jedynie płatnicy składek przekazujący ZUS dokumenty zgłoszeniowe w postaci elektronicznej musieli przechowywać przez pięć lat zgłoszenia do ubezpieczeń osób ubezpieczonych w formie pisemnej z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej. Poza tym przepisem nie było regulacji nakazującej przechowywanie dokumentów rozliczeniowych, a przy dokumentach płatniczych takiego obowiązku nie ma do dzisiaj. Wynika on raczej z przepisów podatkowych, bo składki na ubezpieczenia społeczne zaliczane są do kosztów uzyskania przychodów.
Zgodnie z § 2 rozporządzenia ministra finansów z 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (DzU z 2001 r. nr 137, poz. 1541 ze zm.) wierzyciel musi systematycznie kontrolować terminowość zapłaty zobowiązań pieniężnych. Płatnik wzywany do złożenia wyjaśnień mógłby przypuszczać, że do wcześniejszych okresów ZUS nie ma zastrzeżeń, tym bardziej że – jak pisze czytelnik – działalność prowadził także przed 2000 r., a dokumenty składał i opłacał wykazane w nich składki.
