Kilka dni temu dostałem informacje z ZUS, że zalegam ze składkami za 2000 r. Do takiego wniosku ZUS doszedł na podstawie informacji z urzędu skarbowego, że w tym czasie prowadziłem działalność gospodarczą. Tymczasem ZUS nie ma żadnych moich druków zgłoszeniowych ani rozliczeniowych za ten okres. Co gorsza tych dokumentów ani dowodów wpłat i ja nie mam. ZUS żąda złożenia zaległych deklaracji zgłoszeniowych i rozliczeniowych i opłacenia składek wraz z odsetkami, tj. ok. 12 tys. zł. Działalność prowadziłem także przed tym okresem i po nim, a w 2006 r. ZUS wezwał mnie, aby wyjaśnić pewne wątpliwości dotyczące 2002 r. Wszystko było w porządku, dlaczego wtedy ZUS nie wykazał braków? Ponieważ oddział nie ma żadnych deklaracji rozliczeniowych, na podstawie których mógłby dochodzić roszczeń, czy mogę się w ten sposób bronić?

– pyta czytelnik DOBREJ FIRMY.

Płatnik składek musi przechowywać kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty. Tak stanowi art. 47 ust. 3c ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm., dalej ustawa o sus). Ma to robić co najmniej dziesięć lat od dnia ich przekazania do wskazanej przez ZUS jednostki organizacyjnej – w formie pisemnej lub elektronicznej. Przepis ten jednak wprowadzono do ustawy o sus dopiero 1 stycznia 2003 r. Wcześniej płatnik nie miał obowiązku przechowywania dokumentów ubezpieczeniowych prócz zgłoszeniowych.

Jedynie płatnicy składek przekazujący ZUS dokumenty zgłoszeniowe w postaci elektronicznej musieli przechowywać przez pięć lat zgłoszenia do ubezpieczeń osób ubezpieczonych w formie pisemnej z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej. Poza tym przepisem nie było regulacji nakazującej przechowywanie dokumentów rozliczeniowych, a przy dokumentach płatniczych takiego obowiązku nie ma do dzisiaj. Wynika on raczej z przepisów podatkowych, bo składki na ubezpieczenia społeczne zaliczane są do kosztów uzyskania przychodów.

Zgodnie z § 2 rozporządzenia ministra finansów z 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (DzU z 2001 r. nr 137, poz. 1541 ze zm.) wierzyciel musi systematycznie kontrolować terminowość zapłaty zobowiązań pieniężnych. Płatnik wzywany do złożenia wyjaśnień mógłby przypuszczać, że do wcześniejszych okresów ZUS nie ma zastrzeżeń, tym bardziej że – jak pisze czytelnik – działalność prowadził także przed 2000 r., a dokumenty składał i opłacał wykazane w nich składki.

Do 31 grudnia 2002 r. obowiązywał pięcioletni termin przedawnienia zaległych należności ze składek. Od 1 stycznia 2003 r. został wydłużony do dziesięciu lat. Według większości ekspertów praktyka ZUS, który stosuje nowy okres do zobowiązań powstałych przed wejściem w życie wydłużonego terminu przedawnienia, jest nieprawidłowa. Do należności tych należy bowiem w dalszym ciągu stosować pięcioletnie przedawnienie.

Nawet gdy płatnik składek ma kopie dokumentów ubezpieczeniowych, ZUS na podstawie art. 48b ust. 3 ustawy o sus może wezwać go do ich ponownego złożenia. Złożenie deklaracji rozliczeniowych będzie stanowiło podstawę do wystawienia przez ZUS tytułów wykonawczych na należności, na które czytelnik nie ma dowodów wpłat. Dokumentów poświadczających dokonane wpłaty nie uzyska także w bankach, bo przechowują one je tylko pięć lat. Po upływie tego terminu są one niszczone. Nawet brak deklaracji rozliczeniowych nie hamuje ZUS w podjęciu działań egzekucyjnych. Jednak aby je rozpocząć, ZUS musi wydać decyzję, w której określi okres prowadzenia działalności oraz wysokość zaległych należności ze składek.

Pewne wątpliwości dotyczą samego wezwania. Skoro bowiem ZUS wzywa do złożenia deklaracji rozliczeniowych i nie wzywa do zgłoszenia do ubezpieczeń, oznaczałoby to, że ma dokumenty zgłoszeniowe. Dlaczego jednak przez tyle lat nie podejmował żadnych działań dotyczących wcześniejszego okresu? Można to tłumaczyć jedynie tym, że pracownicy ZUS nie ponoszą odpowiedzialności za naruszenie ustawy o dyscyplinie finansów publicznych. Najlepiej, aby ZUS wydał decyzję określającą okres podlegania ubezpieczeniom oraz wysokość zaległości. Od tej decyzji czytelnikowi będzie przysługiwało odwołanie do sądu pracy i ubezpieczeń społecznych. Należy je wnieść w ciągu miesiąca od otrzymania decyzji. Odwołanie wnosi się za pośrednictwem oddziału ZUS, który wydał decyzję. W nim należy podnieść wskazane wątpliwości.

Sytuacja płatników składek, którzy nie mają dowodów wpłat, jest jednak trudna. Nie są w stanie w sposób niebudzący wątpliwości wykazać, że uregulowali należne składki. Niestety, nie ma jeszcze orzecznictwa sądowego w sprawie przedawnienia pozwalającego wskazać określone stanowisko. Dlatego wnosząc odwołanie do sądu, należy liczyć się z możliwością przegranej i koniecznością zapłaty odsetek za zwłokę od daty wymagalności składek do dnia zapłaty włącznie.

Pewne szanse czytelnik miałby, gdyby wskazany przez niego okres objęła kontrola urzędu skarbowego, która nie stwierdziła np. uchybień przy ustalaniu podstawy opodatkowania i wysokości opłacanych podatków. Podczas kontroli urząd bada, czy podatnik prawidłowo określił wysokość podatku, a tym samym czy w kosztach uzyskania przychodu uwzględnił kwoty faktycznie poniesione z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne. Protokół kontroli może więc stanowić dowód, że składki zostały opłacone, mimo że płatnik nie ma potwierdzenia wpłat, a ZUS nie może ich odnaleźć w swoim systemie.