- Zajmuję się sprawami płacowymi w spółce z o.o. Jedna z pracownic skończy trzyletni urlop wychowawczy 26 sierpnia. Z racji tego urlopu podlega ubezpieczeniom społecznym. Nie chce potem wrócić do pracy, ale rozwiązać umowę za porozumieniem stron. Wykorzystała tylko dziewięć dni z całego urlopu wypoczynkowego za 2004 r. Muszę jej wypłacić 1500 zł ekwiwalentu za 17 dni urlopu wypoczynkowego. Wydam jej świadectwo pracy i wypłacę ekwiwalent 27 sierpnia. Czy z ekwiwalentu odliczamy koszty uzyskania przychodu i kwotę wolną od podatku? Jak wykazać tę pracownicę w dokumentach ubezpieczeniowych za sierpień? Czy na druku ZUS RCA z kodem 01 10 xx i z kwotą ekwiwalentu? - pyta czytelnik DOBREJ FIRMY.

Pracownica przebywająca na urlopie wychowawczym podlega z tego tytułu ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym oraz zdrowotnemu. Pod warunkiem, oczywiście, że nie ma ustalonego prawa do emerytury lub renty ani innego tytułu do obowiązkowych ubezpieczeń. Składki nalicza za nią i wykazuje w dokumentach podmiot ją zatrudniający, ale finansuje budżet państwa.

Przychody ze stosunku pracy stanowiące podstawę wymiaru składek, jakie firma wypłaciła matce podczas urlopu wychowawczego czy już po zakończeniu zatrudnienia, też podlegają składkom, w tym opisany ekwiwalent.

W tej sytuacji kobiecie, z którą nastąpi rozwiązanie umowy 26 sierpnia, tego właśnie dnia ustaje tytuł do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego. W ciągu siedmiu dni pracodawca powinien wyrejestrować ją z ubezpieczeń na formularzu ZUS ZWUA, wpisując jako datę "od" następny dzień po ostatnim dniu zatrudnienia. W związku z tym należy ją wyrejestrować od 27 sierpnia z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00. Ponadto trzeba za nią złożyć następujące raporty za sierpień:

- ZUS RSA z kodem 01 10 00 i kodem przerwy 121 (urlop wychowawczy), wykazując okres 01.08 - 26.08 > patrz druk nr 1,

- ZUS RCA, w którym wypełniamy dwa bloki:

- jeden: z kodem 12 11 00 oraz składkami na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i zdrowotne z racji urlopu wychowawczego > patrz druk nr 2,

- drugi: z kodem 01 10 00 oraz składkami na ubezpieczenia społeczne od wypłaconego ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy > patrz druk nr 2.

Od wypłacanego pod koniec sierpnia ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy czytelniczka powinna także odjąć pracownicze koszty uzyskania przychodów. Przysługują one bowiem każdemu, kto uzyskuje w danym miesiącu przychody ze stosunku pracy. Ryczałt za niewykorzystany urlop niewątpliwie należy zaliczyć do tej kategorii. To, że w danym miesiącu zatrudniony nie przepracował choćby jednego dnia, nie ma w tej sytuacji znaczenia. Podobne zasady obowiązują przy potrącaniu 1/12 rocznej kwoty zmniejszającej podatek. Trzeba jednak pamiętać, że pracodawca ma do tego prawo, jeśli pracownik złożył odpowiednie oświadczenie, m.in. że nie osiąga dochodów z najmu lub działalności gospodarczej opodatkowanych na zasadach ogólnych.