- Wielokrotnie zawieramy z pracownikami kilka umów o pracę (na okres próbny, na czas określony). Można powiedzieć, że standardowo występuje ciąg umów, przy czym najczęściej są to umowy zawierane bezpośrednio po sobie (od kolejnego dnia). W każdym też przypadku w takich sytuacjach nie rozliczamy urlopu ekwiwalentem. Jeżeli nie został wykorzystany, to jest udzielany podczas kolejnej umowy. Do tej pory nie mieliśmy w tym zakresie żadnych dokumentów, ale mam wątpliwości, czy jest to prawidłowe? – pyta czytelnik.

Przeniesienie urlopu na kolejną umowę wymaga porozumienia z pracownikiem. Dla ważności takiego porozumienia nie jest wymagane zachowanie formy pisemnej, ale w związku z tym, że podlega ono umieszczeniu w aktach osobowych, powinno przybrać formę pisemną (lub równorzędną dla pisemnej elektroniczną).

Zasadą wypłata ekwiwalentu

W związku z zakończeniem zatrudnienia niewykorzystany urlop wypoczynkowy rozliczany jest ekwiwalentem pieniężnym. Dotyczy to całego urlopu zaległego (jeśli prawo do niego nie uległo przedawnieniu, ale to następuje dopiero po upływie trzech lat) oraz urlopu tegorocznego w wymiarze proporcjonalnym do okresu zatrudnienia.

Zakończeniem stosunku pracy jest zakończenie każdej umowy terminowej. Nie ma tutaj znaczenia, że zawarta zostaje kolejna umowa, że występuje pełna ciągłość zatrudnienia (nie ma dnia przerwy pomiędzy dniami zatrudnienia).

Za porozumieniem

Od wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop w związku z zakończeniem umowy o pracę przewidziano wyjątek. Pracodawca nie jest mianowicie zobowiązany do jego wypłaty wówczas, gdy obie strony umowy (czyli pracodawca i pracownik) postanowią o wykorzystaniu urlopu wypoczynkowego w czasie kolejnego zatrudnienie danej osoby u tego samego pracodawcy. Aby było to możliwe, konieczne jest, by następny stosunek pracy powstał na podstawie umowy o pracę zawartej bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę.

Konieczne jest zatem zawarcie porozumienia. W żadnym razie nie następuje automatyczne przenoszenie urlopów na kolejne umowy, także wtedy, gdy mamy ciąg umów, nie ma pomiędzy nimi przerw (a dokładniej – gdy nie ma żadnych przerw pomiędzy okresami istnienia kolejnych stosunków pracy).

Takie porozumienie powinno zostać zawarte przed rozwiązaniem dotychczasowej umowy (jeszcze w okresie jej trwania). Ekwiwalent za urlop wymagany jest bowiem ostatniego dnia trwania zatrudnienia.

Forma pisemna

Przepisy nie narzucają obowiązku zawarcia porozumienia w formie pisemnej. Można zatem przyjąć, że jak najbardziej ważne jest porozumienie zawarte ustnie lub nawet – zgodnie z art. 60 kodeksu cywilnego – przyjmując zachowanie się strony, z którego jasno wynikałaby wola osoby składającej oświadczenie woli. Należy jednak mieć na uwadze przepisy dotyczące prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z § 3 ust. 2 pkt 3 lit. c rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU poz. 2369) w części C akt osobowych pracownika umieszcza się m.in. dokument związany z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 k.p.). Zatem porozumienie dla celów dowodowych powinno przybrać formę pisemnego dokumentu.

Autor jest prawnikiem