Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (zfśs) muszą tworzyć wszyscy prywatni pracodawcy, którzy zatrudniają 20 pracowników. Przelicza się ich na pełne etaty, tj. na zatrudnienie w pełnym wymiarze godzin. Dwóch zaangażowanych na pół etatu to na potrzeby funduszu dopiero jeden pracownik. Stan załogi oblicza się na 1 stycznia każdego roku. Zmiany w liczebności personelu następujące w trakcie roku kalendarzowego nie wpływają na obowiązek tworzenia zfśs.

Jak odstąpić

Pracodawca może zrezygnować z funduszu. Jednak regulacja w tym zakresie jest skromna i pracodawcy mają wiele wątpliwości, jak powinno to przebiegać i jakie ma skutki. Z reguły taka rezygnacja ma charakter dwustopniowy. Po pierwsze, zmianę tę trzeba skonsultować z przedstawicielami załogi. Po drugie, należy zmodyfikować wewnętrzne regulacje.

Pracodawca, u którego działają związki zawodowe, z nimi uzgadnia rezygnację z zfśs. Potem obie strony dopełniają formalności. Jeżeli w spółce obowiązuje układ zbiorowy pracy, strony zawierają protokół dodatkowy. W nim wskazują, że fundusz nie będzie tworzony. Jeśli nie ma układu, postanowienie o nietworzeniu zfśs dodaje się do regulaminu wynagradzania.

Pracodawca, u którego nie ma związków, o rezygnacji z funduszu rozmawia z przedstawicielem pracowników. Przepisy nie wskazują, w jak sposób taki reprezentant ma być wyłoniony. W praktyce stosuje się dwie metody. Albo pracownicy na specjalnym zebraniu, bez żadnej formalnej procedury, wybierają przedstawiciela i przedstawiają go pracodawcy, albo ten ostatni organizuje formalne głosowanie. Następnie pracodawca po konsultacji z wybraną osobą zmienia regulamin wynagradzania. Z reguły w aneksie do niego wprowadza się postanowienie, że pracodawca nie tworzy funduszu.

Z zfśs można zrezygnować na określony czas, np. rok, albo bezterminowo. Częstszy jest ten drugi wariant. Z funduszu wolno zrezygnować w każdym terminie, ale najlepiej zdecydować pod koniec roku, np. w listopadzie, że zfśs nie będzie tworzony od stycznia. To ułatwia rozliczenia. Formalna rezygnacja z zfśs w trakcie roku sprawia, że trzeba dokonać proporcjonalnego odpisu na ten cel, czyli od stycznia do dnia, w którym zakład odstąpił od zfśs. Zgromadzone już na koncie środki trzeba wykorzystać, i to wyłącznie na działalność socjalną. Nie można ich przeznaczyć na bieżące funkcjonowanie zakładu.

Jakie zyski

Rezygnacja z zfśs obniża koszty działalności firmy. Fundusz tworzy się z corocznego odpisu. Jego wysokość na jednego pracownika to 37,5 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej. Jeśli firma zatrudnia pracujących w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, odpis odpowiednio wzrasta. Gdy nie ma funduszu, nie ma też dodatkowych wydatków.

Rezygnacja z zfśś pozwala także zmniejszyć biurokrację. Po pierwsze, odchodzi obsługa osobnego konta, na którym gromadzone są pieniądze funduszu. Po drugie, nie trzeba już administracyjnie obsługiwać wniosków pracowników o wypłatę świadczeń. Takich próśb czasami bywa tak dużo, że pracodawcy muszą specjalnie zatrudniać osoby do obsługi zfśs.

Konieczny namysł

Rezygnując z funduszu socjalnego, pracodawca musi rozważyć skutki podatkowe i ZUS-owskie takiej decyzji. Nie zawsze się to opłaca. Jeśli zakład utworzył fundusz, wypłacane z niego świadczenia są zwolnione ze składek społecznych. Nie ma wtedy także podatku dochodowego od osób fizycznych, jeśli świadczenie zostało w całości sfinansowane z pieniędzy zfśs, a jego wysokość nie przekracza 380 zł w roku. Dodatkowo bez ograniczenia kwotowego zwolnione są z PIT świadczenia z funduszu związane z pobytem dzieci osób uprawnionych w żłobkach, klubach dziecięcych lub przedszkolach. Niezależnie od poziomu świadczeń podatek od osób fizycznych nie grozi przy dopłatach do zorganizowanego wypoczynku dla dzieci i młodzieży do 18 lat (wczasy, kolonie, zimowiska), pobytu na leczeniu sanatoryjnym czy przejazdów związanych z wypoczynkiem.

Jeśli pracodawca zrezygnował z tworzenia zfśs, a będzie chciał wypłacać świadczenia socjalne załodze, np. dofinansowanie do urlopów, będą one zarówno opodatkowane, jak i oskładkowane. Tak uznał Sąd Apelacyjny w Poznaniu w wyroku z 6 marca 2013 r. (III AUa 1246/12). Nie będzie więc żadnych ulg podatkowych ani w ZUS.

Tomasz Sancewicz, radca prawny, senior associate CMS