Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (zfśs) muszą tworzyć wszyscy prywatni pracodawcy, którzy zatrudniają 20 pracowników. Przelicza się ich na pełne etaty, tj. na zatrudnienie w pełnym wymiarze godzin. Dwóch zaangażowanych na pół etatu to na potrzeby funduszu dopiero jeden pracownik. Stan załogi oblicza się na 1 stycznia każdego roku. Zmiany w liczebności personelu następujące w trakcie roku kalendarzowego nie wpływają na obowiązek tworzenia zfśs.
Jak odstąpić
Pracodawca może zrezygnować z funduszu. Jednak regulacja w tym zakresie jest skromna i pracodawcy mają wiele wątpliwości, jak powinno to przebiegać i jakie ma skutki. Z reguły taka rezygnacja ma charakter dwustopniowy. Po pierwsze, zmianę tę trzeba skonsultować z przedstawicielami załogi. Po drugie, należy zmodyfikować wewnętrzne regulacje.
Pracodawca, u którego działają związki zawodowe, z nimi uzgadnia rezygnację z zfśs. Potem obie strony dopełniają formalności. Jeżeli w spółce obowiązuje układ zbiorowy pracy, strony zawierają protokół dodatkowy. W nim wskazują, że fundusz nie będzie tworzony. Jeśli nie ma układu, postanowienie o nietworzeniu zfśs dodaje się do regulaminu wynagradzania.
Pracodawca, u którego nie ma związków, o rezygnacji z funduszu rozmawia z przedstawicielem pracowników. Przepisy nie wskazują, w jak sposób taki reprezentant ma być wyłoniony. W praktyce stosuje się dwie metody. Albo pracownicy na specjalnym zebraniu, bez żadnej formalnej procedury, wybierają przedstawiciela i przedstawiają go pracodawcy, albo ten ostatni organizuje formalne głosowanie. Następnie pracodawca po konsultacji z wybraną osobą zmienia regulamin wynagradzania. Z reguły w aneksie do niego wprowadza się postanowienie, że pracodawca nie tworzy funduszu.
Z zfśs można zrezygnować na określony czas, np. rok, albo bezterminowo. Częstszy jest ten drugi wariant. Z funduszu wolno zrezygnować w każdym terminie, ale najlepiej zdecydować pod koniec roku, np. w listopadzie, że zfśs nie będzie tworzony od stycznia. To ułatwia rozliczenia. Formalna rezygnacja z zfśs w trakcie roku sprawia, że trzeba dokonać proporcjonalnego odpisu na ten cel, czyli od stycznia do dnia, w którym zakład odstąpił od zfśs. Zgromadzone już na koncie środki trzeba wykorzystać, i to wyłącznie na działalność socjalną. Nie można ich przeznaczyć na bieżące funkcjonowanie zakładu.
