Zwłoka pracodawcy w zasilaniu konta funduszu socjalnego

Nie ma znaczenia, czy pracodawca ma środki na bieżącą działalność, czy ledwo wiąże koniec z końcem. Jeśli 1 stycznia zatrudniał co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, to powinien utworzyć zakładowy fundusz świadczeń socjalnych lub kontynuować działalność już istniejącego funduszu. Chyba że do końca stycznia br. poinformował załogę, że rezygnuje z jego prowadzenia. W przeciwnym wypadku musi sięgnąć do kieszeni i uiścić socjalne należności na podstawie planowanej liczby zatrudnionych.

Do końca maja

Na koniec tego miesiąca pracodawca musi przelać na konto zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: zfśs) 75 proc. tzw. odpisów podstawowych. Termin ten jest obligatoryjny. Nie ma opcji ustalenia z załogą innego harmonogramu wpłat na socjalne konto. Ustawa nie przewiduje bowiem możliwości negocjacji w kwestii wysokości poszczególnych wpłat na socjalne konto w ciągu roku kalendarzowego. Przepisy są precyzyjne – do końca maja na konto zfśs ma wpłynąć 75 proc. odpisów podstawowych, a przed 1 października pozostała część – czyli 25 proc. odpisów podstawowych i całość dobrowolnych zwiększeń. Wynika to z art. 6 ust. 1 i 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. DzU z 2015 r., poz. 111 ze zm., dalej ustawa o zfśs).

Ustawowy obowiązek przelania lwiej części wpłat na socjalne konto do końca maja nie oznacza jednak, że pracodawca nie może dokonać kilkakrotnych wpłat. Oczywiście dzielenie kwot zasilających socjal jest możliwe, ale pełna kwota wynosząca 75 proc. odpisów podstawowych musi zostać zaksięgowana na socjalnym koncie najpóźniej 31 maja br.

W tym roku ostatni dzień maja przypada w niedzielę. Oznacza to, że dyspozycja przelewu środków z firmowego bieżącego konta na socjalne powinna nastąpić wcześniej – najpóźniej w sobotę rano, gdy bankowe operacje księgowane są na bieżąco. Przedsiębiorcy powinni pamiętać, że nie obowiązuje tu „składkowa czy podatkowa" zasada z postępowania administracyjnego, że jeśli termin zapłaty daniny wypada w niedzielę czy święto, to termin na dokonanie tej czynności automatycznie przesuwa się na najbliższy dzień roboczy. Wpłaty raty na zfśs nie można więc przesunąć na poniedziałek.

Oporny też zapłaci

Uciekając od terminowej realizacji tego obowiązku, pracodawca naraża się na sankcje. Nie zaoszczędzi na wpłatach, ale też nie zapłaci więcej za spóźniony przelew.

Wniosek o zmobilizowanie nieterminowego szefa mogą wnieść do sądu pracy organizacje związkowe, które są odpowiedzialne za nadzór nad prawidłową realizacją polityki socjalnej w firmie. Mają one prawo domagać się natychmiastowego uzupełnienia przez pracodawcę brakujących pieniędzy. Nie wymuszą jednak uiszczenia odsetek od spóźnionego przelewu. Tak orzekł Sąd Najwyższy w wyroku z 13 kwietnia 1999 r. (I PKN 663/98). Stwierdził, że skoro właścicielem środków jest pracodawca i jest to jedynie formalne przesunięcie środków na wyodrębniony rachunek, to nie ma on obowiązku doliczania odsetek od nieterminowej wpłaty.

W praktyce oznacza to tyle, że wymuszone późniejsze przekazanie środków na socjalne cele nie zapewni załodze odsetek za nieterminową wpłatę. I to nawet wówczas, gdy pieniądze finalnie trafią na socjalne konto z kilkumiesięcznym opóźnieniem. Tezę tę potwierdził Sąd Apelacyjny w Szczecinie w wyroku z 11 grudnia 2012 r. (III APa 4/12) orzekając, że pieniądze, choć przelane na konto funduszu, nie przestają być własnością pracodawcy. Nie można go więc uznać za dłużnika organizacji związkowej.

Bez przedawnienia

Co niezwykle ważne – roszczenie związków zawodowych o wpłatę przez pracodawcę środków na fundusz socjalny nie ulega przedawnieniu. A to oznacza, że mogą się one ubiegać nie tylko o bieżącą wpłatę, ale także i zaległe zasilenie socjalnego konta.

Pracodawcę, który nie chce zasilić socjalnego konta, licząc, że sprawa przycichnie i z czasem się przedawni, może spotkać niemiła niespodzianka. Takie roszczenie związku o zaległe wpłaty się nie przedawnia. Tak orzekł Sąd Najwyższy w wyroku z 11 kwietnia 2012 r. (III PK 66/11). To już ugruntowane stanowisko SN w tej sprawie, więc nie ma co liczyć na odmienną decyzję w toku batalii sądowej o zaległości socjalne.

Analogiczny pogląd SN wyraził we wcześniejszym orzeczeniu z 9 grudnia 2011 r. (II PK 127/11). Zwrócił wówczas uwagę, że w sferze publicznoprawnej przedawnienie istnieje tylko wtedy, gdy konkretny przepis tak stanowi lub odsyła w kwestiach nieuregulowanych w ustawie do stosowania innych, konkretnych przepisów. W prawie publicznym przedawnienie należności musi zatem wynikać z wyraźnego przepisu prawa mającego wprost zastosowanie do tej należności. Ponieważ żaden przepis ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych ani innej ustawy nie odnosi się do przedawnienia roszczeń o przekazanie należnych środków na zfśs, to roszczenia te się nie przedawniają. A ponieważ między związkami zawodowymi reprezentującymi załogę jako podmiot zbiorowego prawa pracy a pracodawcą nie istnieje ani stosunek pracy, ani stosunek prawny zbliżony do stosunku pracy, to nie ma żadnych podstaw, aby do roszczeń związków zawodowych wynikających z tej ustawy stosować art. 291 § 1 k.p.

Co to oznacza w praktyce? Związek nie musi spieszyć się z powództwem, bo ewentualnego zarzutu pracodawcy, że roszczenie jest przedawnione, sąd nie uwzględni.

Grzywna za opóźnienie

Ustawa o zfśs nie przewiduje wysokości kar za wymienione w niej wykroczenia. Nie określa też, że właściwy inspektor pracy może sam wymierzyć grzywnę w postępowaniu mandatowym. Niektórzy uważają, że skoro nie ma wyraźnego przepisu w tym zakresie i konkretnej delegacji, to inspektor pracy może skierować przeciwko sprawcy wykroczenia w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych tylko wniosek o ukaranie do sądu grodzkiego (zob. A. Lankamer-Prasołek, Ł. Prasołek, „Kontrola pracodawcy przez Państwową Inspekcję Pracy", C.H. Beck, Warszawa 2009, str. 42). Część komentatorów akceptuje jednak prawo inspektorów pracy do nakładania grzywny w drodze mandatu do 2000 zł za naruszenia ustawy o zfśs (zob. M. Rotkiewicz, „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych", C.H. Beck, Warszawa 2010, str. 88).

Takie wykroczenia mogą polegać np. na tym, że nie odprowadzi się we właściwej wysokości lub w stosownym terminie równowartości środków pieniężnych odpisu podstawowego na wyodrębniony rachunek bankowy funduszu, wydatkuje się środki zfśs na cele niezwiązane z działalnością socjalną, nie wypłaci się w terminie uprawnionemu pracownikowi świadczenia urlopowego lub nastąpi to w zaniżonej wysokości, nie utworzy się funduszu bądź nieprawidłowo zrezygnuje się z jego tworzenia.

Cel nie uświęci środków

Pracodawca musi też uważać, na jakie cele godzi się wydatkować socjalne zasoby. Nawet jeśli przyparty do muru zdecyduje się z tej puli finansować bieżące potrzeby firmy – choćby jak najbardziej uzasadnione i potrzebne, jak wynagrodzenia czy składki ZUS – musi mieć świadomość, że będzie zobowiązany zwrócić je na socjalne konto. Taką chwilową „pożyczkę" musi obligatoryjne oddać, nawet gdy pieniądze posłużyły na zacny cel i nie zostały „zdefraudowane".

Bez taryfy ulgowej

Od obowiązku zapłaty na zfśs nie uwolni się także ten pracodawca, który znajduje się w trudniej sytuacji ekonomicznej. Nie ma przy tym znaczenia, czy tarapaty finansowe są przez niego zawinione.

Powoływanie się na art. 8 k.p. mówiący o tym, że nie można czynić ze swojego prawa użytku, który byłby sprzeczny ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem tego prawa lub zasadami współżycia społecznego, nie ma sensu. Nie można uwolnić się od wpłat na zfśs, twierdząc, że w pewnych okolicznościach żądanie zasilenia socjalnego konta stanowi nadużycie prawa.

Przekonał się o tym zakład zdrowotny, który ze względu na obciążające go gigantyczne długi nie był w stanie łożyć na fundusz. W sądowym sporze wywodził, że jego celem jest ratowania życia i zdrowia pacjentów. Dlatego z uwagi na trudną sytuację finansową i konieczność zapewnienia w pierwszej kolejności realizacji wskazanego celu powinien być zwolniony z obowiązku odprowadzenia środków na zfśs, a realizacja prawa podmiotowego w okolicznościach rozpoznawanej sprawy stanowi nadużycie tego prawa. W wyroku z 11 grudnia 2012 r. Sąd Apelacyjny w Szczecinie (III APa 4/12) stwierdził, że żadne zasady współżycia społecznego (także te powołane w apelacji – zasada słuszności, pierwszeństwa ochrony życia i zdrowia ludzkiego) nie mogą mieć w tej sprawie zastosowania, a zestawienie jako kolizji prawa pacjentów do ochrony życia i zdrowia oraz prawa pracowników do korzystania ze środków funduszu jest nieuprawnione.