Tworzenie tego funduszu nie jest bezwzględnym obowiązkiem każdej firmy. Tworzą go bowiem pracodawcy, którzy według stanu na 1 stycznia danego roku zatrudniają co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.

Natomiast mniejsi, u których pracuje mniej niż 20 osób (w przeliczeniu na pełne etaty), mogą tworzyć w firmie ten fundusz, ale nie muszą. Jeśli podejmą decyzje o rezygnacji z niego, to mają wypłacać raz w roku pracownikom świadczenie urlopowe. Maksymalna wysokość tego świadczenia nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego na fundusz socjalny (ZFŚS), odpowiedniego dla rodzaju zatrudnienia pracownika.

Przypomnijmy, że w tym roku odpis podstawowy wynosi:

- na jednego zatrudnionego w normalnych warunkach - [b]1000,04 zł[/b],

- na jednego pracownika zatrudnionego w szczególnie uciążliwych warunkach pracy - [b]1333,38 zł[/b],

- na jednego pracownika młodocianego w pierwszym roku nauki - [b]133,34 zł[/b]; w drugim roku nauki - [b]160 zł[/b]; oraz w trzecim roku nauki - [b]186,67 zł[/b].

A zatem jeśli firma zatrudnia 39 pracowników, z czego 32 etaty zajmują podwładni zatrudnieni w normalnych warunkach, pięć etatów pracujący w warunkach uciążliwych, a dwa etaty pracownicy młodociani w III roku nauki zawodu, to obowiązkowe podstawowe odpisy na takich zatrudnionych wynoszą:

- odpis podstawowy na zatrudnionych w tzw. normalnych warunkach pracy: 32 001,28 zł (32 etaty x 1000,04 zł),

- odpis podstawowy na zatrudnionych w szczególnie uciążliwych warunkach pracy: 6666,9 zł (5 etatów x 1333,38 zł),

- odpis podstawowy na pracowników młodocianych w III roku nauki: 373,34 zł (2 osoby x 186,67 zł). Ogółem: 32 001,28 zł + 6666,9 zł + 373,34 zł = 39 041,52 zł.

Do końca września firma musi zapłacić więc na wyodrębnione konto funduszu 25 proc. tej kwoty, czyli 9760,38.

Warto przy tym pamiętać, że pracodawcy nie mogą obniżać ustalonych w ustawie o ZFŚS wielkości obowiązkowych odpisów podstawowych (rozumiane są jako minimalne). Wyjątkiem jest sytuacja, gdy regulamin wynagradzania albo obowiązujący w firmie układ zbiorowy pracy stanowią inaczej.