Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych tworzą podmioty zatrudniające 1 stycznia danego roku 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.

[b]Od 18 marca tego roku pracodawcy już nie muszą w liczbie zatrudnionych, wpływającej na konieczność tworzenia tego funduszu, uwzględniać osób pracujących na innej podstawie zatrudnienia niż pracownicze. [/b]

Jest to zgodne z nowym [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=304867]rozporządzeniem ministra pracy i polityki socjalnej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (DzU nr 43, poz. 349)[/link].

[srodtytul]Kogo policzyć[/srodtytul]

Zgodnie z tym rozporządzeniem w przeciętnej liczbie zatrudnionych ustalanej przez pracodawcę na początku każdego roku uwzględnia się osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, powołania, mianowania, wyboru lub spółdzielczej umowy o pracę. Pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy z kolei wykazuje się w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy.

Warto przy tym pamiętać, że oprócz tych osób w przeciętnej liczbie zatrudnionych stanowiącej podstawę naliczania funduszu uwzględnia się także pracowników na urlopach wychowawczych czy bezpłatnych, osoby zatrudnione w ramach prac interwencyjnych oraz w systemie robót publicznych, pracowników sezonowych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, pracowników odbywających zasadniczą służbę wojskową (ze względu na pozostawanie tych osób w stosunkach pracy), pracowników młodocianych zatrudnionych w celu przygotowania zawodowego na podstawie umowy o pracę, pracowników zatrudnionych w Polsce, ale oddelegowanych do pracy za granicą.

[ramka][b]Przykład[/b]

Pracodawca w celu naliczenia odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w przeciętnej liczbie zatrudnionych uwzględnił osobę zatrudnioną na okres próbny. Postąpił prawidłowo, ponieważ zgodnie z § 1 rozporządzenia w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w przeciętnej liczbie zatrudnionych w zakładzie uwzględnia się osoby pracujące na podstawie umowy o pracę, a więc także na okres próbny. Osoba wykonująca na takiej podstawie swoje zadania powinna być uwzględniona w przeciętnej liczbie zatrudnionych w tych miesiącach, na które umowa została zawarta.[/ramka]

[srodtytul]Ważne rachunki[/srodtytul]

Najpóźniej do 31 grudnia pracodawca powinien skorygować prognozowaną przeciętną liczbę zatrudnienia do faktycznej przeciętnej liczby pracujących w zakładzie za dany rok kalendarzowy. Jeżeli pracodawca już na początku roku wie, że będzie zatrudniać nowych pracowników lub że ma zamiar przeprowadzić redukcję zatrudnienia, to ustalając przeciętną liczbę zatrudnionych na dany rok, powinien uwzględnić tę okoliczność.

Najpierw należy ustalić przeciętną liczbę zatrudnionych w poszczególnych miesiącach. Następnie trzeba zsumować te wartości. Następny krok polega na podzieleniu otrzymanej sumy przez 12. Powyższy sposób stosuje się także w przypadku, gdy firma działała krócej niż jeden rok kalendarzowy.

[srodtytul]Wybierz metodę[/srodtytul]

Przeciętne zatrudnienie można obliczyć metodą średniej arytmetycznej, co jest niezbędne przy dużej rotacji kadr. Polega ona na zsumowaniu dziennych stanów zatrudnienia w miesiącu i podzieleniu tej sumy przez liczbę dni miesiąca. Przy stabilnym zatrudnieniu można stosować metodę uproszczoną lub średniej chronologicznej.

Pierwsza z nich polega na zsumowaniu dziennych stanów zatrudnienia w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca, a następnie podzieleniu otrzymanego wyniku przez liczbę dwa.

Stosując natomiast metodę średniej chronologicznej, najpierw trzeba zsumować połowę stanu zatrudnienia w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca i pełnego stanu zatrudnienia w 15. dniu miesiąca. Otrzymaną wartość należy później podzielić przez liczbę dwa.

[srodtytul]Policz odpis[/srodtytul]

Kiedy jest już znana przeciętna liczba zatrudnionych w firmie, wtedy można się zabrać do naliczenia odpisów podstawowych na zatrudnionych. W tym roku odpis podstawowy wyniesie:

- na jednego zatrudnionego w normalnych warunkach – 1000,04 zł,

- na jednego pracownika zatrudnionego w szczególnie uciążliwych warunkach pracy – 1333,38 zł,

- na jednego pracownika młodocianego w pierwszym roku nauki – 133,34 zł, w drugim roku nauki – 160,00 zł oraz w trzecim roku nauki – 186,67 zł.

[b]Trzeba pamiętać, że co roku, do 31 maja, pracodawcy tworzący fundusz socjalny muszą zapłacić 75 proc. tzw. odpisu podstawowego na wyodrębnione konto funduszu. Na wpłatę pozostałej części odpisów mają czas do 30 września.[/b]

[ramka][b]Przykład[/b]

Spółka zatrudnia 39 pracowników. 32 etaty zajmują podwładni zatrudnieni w normalnych warunkach, pięć etatów mają pracujący w warunkach uciążliwych, a dwa etaty piastują pracownicy młodociani w trzecim roku nauki zawodu. Obligatoryjne odpisy wynoszą:

- odpis podstawowy na zatrudnionych w tzw. normalnych warunkach pracy: 32001,28 zł (32 etaty x 1000,04 zł),

- odpis podstawowy na zatrudnionych w szczególnie uciążliwych warunkach pracy: 6666,9 zł (pięć etatów x 1333,38 zł),

- odpis podstawowy na pracowników młodocianych w III roku nauki: 373,34 zł (dwie osoby x 186,67zł),

Ogółem: 32001,28 zł + 6666,9 zł + 373,34 zł = 39041,52 zł.

A zatem do końca maja spółka musi odprowadzić na konto funduszu 75 proc. tej kwoty, czyli 29281,14 zł.[/ramka]