Kwotę bazową do ustalenia tych odpisów poznajemy już pod koniec lutego. Są one odpowiednim procentem średniej płacy w poprzednim roku lub w drugim jego półroczu w zależności od tego, która okaże się wyższa.
Naliczamy je niemal za każdego pracownika, bez względu na wymiar jego zatrudnienia, w przeliczeniu na pełne etaty. Do niedawna dokonywaliśmy ich także za chałupników i wykonawców zaangażowanych na umowach agencyjnych trwających nieprzerwanie 30 dni. Te dwie ostatnie grupy zostały jednak wyłączone w nowym rozporządzeniu w sprawie ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych dla celów funduszu socjalnego >patrz ramka. Teraz więc odpisy ustalamy wyłącznie za zatrudnionych.
Przeciętne wynagrodzenie w wersji pomniejszonej o składki emerytalne, rentowe i chorobowe, stanowiące podstawę wymiaru odpisów, ogłasza corocznie prezes Głównego Urzędu Statystycznego w obwieszczeniu do 20 lutego. Tym razem uczynił to w komunikacie z 19 lutego br. ([link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=301955]MP nr 11, poz. 138[/link]), według którego większa wyszła przeciętna płaca z drugiego półrocza 2008 r., 2666,77 zł. Od tej właśnie kwoty ustalamy zatem tegoroczne odpisy na fundusz socjalny [link=http://grafik.rp.pl/grafika2/283928]>patrz tabela 1[/link].
Pierwszą ich ratę, w wysokości 75 proc. odpisów podstawowych (na zatrudnionych w normalnych warunkach, w warunkach szczególnych lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych oraz młodocianych), musimy przekazać na odrębne konto funduszu do końca maja, a resztę do końca września. Wynika tak z art. 6 ust. 2 [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=74017]ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.)[/link].
Ze środków tych wspieramy niezamożnych pracowników i ich rodziny. Dajemy im zapomogi, pożyczki mieszkaniowe, darmowe karnety na basen czy do kina albo bony do supermarketu.
Co ważne, wsparcie wartościujemy na podstawie wymogu co do sytuacji materialnej, bytowej i rodzinnej zainteresowanego, czyli tzw. kryterium socjalnego. Znaczy to, że nie wolno przyznawać jednakowej pomocy wszystkim podwładnym ani wydawać środków funduszu na inne cele niż określone w tej ustawie. Nie możemy z nich np. finansować karnetów do prywatnej kliniki czy szkoleń personelu.
[srodtytul]KROK 1. PLANUJEMY ŚREDNIE ZATRUDNIENIE[/srodtytul]
Przeciętną roczną liczbę pracowników firmy, według której szacujemy odpisy, możemy ustalić już na początku roku. Zanim poznamy kwotę bazową do ustalenia naliczeń.
Zasada jest taka: odpisów dokonujemy na podstawie prognozowanego średniorocznego zatrudnienia przeliczonego na pełne etaty, uwzględniającego przewidywane rotacje kadrowe w naszym zakładzie w bieżącym roku. Potem, pod koniec roku, korygujemy je według rzeczywistej przeciętnej liczby pracowników. Jeśli planowane zatrudnienie okaże się wtedy wyższe, znaczy to, że przekazaliśmy zbyt dużo pieniędzy na konto funduszu. W takiej sytuacji nadwyżkę wolno odebrać. I odwrotnie, gdy faktyczne roczne zatrudnienie wyjdzie większe od zakładanego, trzeba dopłacić różnicę.
Przeciętne planowane roczne zatrudnienie to suma prognozowanej liczby pracowników zaangażowanych w poszczególnych miesiącach danego roku podzielona przez 12.
Zanim zaczniemy ustalanie planowanego rocznego zatrudnienia, zastanówmy się zatem, ile osób zamierzamy przyjąć w tym roku oraz ile może odejść, np. na emeryturę czy z powodu redukcji grupowych. Warto przyłożyć się do rachunków tak, by jak najbardziej odzwierciedlały rzeczywistość. W ten sposób zaoszczędzimy sobie pracy pod koniec roku i uprościmy końcową korektę. Najpierw ustalamy średni stan zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty w każdym miesiącu 2009 r.
[srodtytul]W limicie tylko pracownicy[/srodtytul]
Do liczby zatrudnionych, wliczanych do średniego planowanego stanu załogi, przyjmujemy pracowników, czyli osoby zaangażowane na umowach o pracę, powołania, wyboru, mianowania czy spółdzielczej umowy o pracę. Nie ma przy tym znaczenia rodzaj angażu (terminowy, na zastępstwo czy stały) ani rozmiar etatu. Do limitu wchodzą również:
- przebywający na urlopach macierzyńskich i wychowawczych,
- osoby, z którymi zawarto umowę o wykonywanie pracy nakładczej za miesiące przed wejściem w życie nowego rozporządzenia >patrz ramka,
- osoby zatrudnione na podstawie umowy agencyjnej, wykonujące pracę nieprzerwanie co najmniej przez 30 dni; tylko miesiące przed wejściem w życie nowego rozporządzenia,
- pracownicy odbywający zasadniczą służbę wojskową, bo pozostają w tym czasie w stosunku pracy, chociaż jest on zawieszony.
[b]Pomijamy natomiast:[/b]
- wykonawców umów cywilnych, np. o dzieło, zleceń czy kontraktu menedżerskiego, chałupników i wszystkich agentów (a nie tylko świadczących usługi nieprzerwanie przez 30 dni w miesiącu),
- pracowników tymczasowych, dla których jesteśmy pracodawcą użytkownikiem,
- odbywających u nas zastępczą służbę poborowych.
[b]Jeśli chodzi o naliczanie odpisów socjalnych, to specjalne kategorie pracowników stanowią:[/b]
- młodociani; naliczamy za nich niższe odpisy, ale wyłączamy z limitu średniozatrudnionych,
- emeryci
– których nadal zatrudniamy; dokonujemy na nich standardowych odpisów i musimy wspomagać z funduszu jak innych pracowników,
– byli podwładni, dla których jesteśmy ostatnim pracodawcą; nie mamy obowiązku przekazywania za nich odpisów, ale możemy dokonywać zwiększeń w wysokości 6,25 proc.; musimy ich wspierać z funduszu, jeśli spełniają kryteria socjalne,
– byli podwładni, dla których nie jesteśmy ostatnim pracodawcą; nie mamy obowiązku przekazywania za nich odpisów, ale możemy dokonywać zwiększeń w wysokości 6,25 proc.; wolno ich wspierać z funduszu, jeśli obejmiemy ich opieką w regulaminie funduszu.
[srodtytul]Szacujemy średnią w miesiącu [/srodtytul]
Osoby objęte limitem przeliczamy na pełne etaty. Zanim się jednak za to weźmiemy, ustalamy ich przeciętną liczbę w każdym miesiącu bieżącego roku. Nie jest to jednak łatwe, bo nie wiadomo, z jakiego dnia brać pod uwagę stan zatrudnienia. Możemy tu zastosować jedną z trzech metod określonych w załączniku do [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=261473]rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z 17 stycznia 2008 r. w sprawie określenia wzorów formularzy sprawozdawczych, objaśnień co do sposobu ich wypełniania oraz wzorów kwestionariuszy i ankiet statystycznych w programie badań statystyki publicznej na rok 2008 r. (DzU nr 36, poz. 202 ze zm)[/link]. Czyli:
- uproszczoną; do obliczania przeciętnego stanu zatrudnienia w firmach o stabilnym personelu; zsumowaną liczbę pracowników w przeliczeniu na pełne etaty z pierwszego i ostatniego dnia miesiąca dzielimy po prostu przez 2;
[ramka][b]Przykład 1[/b]
Przedsiębiorstwo planuje, że 1 maja 2009 r. będzie zatrudniało 34 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, a ostatniego dnia tego miesiąca 37 w przeliczeniu na pełne etaty. Aby ustalić średnie zatrudnienie w tym miesiącu, dodaje 34 etaty do 37, a wynik dzieli przez 2.
Wychodzi 35,5 etatu.[/ramka]
- średniej chronologicznej; dodajemy połowy stanu zatrudnienia z pierwszego i ostatniego dnia miesiąca przeliczonego na pełne etaty oraz pełną liczbę zatrudnionych z 15 dnia miesiąca w przeliczeniu na pełne etaty, a wynik dzielimy przez 2; mogą jej używać firmy o małej rotacji kadr zamiast metody uproszczonej;
[ramka][b]Przykład 2[/b]
Firma zakłada, że 1 lipca br. będzie dysponować 57 etatami, 15 lipca 53 etatami, a ostatniego dnia tego miesiąca 60. Zdecydowała się ustalić przeciętne zatrudnienie w tym okresie na podstawie metody średniej chronologicznej. Musi zatem zsumować połowy zatrudnienia z 1 i 31 maja oraz pełny stan pracowników z 15 maja, a następnie podzielić przez 2. Rachunki wyglądają następująco:
(28,5 etatu + 53 etaty + 30 etatów) : 2 = 111,5 etatu : 2 = 55,75 etatu
Średnie zatrudnienie lipca wyniesie 55,75 etatu.[/ramka]
- średniej arytmetycznej; polecana przedsiębiorstwom o dużej rotacji personelu, np. angażującym pracowników sezonowych, czy agencjom pracy tymczasowej. Dobra będzie także w zakładach, które zaczęły działać w trakcie miesiąca. Polega na dodaniu zatrudnionych w poszczególnych dniach miesiąca w przeliczeniu na pełne etaty. Bierzemy przy tym pod uwagę nie tylko dni robocze, ale także niedziele, święta i dni wolne z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, przyjmując dla nich liczbę pracowników z dnia poprzedniego. Uzyskaną sumę dzielimy przez dni kalendarzowe miesiąca.
[ramka][b]Przykład 3[/b]
Zakład prognozuje, że w sierpniu br. będzie posiadał w:
sobotę, 1 sierpnia, 67 etatów; niedzielę, 2 sierpnia, 67 etatów;
poniedziałek, 3 sierpnia, 68 etatów;
wtorek, 4 sierpnia, 68 etatów
środę, 5 sierpnia, 52 etaty;
czwartek, 6 sierpnia, 52 etaty;
piątek, 7 sierpnia, 93 etaty;
sobotę, 8 sierpnia, 93 etaty;
niedzielę, 9 sierpnia, 93 etaty;
poniedziałek, 10 sierpnia, 98 etatów;
wtorek, 11 sierpnia, 98 etatów;
środę, 12 sierpnia, 98 etatów;
czwartek, 13 sierpnia, 98 etatów;
piątek, 14 sierpnia, 98 etatów;
sobotę, 15 sierpnia, 98 etatów;
niedzielę, 16 sierpnia, 98 etatów;
poniedziałek, 17 sierpnia, 98 etatów;
wtorek, 18 sierpnia, 98 etatów;
środę, 19 sierpnia, 98 etatów
czwartek, 20 sierpnia, 105 etatów;
piątek, 21 sierpnia, 105 etatów;
sobotę, 22 sierpnia, 105 etatów;
niedzielę, 23 sierpnia, 105 etatów;
poniedziałek, 24 sierpnia, 105 etatów;
wtorek, 25 sierpnia, 105 etatów;
środę, 26 sierpnia, 105 etatów;
czwartek, 27 sierpnia, 105 etatów;
piątek, 28 sierpnia, 105 etatów;
sobotę, 29 sierpnia, 105 etatów;
niedzielę, 30 sierpnia, 105 etatów;
poniedziałek, 31 sierpnia, 105 etatów;
Przeciętne zatrudnienie w tym miesiącu szacuje według metody średniej arytmetycznej. Sumuje więc etaty z poszczególnych dni i dzieli przez 31. Daje to średnio 93,32 etatu w sierpniu (2893 : 31).[/ramka]
[srodtytul]Dodajemy etaty, a nie osoby[/srodtytul]
Ustawa nie precyzuje, według stanu z którego dnia ustalamy przeciętną prognozowaną liczbę pracowników. Obieramy więc dowolną cezurę, np. datę przekazywania pierwszej raty pieniędzy na fundusz socjalny albo szacowania liczby zatrudnionych. Firmy częściej przyjmują drugą metodę, gdyż średnioroczne planowane zatrudnienie ustalają zwykle wcześniej, niż przelewają odpisy.
[ramka][b]Przykład 4[/b]
Spółka zatrudnia razem 36 pracowników. Księgowa wzięła się 1 kwietnia 2009 r. za obliczenie przeciętnego prognozowanego rocznego zatrudnienia, na podstawie którego ustali odpisy socjalne. Tego dnia pracodawca zatrudnia:
– w normalnych warunkach: 21 osób na pełnych etatach, siedem na pół etatu i cztery na 1/5 etatu,
– w warunkach szczególnych lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych: trzy osoby na 6/7 etatu i jedną w wymiarze 120 godzin na miesiąc,
– siedmioro zleceniobiorców,
– trzech wykonawców dzieła.
Ustalając planowanie średnie zatrudnienie, pomijamy zleceniobiorców i wykonawców dzieła. Przeliczeń na pełne etaty dokonujemy odrębnie dla poszczególnych kategorii zatrudnionych po to, by potem wiedzieć, ile etatów na nie przypada w ramach średniorocznego planowanego zatrudnienia.
W ten sposób zastosujemy odpowiednią stopę procentową odpisu do prawidłowej kategorii zatrudnionych ([link=http://grafik.rp.pl/grafika2/283929]patrz tabela 2[/link]).
Razem daje to w kwietniu 36 osób zajmujących 28,58 etatu. Aby ustalić średnioroczne planowane zatrudnienie, księgowa musi dokonać podobnych rachunków na podstawie prognozowanej liczby pracowników w każdym miesiącu br.[/ramka]
[srodtytul]W skali całego roku[/srodtytul]
Przeciętne planowane zatrudnienie to suma średniej liczby pracowników w poszczególnych miesiącach roku podzielona przez 12. Dlatego opisanych ustaleń limitów i przeliczeń dokonujemy dla każdego miesiąca 2009 r. Potem dodajemy wyniki z poszczególnych miesięcy i dzielimy przez 12.
[ramka][b]Przykład 5[/b]
Spółka ustaliła dla celów funduszu socjalnego przeciętny stan zatrudnienia w poszczególnych miesiącach 2009 r. w przeliczeniu na pełne etaty na poziomie:
styczeń 58, luty 56, marzec 55, kwiecień 42,80, maj 43, czerwiec 45, lipiec 45,
sierpień 42,73, wrzesień 42,73, październik 42,
listopad 42, grudzień 42.
Dane sumujemy i dzielimy przez 12. Daje to 46,36 pełnego etatu średniorocznego zatrudnienia.[/ramka]
[srodtytul]KROK 2. SZACUJEMY CAŁOROCZNĄ KWOTĘ [/srodtytul]
Aby obliczyć pierwszą ratę środków, jaką musimy przekazać na konto funduszu socjalnego do końca maja, musimy najpierw ustalić całoroczne odpisy.
Potem wyodrębniamy z nich podstawowe naliczenia i to właśnie 75 proc. z tej puli pieniędzy musi trafić na rachunek funduszu do końca maja. W pierwszej racie uwzględniamy obowiązkowe odpisy podstawowe dokonane na zatrudnionych:
- w normalnych warunkach (37,5 proc.),
- w warunkach szczególnych lub o szczególnych charakterze w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych (50 proc.),
- młodocianych w pierwszym roku nauki 5 proc., w drugim 6 proc. i w trzecim 7 proc.
Resztę odpisów i zwiększeń przekazujemy na rachunek funduszu socjalnego w drugiej turze do końca września.
[ramka][b]Przykład 6[/b]
Zakładamy, że na 46,36 pełnego etatu średniorocznego zatrudnienia spółki opisanej w przykładzie 5 przypadają na zatrudnionych:
- w normalnych warunkach 33,76 etatu,
- w warunkach szczególnych lub o szczególnych charakterze 12,6 etatu.
Przedsiębiorstwo angażuje trzy osoby niepełnosprawne w stopniu znacznym i umiarkowanym, które zajmują trzy etaty, oraz trzech młodocianych w pierwszym roku nauki i dwóch w trzecim roku nauki. W celu oszacowania pierwszej raty pieniędzy na fundusz ustalamy w pierwszej kolejności całoroczne odpisy na zatrudnionych w normalnych warunkach, w warunkach szczególnych lub o szczególnych charakterze oraz młodocianych. Robimy to następująco na pracujących:
-w normalnych warunkach 33,76 etatu x 1000,04 zł = 33761,35 zł
- w warunkach szczególnych lub o szczególnych charakterze 12,6 etatu x 1333,39 zł = 16 800,71 zł
- młodociani w pierwszym roku nauki 3 x 133,34 zł = 400,02 zł
- młodociani w drugim roku nauki 2 x 186,67 zł = 373,34 zł
Z uzyskanego w ten sposób całorocznego odpisu podstawowego odliczamy 75 proc.
- 33761,35 zł + 16800,71 zł + 400,02 zł + 373,34 zł
= 51335,42 zł - 51335,42 zł x 75 proc.
= 38501,57 zł (pierwsza rata na fundusz socjalny)
Resztę, czyli 25 proc. wskazanych odpisów oraz ich zwiększenia z tytułu umiarkowanego i znacznego stopnia niepełnosprawności oraz ewentualnie na emerytów
– byłych pracowników, spółka przelewa na rachunek funduszu do końca września.[/ramka]
[srodtytul]KROK 3. PRZEKAZUJEMY PIERWSZĄ TURĘ ŚRODKÓW[/srodtytul]
Do końca maja przelewamy 75 proc. odpisów podstawowych. Powinny tam trafić fizycznie 31 maja.
Dopiero po ich rzeczywistym przelaniu mamy prawo je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu firmy.
Pozostałe środki (25 proc.) oraz zwiększenia odpisów możemy przelać do końca września.
[ramka][b]Kto tworzy zfśs[/b]
-Jednostki budżetowe, ich gospodarstwa pomocnicze i zakłady budżetowe bez względu na liczebność załogi; ustalają one odpisy na opisanych zasadach z wyjątkiem tych dla nauczycieli i w szkołach wyższych.
- Pracodawcy spoza sfery budżetowej mający 1 stycznia w przeliczeniu na pełne etaty:
– przynajmniej 20 pracowników, jeśli nie zrezygnowali z tworzenia funduszu poprzez zmianę regulaminu wynagradzania lub układu zbiorowego pracy,
– poniżej 20 pracowników, pod warunkiem że nie wybrali świadczeń urlopowych oraz nie zawiadomili personelu do końca stycznia o odstąpieniu od prowadzenia funduszu socjalnego i wypłaty świadczeń urlopowych. [/ramka]
[ramka][b]Zmiany w liczeniu zatrudnionych[/b]
[b]Niebawem wejdzie w życie nowe rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Jego projekt opracował resort pracy. Zakłada ono:[/b]
- likwidację odpisów na chałupników i agentów wykonujących pracę nieprzerwanie przez 30 dni,
- możliwość dzielenia przez 12 zsumowanych przeciętnych stanów zatrudnienia z każdego miesiąca roku dla firmy, która w ciągu roku zrezygnuje z tworzenia funduszu socjalnego poprzez korektę przepisów zakładowych (układu zbiorowego lub regulaminu wynagradzania); dziś 12 jest dzielnikiem dla zakładów, które działają cały rok albo też w jego trakcie powstają lub ulegają likwidacji,
- wykreślenie definicji zatrudnionych w szczególnie uciążliwych warunkach; jest to zmiana kosmetyczna, gdyż kwestia ta została przeniesiona do ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
Nowe rozporządzenie zostanie wkrótce podpisane. Ma wejść w życie z dniem ogłoszenia. Tegoroczne odpisy (których pierwszą ratę trzeba przekazać do końca maja br.) ustalamy już zatem według nowych reguł. Chałupników i agentów wliczamy jednak do średniego zatrudnienia za miesiące przed wejściem w życie nowego rozporządzenia. Przedsiębiorca, który już przekazał ratę środków socjalnych na konto funduszu, nadwyżkę odbierze ewentualnie przy okazji finalnej korekty funduszu na koniec roku. [/ramka]
