Stan zatrudnienia na 1 stycznia przesądza o przyszłorocznych obowiązkach socjalnych firmy. Zatrudniający tego dnia przynajmniej 20 osób w przeliczeniu na pełne etaty muszą zakładać zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Naliczają więc i przekazują na odrębne konto funduszu odpisy za każdego pracownika, stanowiące odpowiedni odsetek przeciętnej płacy.
Kogo więc muszą uwzględnić? Wszystkich pracowników, a więc zatrudnionych na umowach o pracę, spółdzielczych umowach o pracę, na podstawie powołania, wyboru czy mianowania. Pomijają natomiast wykonawców cywilnych, np. zleceniobiorców, menedżerów czy wykonawców umowy o dzieło.
Poza uwzględnieniem podmiotów wątpliwości pracodawców mogą dotyczyć sformułowania w „przeliczeniu na pełne etaty”. Ustawa nie precyzuje tego pojęcia, ale robi to rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych z 14 marca 1994 r. (DzU nr 43, poz. 168 ze zm.). W § 1 pkt 1 nakazuje uwzględnić zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy, określając, że to ostatnie odnosi się do przeliczenia na pełny wymiar czasu pracy.
Pracodawca, który 1 stycznia zatrudnia 22 osoby, po przeliczeniu na pełne etaty ma jednak 19 osób, bo niektórzy są zatrudnieni w niepełnym wymiarze czasu pracy.
Rozporządzenie precyzuje też, jak określić podstawę naliczania odpisu podstawowego na zfśś oraz jak obliczyć przeciętną liczbę zatrudnionych w danym roku kalendarzowym. Dodaje się przeciętną liczbę zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli się przez 12.
