Stan zatrudnienia na 1 stycznia przesądza o przyszłorocznych obowiązkach socjalnych firmy. Zatrudniający tego dnia przynajmniej 20 osób w przeliczeniu na pełne etaty muszą zakładać zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Naliczają więc i przekazują na odrębne konto funduszu odpisy za każdego pracownika, stanowiące odpowiedni odsetek przeciętnej płacy.
Kogo więc muszą uwzględnić? Wszystkich pracowników, a więc zatrudnionych na umowach o pracę, spółdzielczych umowach o pracę, na podstawie powołania, wyboru czy mianowania. Pomijają natomiast wykonawców cywilnych, np. zleceniobiorców, menedżerów czy wykonawców umowy o dzieło.
Poza uwzględnieniem podmiotów wątpliwości pracodawców mogą dotyczyć sformułowania w „przeliczeniu na pełne etaty”. Ustawa nie precyzuje tego pojęcia, ale robi to rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych z 14 marca 1994 r. (DzU nr 43, poz. 168 ze zm.). W § 1 pkt 1 nakazuje uwzględnić zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy, określając, że to ostatnie odnosi się do przeliczenia na pełny wymiar czasu pracy.
Pracodawca, który 1 stycznia zatrudnia 22 osoby, po przeliczeniu na pełne etaty ma jednak 19 osób, bo niektórzy są zatrudnieni w niepełnym wymiarze czasu pracy.
Rozporządzenie precyzuje też, jak określić podstawę naliczania odpisu podstawowego na zfśś oraz jak obliczyć przeciętną liczbę zatrudnionych w danym roku kalendarzowym. Dodaje się przeciętną liczbę zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli się przez 12.
Z kolei mniejsze zakłady, czyli mające 1 stycznia poniżej 20 osób w przeliczeniu na pełne etaty, mogą wybrać. Wolno im założyć fundusz albo wypłacić świadczenia urlopowe. Te ostatnie przysługują każdemu pracownikowi wybierającemu się na urlop obejmujący przynajmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych wypoczynku. Zasady te nie dotyczą pracodawców ze sfery budżetowej, którzy muszą mieć fundusz bez względu na liczebność załogi.
