Składki ZUS: zasady oskładkowania nagrody jubileuszowej

Nie ma powszechnie obowiązujących zasad przyznawania i wypłacania nagród jubileuszowych. To świadczenia związane z pracą, ale prawo do nich przysługuje pracownikom tylko wtedy, gdy przewidują je przepisy płacowe u pracodawcy.

Takimi przepisami są regulaminy wynagradzania, układy zbiorowe pracy albo tzw. pragmatyki zawodowe (regulujące prawa i obowiązki określonej grupy zawodowej). W sektorze prywatnym o tym, czy premiowana będzie wierność firmie, decydują przepisy wewnątrzzakładowe.

Z własnej inicjatywy

O tym zaś, czy trzeba będzie od nich zapłacić ZUS, przesądzi to, czy będą spełnione warunki wyłączania nagród jubileuszowych z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Określa je rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm., dalej rozporządzenie). Rozporządzenie dotyczy wszystkich płatników składek.

Stąd zwolnienie z ZUS od nagród za długoletnią pracę przysługiwać będzie także poza budżetówką, mimo że poza sektorem publicznym nagroda jubileuszowa jest świadczeniem dobrowolnym. Aby jednak było to możliwe, pracodawca, który z własnej inicjatywy wprowadził takie gratyfikacje, musi przestrzegać tych samych reguł co budżetówka.

Ponieważ jest to świadczenie fakultatywne, zasady jego przyznawania szef może dowolnie ustalić, a jeżeli działają u niego związki zawodowe – także z ich pomocą. Jeśli w firmie obowiązuje regulamin pracy czy wynagradzania i przewiduje wypłatę takich gratyfikacji, będą one wolne od składek, jeśli prawo do nich przysługuje w okresie nie krótszym niż pięć lat.

Decyduje data nabycia

Przesądza o tym z § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia. Zgodnie z nim podstawy wymiaru składek społecznych nie stanowią jubileuszówki, które według zasad określających warunki ich przyznawania przysługują pracownikowi nie częściej niż co pięć lat.

Abolicja składkowa zależy zatem od konstrukcji przepisów płacowych o częstotliwości przyznawania gratyfikacji za lata pracy. Jeżeli zatem zatrudniony jest uprawniony do nagrody nie częściej niż co pięć lat, to wyłączona jest ona z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, przy czym decyduje data nabycia przez pracownika prawa do nagrody jubileuszowej. Nie ma znaczenia natomiast data złożenia wniosku w tej sprawie czy termin wypłaty tego świadczenia.

Tak wynika z decyzji ZUS nr 537/ 2011 z 25 sierpnia 2012 r.  (WPI/200000/451/537/2011).

Jednak te proste zasady w praktyce rodzą pewne wątpliwości. Czy gdy między nabyciem uprawnienia do kolejnych jubileuszówek nie minął okres pięcioletni, są uzasadnione warunki do wyłączenia wypłaty kolejnej gratyfikacji z podstawy wymiaru składek społecznych? Odpowiedź na to pytanie nie jest jednoznaczna. Wszystko zależy od konkretnego przypadku.

Zwolnione z danin do ZUS są te gratyfikacje lojalnościowe, do których pracownik nabywa prawo po okresie krótszym niż pięć lat od nabycia prawa do poprzedniej nagrody, gdy przedstawił dokumenty potwierdzające zatrudnienie (np. pracę w gospodarstwie rolnym), którego wcześniej nie uwzględniano przy ustalaniu prawa do tej nagrody.

Rekompensata też bez danin

Z wyłączenia od oskładkowania korzystają także wypłaty rekompensujące załodze likwidację jubileuszówek. Oczywiście pod warunkiem, że zmiana taka następuje w związku z modyfikacjami przepisów płacowych, np. układu zbiorowego pracy, eliminujących te nagrody, które dotychczas przysługiwały zatrudnionym nie częściej niż co pięć lat.

Taka interpretacja jest konsekwencją uznania, że likwidacja składnika wynagrodzenia, który był wyłączony z podstawy wymiaru składek społecznych, nie może spowodować dodatkowych kosztów dla pracodawcy, skoro wypłata tego składnika tych kosztów nie rodziła. To rozumowanie potwierdza decyzja ZUS nr 73 z 24 kwietnia 2011 r. (DI:/100000/451/248/2011).

Przykład

W firmie A od 1 stycznia 2012 r.  obowiązuje nowy zakładowy układ zbiorowy pracy, który nie przewiduje wypłaty nagród jubileuszowych.

W wyniku podjętych negocjacji między pracodawcą a zakładową organizacją związkową 20 grudnia 2011 r. zawarto porozumienie przewidujące wypłatę jednorazowych rekompensat dla pracowników, którzy otrzymaliby nagrodę jubileuszową na podstawie poprzedniego układu zbiorowego w okresie od stycznia 2012 r. do końca 2015 r.

Jednorazowa rekompensata miała być wypłacona do końca 2011 r. Mimo że do wypłaty doszło w okresie krótszym niż pięć lat od ostatnio otrzymanej przez niektórych pracowników nagrody, od tej kwoty nie trzeba potrącać składek ubezpieczeniowych.

Pieniądze te rekompensowały bowiem zlikwidowane jubileuszówki przysługujące zatrudnionym do końca 2011 r. (do czasu ich likwidacji) nie częściej niż co pięć lat. -

Ważne reguły i warunki

O ile wartość nagrody jubileuszowej jest bezwzględnie opodatkowana, o tyle nie zawsze trzeba od niej opłacić składki społeczne, zdrowotne, na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Jest ona zwolniona z oskładkowania wtedy, gdy:

- zasady (warunki) jej przyznawania zostaną uregulowane w zakładowych źródłach prawa pracy (np. w regulaminie wynagradzania, regulaminie nagród jubileuszowych, zakładowym układzie zbiorowym pracy),

- zgodnie z przepisami wewnątrzzakładowymi pracownik ma prawo do jubileuszówki nie częściej niż co pięć lat (decyduje data nabycia świadczenia a nie jego wypłaty).

Składek ZUS od rekompensat nie trzeba uiszczać, gdy łącznie będą spełnione dwie przesłanki: