Jak powinniśmy postępować? Według wskazań [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=5E6B3DDF53FA8D5B1F619F8027309B33?id=74468]rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (DzU nr 2, poz. 14 ze zm.[/link]; dalej rozporządzenie urlopowe). A więc po kolei.

[srodtytul]KROK 1. Określamy podstawę[/srodtytul]

Przy ustalaniu ekwiwalentu za urlop uwzględniamy składniki wynagrodzenia określone

w stawce miesięcznej w stałej wysokości oraz składniki zmienne. Te pierwsze wliczamy w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego ekwiwalentu. Natomiast wynagrodzenie zmienne przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc – co do zasady – przyjmujemy w średniej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie trzech miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu.

Jeżeli podwładny nie przepracował pełnych trzech miesięcy, wynagrodzenie, które faktycznie zostało mu wypłacone w tym okresie, dzielimy przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany wynik mnożymy przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Gdy zatrudniony był nieobecny przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru ekwiwalentu, wówczas do obliczeń przyjmujemy najbliższe miesiące, za które przysługiwały mu zmienne składniki wynagrodzenia.

Do podstawy ekwiwalentu zaliczamy także zmienne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy dłuższe niż jeden miesiąc. Przyjmujemy je w średniej wysokości wypłaconej w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu.

[srodtytul]KROK 2. Uważamy na wyłączenia[/srodtytul]

Nie wszystkie składniki wynagrodzenia, jakie otrzymuje pracownik, uwzględniamy przy obliczaniu ekwiwalentu za urlop. Te wyłączane określa § 6 rozporządzenia urlopowego.

[b]Są to:[/b]

- jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,

- wynagrodzenie za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,

- gratyfikacje (nagrody) jubileuszowe,

- wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,

- ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy,

- dodatkowe wynagrodzenie radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,

- wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,

- kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,

- nagrody z zakładowego funduszu nagród, dodatkowe wynagrodzenie roczne, należności przysługujące z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,

- odprawy emerytalne lub rentowe albo inne odprawy pieniężne,

- wynagrodzenie i odszkodowanie przysługujące w razie rozwiązania stosunku pracy.

[srodtytul]KROK 3. Ustalamy wysokość[/srodtytul]

Aby w prawidłowy sposób ustalić wysokość ekwiwalentu za urlop:

- dzielimy podstawę ekwiwalentu przez współczynnik, który jest wartością stałą dla całego roku kalendarzowego i wyraża średniomiesięczną ilość dni roboczych w danym roku; w ten sposób otrzymujemy stawkę ekwiwalentu za jeden dzień,

- dzielimy tak otrzymany ekwiwalent za jeden dzień urlopu przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu obowiązującej pracownika; wynik daje nam stawkę godzinową ekwiwalentu >patrz ramka,

- mnożymy tak otrzymany ekwiwalent za jedną godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego; rezultat jest kwotą brutto ekwiwalentu.

Jeżeli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, wartość współczynnika obniżamy proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego podwładnego. Skoro w 2010 r. dla pracowników pełnoetatowych wynosi on 21,08, to np. dla zatrudnionego na 1/2 etatu wynosi 10,54 (21,08 x 1/2).

[ramka][b]Przykład[/b]

Pan Tomasz, który jest osobą niepełnosprawną w stopniu znacznym, został zatrudniony na 1/2 etatu. Jego miesięczne wynagrodzenie zasadnicze brutto wynosi 2000 zł, a norma dobowa to siedem godzin.

Ponieważ z końcem listopada umowa o pracę pana Tomasza się rozwiązuje, jego pracodawca musi wypłacić ekwiwalent za 15 godzin niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego.

[b]Obliczył go tak:[/b]

- podstawa ekwiwalentu to tylko pensja zasadnicza 2000 zł

- stawka dzienna ekwiwalentu to 2000 zł : 10,54 = 189,75 zł

- stawka godzinowa ekwiwalentu to 189,75 zł : 7 godzin = 27,11 zł

- wartość ekwiwalentu brutto to 27,11 zł x 15 godzin = 406,65 zł

Pan Tomasz za 15 godzin niewykorzystanego urlopu powinien otrzymać 406,65 zł.[/ramka]

[ramka][b]Norma i wymiar czasu pracy[/b]

Przy ustalaniu ekwiwalentu często mylimy pojęcia normy i wymiaru czasu pracy. Norma czasu pracy to maksymalna liczba godzin do przepracowania przez pracownika zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Z kolei wymiar czasu pracy to liczba godzin pracy do przepracowania przez pracownika w ciągu doby i okresu rozliczeniowego.

Podstawowa norma czasu pracy, również dla niepełnoetatowców, wynosi osiem godzin. Ale są też inne. Chodzi np. o

- niepełnosprawnych w stopniu umiarkowanym i znacznym, których obowiązuje siedmiogodzinna norma dobowa (art. 15 ust. 2 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=4DCA0D4B92D7ED884C841190FBA437F0?id=257066]ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, DzU z 2008 r. nr 14, poz. 92 ze zm.[/link]), i

- część osób zatrudnionych w zakładach opieki zdrowotnej, dla których stosuje się normy od pięciu godzin do siedmiu godzin i 35 minut (art. 32g [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=9A0E46965D4149A0AD3BEC2E7D3EA15C?id=184739]ustawy z 30 sierpnia 1991 r. o zakładach opieki zdrowotnej, DzU z 2007 r. nr 14, poz. 89 ze zm.[/link]). [/ramka]

[i]Autorka jest menedżerem w Grant Thornton Frąckowiak sp. z o.o.[/i]